某公立醫院人事檔案信息化管理體系建設實踐探討

摘 要：公立醫院人事檔案管理是一項較為復雜且重要的工作，在公立醫院發展建設中起著至關重要的作用。但是面對當前日益復雜的人事檔案信息，單純依靠傳統的人事檔案管理方式，將很難滿足新時期公立醫院的實際需求，因此還需基于以往人事檔案管理經驗，積極構建人事檔案信息化管理體系。文章首先對公立醫院構建人事檔案信息化管理體系的優勢展開分析，然后選擇以某公立醫院做為研究對象，結合該醫院的實際情況提出人事檔案信息化管理體系建設策略，希望能夠有效促進公立醫院人事檔案管理。

關鍵詞：公立醫院；人事檔案；信息化；建設策略

在新時期的公立醫院人力資源管理中，人事檔案信息的作用日漸突出，不僅完整記錄醫護人員實際工作相關的資料，而且在績效考核、待遇核算等方面也表現出重要作用。人事檔案管理的有效性，不僅關系到公立醫院的發展建設，也與相關人員的切身利益有著密切的聯系。因此，當前公立醫院在人事檔案管理工作上需積極加強對信息技術的應用，積極構建完善的人事檔案信息化管理體系，提升公立醫院人事檔案管理的作用。

一、公立醫院人事檔案信息化管理體系優勢分析

從現階段公立醫院開展人事檔案信息化管理的實際情況來看，其表現出較多的優勢，不僅有效提升人事檔案管理工作的效率，而且更好的發揮出其具備的作用和價值。

（一）提高人事檔案管理效率

在人事檔案管理工作中通過對信息技術的有效應用，能夠快速搜集和整合醫院內部所有人員的人事信息，然后對其進行科學的分類歸檔。相較于以往的紙質檔案管理模式，在管理工作效率上得到較大的提升，且不易造成人事檔案信息的損壞和丟失。此外，通過信息技術對人事檔案信息建立對應的信息數據庫和檢索目錄，對人們查閱人事檔案信息也帶來極大的便利。

（二）更好的應用人事檔案資料

實質上在以往的人事檔案紙質管理模式中，對人事檔案資料的應用效率十分低下，許多資料信息并沒有發揮出其價值。而在當前信息化管理模式下，公立醫院領導可以更為方便的調取人事信息，比較人事信息，并在崗位任命上做出科學的決策，使相關人員能夠在崗位上發揮出最大的優勢。此外，也可將人事檔案資料與醫院的績效考核體系掛鉤，讓相關醫護人員在工作上能夠更加的積極主動，提升醫院的整體醫療服務水平，為更多患者帶來優質服務。

二、某公立醫院人事檔案信息化管理體系建設實踐策略研究

從現階段醫院人事檔案管理的實際情況來看，信息化水平不斷得到提升，許多醫院逐漸構建出較為完善的信息化管理體系，對新時期醫院發展建設具有十分積極的意義。下面主要選擇筆者所在公立醫院做為研究對象，對其在人事檔案信息化管理體系建設上的具體策略展開探討。

（一）加強信息化宣傳，轉變思想認知

在發展建設之初，首先需要人事檔案管理部門自身充分認識到信息化管理的重要作用，然后在全院范圍內加強人事檔案管理信息化宣傳工作，讓醫院領導能夠逐漸認識到人事檔案管理信息化建設的重要作用，并對之引起高度的重視，在后期工作開展中給予更多的支持和鼓勵；其次，在全院范圍內組織開展演講、講座等宣傳教育活動，讓醫院內部更多職工對該體系的建設引起關注，轉變以往對人事檔案管理的思想和認知，使人事檔案管理信息化管理體系建設能夠得到全院職工的支持；再次，為逐步推進人事檔案管理信息化建設工作，該公立醫院人事檔案管理部門制定了較為詳細的建設發展規劃，對后期信息化管理體系建設所需要的人力和物力做出大致的計算，同時也對信息化管理體系建設完成后所帶來的直接效益做出估算，主要體現在管理工作開展的人力資源成本和紙質資源堆放占用的土地資源成本兩方面；最后，將發展建設規劃、建設完成優勢對比等信息在公開欄展示，進一步達到信息化宣傳的效果。良好的宣傳工作是促進人事檔案信息化管理體系建設的首要步驟，當醫院內部的職工、部門領導、醫院領導等在思想認知上發生轉變后，人事檔案信息化管理體系建設才能夠更加順利的開展和實施。

（二）加強專業化培訓，提高綜合素質

公立醫院人事檔案管理部門在積極推行信息化管理的過程中，還需要注重其內部原有人事檔案管理人員的培訓工作，積極引進優秀的信息化管理人才，組建更加專業化的人事檔案信息化管理隊伍。在信息化背景下，人事檔案管理工作對管理人員提出較高的技術要求和專業素質要求。相關人事檔案管理人員不僅需熟練掌握檔案信息錄入、接收、分類、編制等管理工作，而且還需具備較高的責任意識和保密意識，切實保證人事檔案信息的安全性。因此，該公立醫院人事檔案管理部門在構建信息化管理體系時，著重強化對人事檔案管理人員的培訓工作，并對所有在職工作人員進行檔案管理知識考核，考核合格人員方可進入相應崗位工作。此外，部門內部定期組織討論活動，針對人事檔案信息化管理工作中易出現錯誤的點展開討論，增進人事檔案管理人員的綜合素質。

