高校檔案工作調查與反思

文/王 芳

陜西省現有部屬高校6所，省屬公辦本科院校28所。2017年下半年陜西省教育廳委托陜西高教系統檔案學會組織專家對全省普通高等學校檔案工作進行了檢查，筆者有幸作為專家組的成員，參與了對部分高校的檢查工作。結合調查情況，對省內公辦本科院校檔案工作的基本情況進行統計，在此基礎上描述陜西省公辦本科院校檔案工作的現狀、分析存在的問題、提出相關建議。

一、陜西省公辦本科院校檔案工作的現狀

高校檔案機構的設置、檔案館館藏數量、檔案數字化程度以及專職檔案人員配備情況，都是衡量一所高校檔案工作水平的重要指標。（圖1）

從圖1中可以看出，陜西34所公辦本科院校的檔案機構設置情況，其中有21所高校成立了檔案館，13所高校設立檔案室，其中正處級檔案館有11所，副處級檔案館有10所，科級建制檔案室有13所，其中6所部屬高校都成立處級建制檔案館，在省屬28所高校中，有15所高校成立檔案館，13所高校設立檔案室。（圖2）

圖2反映了不同類別高校的檔案數字化程度，在部屬高校中，西安交通大學檔案館的檔案數字化條目達到145萬多條，是所有高校中數字化程度最多的，另外4所高校數字化條目也都在60萬到100萬之間。在省屬高校檔案館中，陜西科技大學檔案館數字化條目達到140萬多條，西安工業大學檔案館達到60萬條，大多數檔案館的條目都在10萬條以上。而在高校檔案室中數字化條目最多的只有39萬條，有6所高校檔案室的數字化條目都小于6萬條。（圖3）

高校檔案工作是高校重要的基礎工作，是高校各項工作和師生各方面情況的真實記錄。本文通過選取“檔案機構設置”、“檔案數字化程度”、“檔案館藏數量”及“專職檔案人員配備情況”四項指標，對高校檔案工作進行統計、分析并提出建議

圖3通過對34所公辦本科高校檔案機構館藏數量對比，可以看出在部屬高校檔案館中，館藏數量大于20萬卷的高校有2所，分別是西安交通大學和陜西師范大學檔案館，其余4所高校檔案館館藏都在15萬卷到20萬卷之間。在15所省屬高校檔案館中，館藏最多的西安理工大學和西安建筑科技大學，這2所高校都在10萬卷至15萬卷之間，館藏5萬卷以上的高校有7所。在13所高校檔案室中，館藏最多的是西安財經學院檔案室，有41600卷，有9所高校檔案室館藏少于3萬卷。（圖4）

根據《陜西省普通高等學校檔案工作檢查標準》的文件精神，高校專職檔案人員配備的標準：“必須配備足夠的列入學校事業編制的專職檔案工作人員，其中，全日制在校生1萬人以下不少于3名專職檔案員，每增加2千名折合在校學生（本?？粕?1：1，碩士研究生 1：1.5，博士研究生 1：2，函授生 1：0.1，留學生 1：3），增加1名檔案人員?！?/p>

根據這個標準，筆者將34所高校的各類在校生人數進行統計和計算，專職檔案人員的配備情況如圖4所示，得出每所高校應配專職檔案人員數量，并與高?，F有的專職檔案人員數量與進行對比，完全達標的高校有12所，占所有本科高校的35%，其中部屬高校檔案館中有2所完全達標，占部屬高校的33.3%，省屬高校中有6所完全達標，占省屬高校的40%，在省屬高校檔案室中有4所達標，占省屬高校檔案室的30.8%。在未達標的高校中，根據達標的百分比的不同，將這部分高校分為基本達標和未達標，如果將已經達到應配人數標準的60%以上的高校列為基本達標，只達到60%以下的高校列為未達標高校，那么6所部屬高校檔案館中有2所基本達標，有2所未達標，在13所省屬高校檔案室中有4所達標，6所高校未達標。

二、陜西高校檔案存在的問題

通過統計發現，陜西高校檔案建設已取得一定成績。通過選取“檔案機構設置”、“檔案數字化程度”、“檔案館藏數量”以及“專職檔案人員配備情況”等四項指標，對全省高校檔案工作現狀進行統計，基本能反映出檔案工作的真實現狀，下面根據這幾項指標的統計數據分析陜西高校檔案存在的問題。

