高校檔案管理工作信息化建設探析

文/牛芙蓉

針對高校檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的手段和服務方式遠遠不能滿足學校管理活動的需要和發(fā)展要求。可以說，信息化和數(shù)字化建設是高校檔案工作發(fā)展的必然要求和選擇。因此，高校應充分借助信息化和數(shù)字化這一載體，積極推進檔案信息化建設和管理，認真研究信息化背景下檔案管理的新手段、新方法，積極研究破解制約檔案信息化管理的瓶頸問題，為高校檔案管理工作又好又快發(fā)展奠定堅實的基礎

一、高校檔案管理信息化建設的內涵

所謂高校檔案管理的信息化建設，就是通過引進全新的信息化技術與電子設備，進而對檔案信息資源進行收集、開發(fā)、管理，改變傳統(tǒng)的人工檔案管理的模式，為教學活動、學校發(fā)展提供更加便捷、迅速的檔案查詢服務，是高校教學、圖書館管理、學校資料保存等各項工作順利開展的基礎。當前，數(shù)字化和信息化技術突飛猛進，與各個行業(yè)的聯(lián)系越來越密切，對高校檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的手段和服務方式遠遠不能滿足學校管理活動的需要和發(fā)展要求，逐步建立起一套符合高校檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的信息化檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理工作的人才管理、設備管理、安全管理等模塊的協(xié)調發(fā)展。

二、高校檔案管理信息化建設的重要性分析

推進高校檔案管理信息化建設，是適應新形勢下信息化的必然要求，是推進高校檔案管理模式轉型升級的必然要求，也是充分發(fā)揮檔案服務作用的必然要求。

（一）大力推進高校檔案管理信息化建設，是高校檔案管理適應信息化發(fā)展的內在要求。作為服務高校的一項重要工作——檔案管理工作，應充分把握和利用這一載體，加大檔案管理信息化建設，是檔案管理工作發(fā)展的內在要求，也是提升檔案管理水平的必然要求，更是適應現(xiàn)代化發(fā)展進程和建設“雙一流”高校的必然舉措。

（二）高校檔案管理信息化建設是逐步優(yōu)化高校檔案管理模式的必然要求。隨著信息化建設的飛速發(fā)展，大力推進高校檔案管理工作信息化建設，取代以傳統(tǒng)手工為代表的檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理的接收、儲存及查詢的信息化管理，同時對高校檔案管理的各個流程和環(huán)節(jié)進一步優(yōu)化，這是優(yōu)化高校檔案管理工作模式適應“雙一流大學”建設的需要。

(三)檔案管理信息化建設有助于提升高校檔案管理效率。檔案信息化建設，實現(xiàn)了檔案資料的信息化和無紙化傳輸，為查閱和查詢提供了便利。傳統(tǒng)檔案管理主要是通過人工來完成儲存、運輸、管理、查閱等工作，不但效率不高，人工勞動強度也比較大，并且容易造成信息資料的缺失，這不僅對檔案管理者來說還是對檔案查閱者來說，效率都是比較低下，同時也造成了檔案管理工作的不完整性。檔案管理信息化建設，是對檔案管理的整個流程和環(huán)節(jié)重新進行整合，實現(xiàn)了檔案查詢、保存等環(huán)節(jié)的無紙化、信息化管理，能夠節(jié)約人力、物力、財力，使檔案查詢更加方便、快捷，能夠極大提升高校檔案管理效率，確保檔案管理工作的及時性和準確性，更好發(fā)揮高校檔案管理工作服務教學、服務學生、服務學校發(fā)展的作用。

三、高校檔案管理信息化建設的路徑探析

高校檔案管理工作，要充分把握信息化建設這一重大歷史機遇，深入研究和探討檔案管理和信息化建設的結合點，充分利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢，積極推進數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設創(chuàng)新，促進檔案管理工作又好又快發(fā)展。

（一）樹立檔案信息化管理的理念。“思想觀念是行動的指南”，推進檔案管理信息化建設，首先是要樹立檔案信息化管理的理念，有與時俱進、開拓創(chuàng)新的管理思路，積極抓住信息化這一重大歷史機遇和有效載體，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念以信息化的理念和思維來審視指導高校檔案管理工作。要充分認識檔案管理信息化建設的重要性，切實改變檔案管理“說起來重要、做起來不重要”的現(xiàn)象，進一步提高政治站位，牢固樹立信息化建設的理念，提高檔案管理信息化安全意識，切實增強推進檔案信息化建設的責任感和使命感，加大信息化投入，推動檔案管理工作健康發(fā)展。

（二）建立一支高素質的高校檔案信息化隊伍。當前，從事高校檔案管理工作的人員大部分年齡比較大，知識結構比較老化，他們具備十分豐富的工作經(jīng)驗，習慣用傳統(tǒng)的手段來進行檔案管理，在具體的管理過程中往往憑借以往的工作經(jīng)驗來管理，不習慣運用新方式新方法，特別是對信息化的技術和手段比較陌生，這給檔案信息化建設帶來不小阻力。因此，建立一支高素質的檔案管理隊伍，對推進檔案信息建設至關重要。推進高校檔案管理信息化建設，必須建立一支高素質的高校檔案信息化隊伍，培養(yǎng)一批具有計算機等電子設備使用能力和檔案管理基礎業(yè)務能力的復合型人才，合理配置檔案管理人才，加大具有檔案信息化專業(yè)人才引進力度，支持檔案人員在職或脫產(chǎn)學習，積極學習網(wǎng)絡知識和計算機技術，確保每一位檔案管理人員都能熟練掌握基本的計算機知識和技能。

（三）大力提升檔案信息化技術水平。大力推進高校檔案自動化、信息化管理模式，加大信息化和自動化投入，選用科學的檔案信息化軟件推進高校檔案管理自動化和信息化系統(tǒng)建設。充分利用校園網(wǎng)優(yōu)勢，以網(wǎng)絡技術為支撐，開發(fā)應用更加方便快捷的檔案軟件，實現(xiàn)檔案信息處理、收集、整理的信息化，能夠使檔案計算機系統(tǒng)在智能調配系統(tǒng)的支持下自動運行，提高檔案查詢、管理、儲存的工作效率，使高校檔案管理工作更好地服務學校發(fā)展。

高校應充分借助信息化和數(shù)字化這一載體，積極推進檔案信息化建設和管理，認真研究信息化背景下檔案管理的新手段、新方法，進一步加大資金投入力度，積極購置檔案管理工作與之配套的信息化設備，積極研究破解制約檔案信息化管理的瓶頸問題，逐步建立起一套符合高校檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的信息化檔案管理模式，充分發(fā)揮檔案管理工作服務教學、服務學校發(fā)展的作用。