（三）建設信息化平臺，提升管理技術

構建信息化管理體系，關鍵還需完善的信息化管理平臺作為基礎，從該公立醫院信息化平臺建設的情況來看，主要從檔案數據庫建設、信息檢索平臺建設以及權限設置三個方面來完善，并取得了較好的效果。

（1）建設檔案數據庫

醫院在不斷發展建設的過程中，人事檔案信息也在不斷的增多，而傳統的人事檔案管理模式受制于存儲能力的限制，在進行信息記錄時往往只能夠對一些較為重要的信息展開記錄，這無疑將造成許多人事檔案信息的流失。而在信息化背景下，醫院構建屬于自身獨立的人事檔案數據庫，更新掃描儀、傳輸機、幻影設備、計算機設備等，建設能夠實現檔案數據信息輸入、檔案數據信息整理、檢索以及數據信息修改的檔案數據庫，為人事檔案信息的存儲、調用提供便利。

（2）建設信息檢索平臺

為更好的促進醫院內部人員對人事檔案信息進行應用，該公立醫院在進行信息化平臺建設時著重加強對信息檢索平臺的完善，使信息化平臺具備較強的檢索功能，在很大程度上方便人們對人事檔案信息的調取和對比。如：各個科室的主要負責人能夠通過信息檢索平臺查看該科室內人員的信息檔案，對科室內人員各方面信息做出綜合性比對，當需要進行人事變動時，能夠為科室主要負責人提供充分的數據信息支持。

（3）科學設置管理權限

該公立醫院在進行信息化平臺建設時，尤為重視信息化平臺建設的安全性。首先為避免人事檔案信息出現損壞或遺失的情況，對所有人事檔案信息都進行了備份處理；其次為保證人事檔案信息的真實可靠性，對人事檔案信息化平臺的應用進行了科學的權限設置。如：醫院各科室的主要負責人只有查看和提供人事信息的權限，而沒有修改人事檔案信息的權限。同時人事檔案信息錄入只能由人事檔案部門專門的工作人員來完成，并在平臺上自動記錄錄入人員的信息。

（四）實現制度化管理，規范管理工作

規范化、制度化管理是現代醫院經營發展建設必須采取的模式，對提升醫院的整體水平有較大的幫助。同樣在醫院內部的人事檔案管理部門也需要制定相應的管理制度，對內部工作人員的工作行為做出約束和管理，明確各自的工作職責，減少檔案管理的隨意性。

（1）制定入檔流程和制度

為保證醫院人事檔案信息入檔的規范性，該醫院在信息化檔案建設初期，制定了明確的入檔流程和制度，并將該流程和制度嚴格落實，在很大程度上促進醫院人事檔案管理的規范化。如：在人事檔案入檔制度中對相關信息收集的時間和內容要求等做出規定，要求檔案管理人員嚴格按照制度收集人事檔案信息并錄入到系統之中。如果人事檔案信息由個人提交，還需由檔案管理人員進行初步審核，檢查入檔材料的真實性和完整性，對于材料信息虛假、材料信息不完整的檔案需通知相關人員重新補交。從而確保錄入的人事檔案信息具備較高的準確性和完整性。

（2）規范信息化工作流程

該醫院在推行人事檔案信息化工作的初期階段，需將以往存儲的紙質人事檔案信息全部錄入到信息化系統中，該過程工作量較為龐大，為避免工作人員在錄入信息時出現錯誤。該公立醫院建立了相應的工作流程和監督管理機制。首先，人事部門針對工作流程中各個工作環節設定對應的記錄表格，責任人需在對應完成的信息上進行簽字，將責任嚴格落實到檔案管理人員身上，督促其對質量加以控制；其次，制定文字、圖片等錄入標準，檔案管理人員錄入系統的圖片必須完整、清晰、端正。同時安排專門的人員對錄入信息進行抽查，保證所錄入信息的準確性。

三、結語

綜上所述，現代公立醫院加強人事檔案信息化管理建設對醫院經營發展有著十分積極的作用，不僅能夠在很大程度上促進公立醫院的人力資源管理，而且能夠對公立醫院整體運營水平產生積極的促進作用，因此當前公立醫院應充分認識到其具備的重要作用，積極采取有效的建設策略，從加強信息化宣傳，轉變思想認知、加強專業化培訓，提高綜合素質、建設信息化平臺，提升管理技術、實現制度化管理，規范管理工作四個方面加以完善，從而構建出完善的人事檔案信息化管理體系。

參考文獻

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[2] 侯英，曹湘博，陳霞.整合利用信息化檔案資源提高醫院管理效率[J].中國科技信息，2014（07）：254-257.

作者簡介：張鑫（1983.02- ），男，漢族，河北唐山人，本科，高級經濟師，研究方向：檔案管理。