1.高校檔案機構升級發展需要與時俱進。高校檔案機構升級已經成為發展趨勢。通過陜西省教育廳組織專家從2008年開始對全省高校檔案工作進行的三輪檢查，大大提高了檔案工作在高校中的地位，增強了廣大師生的檔案意識，使檔案工作受到了各級領導的重視，因此，很多高校的檔案機構設置都得到了提升。根據《高等學校檔案管理辦法》中的規定：“高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：（一）建校歷史在50年以上；（二）全日制在校生規模在1萬人以上；（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上；”另外《辦法》中還規定：“高校應建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構”。據統計，還有部分高校已經滿足這三個建館條件，但仍然未成立檔案館，還只是綜合檔案室，由黨委辦公室、校長辦公室代管。降低檔案機構設置會帶來很多問題，比如：檔案經費不能獨立核算，專職檔案人員的崗位職數受到限制，檔案館舍條件達不到檔案工作的需要，專職檔案人員的職位沒有提升空間，檔案隊伍也無法得到穩定發展等，往往吸引不到業務水平和學歷層次較高的人員，檔案人員素質受到限制，更談不上對檔案信息的開發和編研工作，也無法更好地履行檔案機構的管理職責，長此以往，會使檔案工作形成惡性循環，因此對已經達到建館標準的高校及時提升檔案機構設置是非常必要的。

2.需要快速強化檔案數字化發展。從統計數據中可以看出，6所部屬高校的檔案數字化條目都在60萬條以上，最高的達到145萬多條。省屬高校檔案館中有2所數字化條目達到60萬條以上，有10所高校數字化條目介于10萬到50萬條之間，只有3所高校少于10萬條。在省屬高校檔案室中，只有一家高校達到30萬條以上，從檔案數字化率來看，檔案館的數字化程度遠遠高于檔案室，造成這個結果的主要原因是檔案室在學校各項工作中的地位不高，領導重視不夠，缺乏對檔案工作的長遠規劃，沒有自己的獨立經費，因此檔案數據庫建設往往落后。

3.多數高校檔案館藏建設需要進一步豐富。館藏是檔案館的立館之本，館藏資源建設對學校各項工作的作用及記載學校發展歷史的意義重大，因此，很多檔案館都下大力氣收各種載體、各門類的檔案，將檔案資源建設列為檔案館（室）建設的重要任務。如西安交通大學、陜西師范大學、西北工業大學、長安大學、西北農林科技大學、西安電子科技大學館藏檔案均達到10萬卷以上，豐富的館藏對記錄學校悠久的辦學歷史、傳承學校優良的文化起到了不可替代的作用。在省屬高校檔案館中，有2所館藏達到10萬卷以上，在13所省屬高校檔案室中，有4所館藏介于3萬卷至5萬卷之間，其余9所高校檔案室館藏均在3萬卷以下。顯然，館藏資源建設非常重要，需要不斷豐富。

4.專職檔案人員素質需要不斷提高。通過這次檢查，很多高校專職檔案隊伍的學歷結構和業務水平都有了顯著提升。例如：西安交通大學檔案館有博士1人，碩士12人，高級職稱8人，西北工業大學檔案館有碩士7人；陜西師范大學檔案館有碩士8人，高級職稱3人；延安大學檔案館有碩士8人，高級職稱5人。根據檔案檢查標準中對專職檔案人員數量的要求，完全達到標準的高校占總數的35.3%，基本達標的高校占29.4%，沒有達標的高校數量占35%，大多數高校都未完全達到專職人員的配備標準，因此對教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》的文件精神的貫徹執行還有待于進一步加強，健全專職檔案隊伍是做好高校檔案工作最重要的因素。

三、對不同層次的檔案機構的工作目標和定位的建議

通過對全省34所公辦本科高校檔案工作情況的調查和統計，全省高校檔案工作大體可以分為三個梯隊，這三個梯隊之間存在很大差距，各自具有獨特的優勢。因此，我們建議省教育廳、省高校檔案學會、省檔案局加強高校檔案工作的統籌規劃，分別定位三個梯隊檔案工作的發展方向，并加強督促，使各梯隊之間互相促進，達到共贏，進一步推動我省高校檔案工作上層次、上水平。

