“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實際運用

朱力

摘要：《機關檔案管理規定》明確提出機關檔案整理要推進“卷件融合”管理模式，此種管理模式不僅契合機關檔案的特點，也適用于高校。本文認為該模式可以解決高校檔案管理中既有“立卷”，又有“組件”，“卷”“件”混雜但沒有可循之規的問題，因此結合高校檔案工作實際，闡述了高校檔案工作中適合實行“卷件融合”管理模式的具體原因、實際方法以及“卷件融合”管理模式如何適應高校數字檔案館建設。

關鍵詞：高校檔案立卷組件卷件融合

2018年10月11日，國家檔案局第13號令《機關檔案管理規定》發布，自2019年1月1日起施行。其中第四章第三十二條提出：“機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。”這里提到的“卷件融合”管理模式與以往檔案部門常用的“立卷”和以“件”為單位進行整理的模式均有所不同。截至發稿，筆者在中國知網上以“卷件融合”為主題、關鍵詞和篇名進行搜索，檢索結果均為0篇，但有學者曾提道：“根據高校檔案構成復雜的實際，應該實行‘卷‘件結合的整理模式，充分發揮‘卷和‘件整理的優勢，實現高校檔案整理的合理性、科學性、系統性及可操作性?！盵1]此次《機關檔案管理規定》明確提出“卷件融合”的管理模式，不僅適用于機關檔案管理，更有助于擺脫高校檔案管理中或執行《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》《高等學校檔案管理辦法》全部“立卷”，或執行《歸檔文件整理規則》全部“組件”，或“卷”“件”混雜但沒有規則可循的混沌不清的狀態。

一、高校檔案適合“卷件融合”管理模式的可行性

（一）“卷件融合”管理模式符合高校檔案的形成規律

高校檔案的形成部門一般為管理機構、教學單位、群團組織和直屬單位。（附屬單位、派駐機構和獨立學院的檔案實體因考慮保管和利用方便等因素一般由各自的檔案室自行管理，但其檔案工作接受上級單位檔案部門的業務指導和監督檢查。）管理機構中有些部門，比如科研處、基建處、資產管理處等形成的檔案材料具有明顯的“系統性”“成套性”等特點，而學校辦公室、宣傳部、組織部等形成的文件材料則非常零散，不同的文件也許屬于某一類，但其內容上不具有必然聯系，基于這些部門文件材料的形成規律，在部門初期整理中，“卷件融合”模式更加具有可操作性。那些形成的材料具有明顯的系統性、成套性特點的部門適宜以“卷”為單位預立卷，做到按課題成套、按建設項目成套、按型號成套等，從而保持這些材料的有機聯系和系統性、完整性。學校辦公室、組織部、宣傳部、人事處等以文書檔案為主的歸檔部門，則應按照《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）的要求，以“件”為單位進行整理，降低預立卷工作的主觀性和復雜性，從擬寫案卷題名、編制頁碼、三點一線裝訂等手工勞動中解放出來，僅需分“件”，在確保歸檔文件齊全完整后排好件內順序按程序移交檔案館（室），檔案館（室）將這些已經分好的“件”按組織機構進行分類，再使用檔案管理軟件進行計算機管理即可。在實際操作中，高校檔案館（室）已普遍采用這種做法，“由于立卷環節取消，檔案形成部門兼職檔案員和檔案管理部門專職檔案員的工作邊界逐步模糊，最終演變為文書材料形成部門負責文書材料收集移交、檔案館（綜合檔案室）負責組件的工作模式。中國科學技術大學的文書檔案工作即為此例”。[2]筆者所在的安徽師范大學檔案館近年來處理以“件”為單位歸檔的文件材料也采取這種工作模式。

（二）“卷件融合”管理模式符合高校檔案實體類別特點

2008年9月1日起施行的《高等學校檔案管理辦法》將高校檔案分為11類，分別是：黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類和財會類。結合工作實際，大部分高校會將類別拓展至13類，增加了實物類和聲像類，隨著數字檔案館的建設步伐加快，電子檔案也已進入高校檔案館（室）的管理范圍。從上述類別看，高校檔案類別多種多樣，既有文書檔案、科技檔案，又有業務檔案。對于這些檔案，我們若不考慮類別特點，一刀切式地全部立卷或組件均有不合理之處。此次頒布、實施的《機關檔案管理規定》對此問題提出了明確意見：“文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件（張）等為單位進行整理?？萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。”[3]從筆者多年從事高校檔案管理工作的經驗來看，高校檔案中黨群類、行政類、外事類、實物類、聲像類和電子文件檔案適宜以“件”為單位進行整理，而學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、財會類適宜以“卷”為單位進行整理。這種“卷件融合”的管理模式既能遵循系統性、成套性強的檔案材料的形成規律，保持其完整性，又能區分文件材料的不同價值，在文檔一體化、計算機管理和利用過程中保障檔案信息安全。

二、“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實際運用

（一）高校學生類、教學類等業務檔案應“立卷”

高校檔案中數量最多、利用率最高的是學校特有的學生類和教學類等業務檔案。據統計，筆者所在的安徽師范大學檔案館館藏學生類和教學類檔案26100余卷，占全部館藏總量的1/4。僅2018年就有1500余人次為了考研、考博、找工作、驗證學歷等事項查詢、利用學生類和教學類檔案。有些高校實行了全面的“卷改件”，將這些在材料形成單位以“年度-專業-班級”成冊的學籍材料按人分“件”。這樣做雖然在查找時能精準定“人”，查準率高，但在計算機管理過程中出現一些弊端，比如：在目錄數據庫和全文數據庫建設過程中，因著錄條目過多導致工作量大，雙層PDF文件在掛接至相應條目時錯掛、漏掛等。根據《機關檔案管理規定》中“其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理”[4]的指導思想，筆者認為高校的業務檔案應保持其形成時的原貌，按年度、專業、班級、學號等排序“立卷”，做到條理清晰、查找方便的同時又能克服上述弊端。

（二）高校黨群類、行政類、外事類、實物類和聲像類檔案應“組件”

在計算機管理背景下，高校黨群類、行政類和外事類檔案適宜按照《歸檔文件整理規則》的要求按組織機構分類以“件”為單位歸檔，原因有四個：一是簡化整理，便于利用。面對數量眾多、內容分散的文件材料，如果仍然以“卷”為單位進行整理，就需要將同一類問題的文件材料集中在一起后排序、打頁碼、擬寫案卷題名，不僅需要專業的檔案知識，而且耗費大量時間，按“件”整理則可以省去這些步驟。同時，在利用時也可能出現一個部門的檔案“四分五裂”在各卷和各個檔案盒中的情況，若沒有建成全文數據庫，調檔極為不便。二是隨辦隨歸，歸檔及時。如果某個部門的文件材料已全部收集完畢，立即可以按“年度-機構-保管期限-件號”歸檔，不用等待其他未收集完畢的部門移交后再統一按問題分類，客觀上保證了文件材料歸檔的及時性和齊全完整。在利用時，同一個部門的檔案集中排列在一起，也可以方便用戶快捷地獲取完整信息?！啊M織機構分類法按照檔案的形成，如實、客觀地反映出組織機構工作的歷史面貌，維護了歸檔文件來源的真實性和相關文件的系統性，是遵循文件形成規律的最好體現，有利于提高工作效率，彌補‘問題分類法的不足?！盵5]三是保護檔案實體安全。實際工作中，大部分查閱黨群類、行政類和外事類檔案的用戶只需查找、復制案卷中的某一“件”，但以“卷”為單位進行整理則需調取整卷，此外復制、掃描時重復拆裝對檔案損傷較大，不利于檔案的實體保護。四是保障檔案信息安全。黨群類、行政類和外事類檔案中往往含有密級文件、會議記錄、人事任免、紀律處分、經濟審計等涉密或涉及個人隱私的不適宜公開的信息，以“件”為單位整理可以區分不同密級、保管價值和查閱權限，在利用時精準調“件”，保證歸檔文件的信息安全。除此之外，實物類、聲像類檔案因載體形態各異的特點也適宜以“件”為單位整理。

三、“卷件融合”管理模式未來要適應高校數字檔案館建設

以“卷”為單位整理的科技檔案、業務檔案、財會檔案應加快推進數字化，可以統一納入高校的智慧校園建設項目，也可以在經費不能一次性到位的情況下逐年對存量檔案進行數字化加工，在此過程中必須對掃描的檔案進行OCR全文識別，從而克服利用以“卷”為單位整理的檔案查詢具體事項或人物時效率不高的缺點，保證檢索準確、一步到位。以“件”為單位整理的黨群類、行政類、外事類、聲像類檔案除了推進存量檔案的數字化外，對增量部分檔案應盡量做到雙套制，紙質檔案與電子檔案相配套，逐漸向電子檔案單套制過渡?！稒C關檔案管理規定》在此方面也明確提出：“滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔?！盵6]雖然這個范圍只包括不永久保存且不具有重要價值的符合要求的電子文件，但隨著高校檔案信息化工作的有序推進，網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備的不斷優化，電子文件和電子檔案必將會逐步取代紙質檔案，成為館藏檔案的主要形式，這也是檔案事業發展的必然趨勢。

注釋及參考文獻：

[1]周美蘭.新背景下高校檔案規范整理思考[J].檔案管理，2014（1）：37.

[2]方黑虎，湯楠楠，馬小艷.高校文書材料歸檔之“部門立卷”問題研究[J].蘭臺世界，2018（12）：31.

[3][4]國家檔案局.機關檔案管理規定[S].2018-10-11：第22條.

[5]田淑華.高校黨群、行政類檔案分類宜采用“組織機構”分類法[J].黑龍江檔案，2010（6）：41.

[6]國家檔案局.機關檔案管理規定[S].2018-10-11：第36條.

*基金項目：安徽師范大學校史研究中心菁華助研基金項目（編號：2019XJHJ02）。

作者單位：安徽師范大學檔案館