1.第一梯隊：開拓進取，勇于擔當，為省內高校檔案工作做好引領示范。

第一個梯隊有西安交通大學、陜西師范大學、西北工業大學、西北農林科技大學、西安電子科技大學、長安大學等6所部屬高校。他們的檔案工作在全省高校中一直處于領先地位，這些高校檔案館館藏豐富，大多都有一支人數充足的專、兼職檔案隊伍，且學歷層次和學術水平較高，人員結構比較合理，有健全的檔案工作網絡，檔案機構設置合理，檔案數字化建設成效顯著，檔案管理已經實現現代化、信息化，檔案裝具和配套設施完備。因此，對這類高校主要提出以下幾點要求：一是這類高校應立足本省，放眼全國，不斷向國內外一流大學的檔案館學習，了解高校檔案管理的前沿知識和管理理念，并愿意與同行分享學習成果和經驗，以提高我省高校整體檔案工作水平。二是依托本校開設計算機專業的科研優勢，結合自身檔案管理經驗，開發出適應高校各類檔案管理的軟件和系統，以促進檔案館的研發能力，提高檔案服務的層次和水平，為檔案館培養出既懂檔案業務又懂軟件開發的復合型人才。三是做好本校檔案的編研以及文化傳承工作，為省內高校做好示范引領，例如西安交通大學檔案館編寫的《南洋公學——交通大學年譜（1896-1949）》《西安交通大學西遷紀念冊》《興學強國120年——我們的交大學長》等。西北工業大學檔案館編寫的《西北工業大學圖說校史》《老照片》、陜西師范大學檔案館編寫的《陜西師范大學校編年記事》《陜西師范大學校史人物傳略》等，都為其他兄弟院校樹立了樣板。四是在本校設立檔案管理的選修課，《高等學校檔案管理辦法》中規定：“高校檔案機構應采取多種形式，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。”高校檔案機構的工作者往往具有豐富的實踐經驗，可以為高校的文秘等相關專業開設檔案管理方面的選修課程。這樣不但為高校檔案機構中既有理論水平又有實踐經驗的人員提供一個施展才華的舞臺，更為重要的是，可以讓學生切實接觸到實際的檔案和檔案工作，多一個學習專業知識的選擇機會，為學生拓寬了就業渠道，增強了檔案意識，同時也可以讓檔案人員將檔案理論與工作實踐相結合，提高自己的檔案管理水平和科研能力。這樣可以使檔案機構的職能得到更大的發揮和延伸。

2.第二梯隊：追趕超越，不斷創新，更好履行檔案部門的職責。

第二個梯隊是以西安建筑科技大學、陜西科技大學、延安大學、西安理工大學等為代表的省屬高校檔案館，他們的檔案機構設置合理，館藏檔案數量比較豐富，館庫條件較好，檔案數字化程度較高。他們的檔案工作在全省檔案檢查中都獲得優秀，這些高校檔案可以結合本校實際不斷創新檔案管理和利用模式。做好檔案館的網頁建設和檔案信息的數字化，以實現檔案的服務、宣傳、交流等項功能，變被動服務為主動服務，可以服務更多師生，發揮更大作用。繼續加大檔案的宣傳工作，利用每年6月9日“國際檔案日”做好宣傳，增強全校師生的檔案意識，檔案部門積極參與學校校史館以及各類紀念館的建設和管理工作，通過參與建設和管理擴大檔案機構的影響力，提高檔案工作在學校的地位。如果可能，檔案機構還可以接手校史館的管理工作，讓校史館成為校園文化展示和傳承的一個重要窗口和平臺，并努力將其打造成愛國主義教育基地，讓校史館成為檔案機構職能的延伸，實現兩館合一。

3.第三梯隊：比學趕超，務實苦干，爭取檔案工作與學校其他各項工作同步發展。

第三個梯隊是檔案工作相對比較弱的高校，這些高校都部分存在機構設置不合理，專職人員配備不到位，檔案管理不規范，檔案信息數字化工作開展比較少，檔案館舍條件不達標等問題。這類高校應該對照檢查標準，找出自身的弱項和存在的問題，提出整改方案，及時與學校主管領導溝通，多向兄弟院校學習，積極參加省高校檔案學會和省檔案局組織的各類培訓和學習，聽取專家意見和建議，爭取早日解決存在的問題，補齊短板，不斷提高自己的業務水平和管理水平。