淺析基層檔案信息化及其應對措施

鄭真珠

摘 要：隨著信息化發(fā)展及檔案信息化建設(shè)政策與規(guī)定的出臺，基層檔案走向信息化是必然的趨勢。基層檔案人員要根據(jù)檔案信息化發(fā)展的特點，采取行之有效的應對措施，做好基層檔案信息化發(fā)展的前端工作。關(guān)鍵詞：基層檔案；信息化；應對措施隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展與應用，基層檔案也逐漸走向信息化，由主要以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主向以電子檔案為主的轉(zhuǎn)變與發(fā)展，這種轉(zhuǎn)變與發(fā)展對檔案工作提出前所未有的新要求。本文試從基層檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀、趨勢以及應對措施三個方面進行粗淺的分析。一、基層檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀目前，各級黨政機關(guān)基本上使用OA系統(tǒng)進行辦公，推動了檔案工作逐步信息化。但是一些基層單位，雖然基本已經(jīng)開通了內(nèi)部局域網(wǎng)，但是由于受到技術(shù)、經(jīng)費、專業(yè)人員等的限制，技術(shù)條件和硬件環(huán)境也還不夠完善，檔案信息化發(fā)展還處于較低級的層次，工作步伐和成效還不夠理想。目前只是把歸檔的文件目錄錄入到文檔系統(tǒng)中，只為檔案利用提供簡單的目錄查詢服務而已。而檔案基本上還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式進行保存，電子文檔只是作為輔助材料保存。這與檔案完全信息化的標準還有較大的差距，是目前大多數(shù)基層立檔單位的現(xiàn)狀。二、基層檔案信息化發(fā)展的趨勢（一）社會信息化帶動基層檔案信息化發(fā)展計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的進步與應用，顛覆了傳統(tǒng)的辦公方式，推動其不斷向自動化或半自動化方向發(fā)展，這為檔案信息化發(fā)展和建設(shè)提供了技術(shù)條件和良好的硬件環(huán)境。（二）政策出臺全面推動基層檔案信息化發(fā)展2000年，國家檔案局提出了全面推進檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略部署，全面啟動了全國檔案信息化工作。隨后一系列有關(guān)檔案信息化建設(shè)的政策陸續(xù)出臺，尤其是無紙化辦公政策的出臺與落實，加速了電子檔案的進程。因此，信息化發(fā)展和政策出臺為基層檔案信息化發(fā)展注入了助推動力，也為實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享打下了堅實基礎(chǔ)。三、基層檔案信息化發(fā)展的應對措施（一）提高思想素質(zhì)這是做為合格的檔案信息化管理者的前提條件。首先，雖然目前基層單位的檔案管理還沒有完全電子化，但是檔案管理人員要先樹立信息化的意識，在日常文件歸檔工作中，要克服各種困難，充分利用現(xiàn)有的技術(shù)條件，不斷推動檔案信息化的進程。其次，檔案人員要有強烈的事業(yè)心和責任感，熱愛本職工作；要有使命感，要有對黨、對人民、對歷史高度負責任的精神，維護歷史的真實面貌；要有緊迫感，對檔案工作一絲不茍、毫不懈怠。（二）增強安全意識這是作為檔案信息管理者所必備的特殊的職業(yè)要求。首先，檔案人員要掌握電子文件影響安全的特點。一是電子文件具有對系統(tǒng)依賴性的特點。電子文件整個過程都是通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)的，一旦設(shè)備或系統(tǒng)發(fā)生故障、癱瘓，會導致電子文件的信息損壞或丟失。針對這一特點，在管理電子文件的初期工作中，要注意保存老的管理系統(tǒng)，并進行一系列適應新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換、遷移等工作。在這過程中可以把重要的文件傳輸?shù)教囟ǖ脑票P，并進行加密保管，對于一般性的文件，可以保存到專門的硬盤并進行備份保存。這樣可以減少因電子文件對系統(tǒng)的依賴性而造成的損失。二是電子文件信息與特定載體之間具有可分離性的特點。電子文件存儲內(nèi)容的位置是可變的，字跡和載體也可隨時發(fā)生變化，所以電子文件具有淡化“原件”概念的特征。這樣一來，電子文件內(nèi)容就容易被增刪更改，電子文件保真性難度加大。所以在管理電子文件時，檔案管理人員要提前介入到文件形成與管理的前期工作中，進行前端控制，把電子文件把控在其源頭的狀態(tài)，確保其真實性。三是電子文件信息具有易變性的特點。電子文件存儲的介質(zhì)材料容易發(fā)生氧化和變質(zhì)等，造成信息丟失，因此應定期對原載體上的數(shù)據(jù)進行拷貝保存，預防風險發(fā)生。其次，檔案人員在工作中會接觸到小到單位干部職工的個人隱私、大到單位組織的核心秘密，這不僅關(guān)系到干部職工的個人權(quán)益，更關(guān)系到單位組織的重大利益。一是要提高檔案人員的安全意識、保密意識，嚴守機密，維護國家、社會和個人的利益。二是在歸檔過程中要保障檔案的安全。正確處理“加快發(fā)展與保障安全，公開信息與保守秘密”的關(guān)系；貫徹落實《檔案信息化建設(shè)保密管理辦法》要求；做到不遺失、缺少，注意加強安全防控措施等，把檔案安全措施落實到位。三是與單位簽訂保密條約。檔案人員同時是單位的保密員和機要員，接受領(lǐng)導和群眾的監(jiān)督，從而約束自己的言行，保證檔案使用的安全性。（三）提高業(yè)務水平（1）加強專業(yè)理論知識學習。檔案人員除了學習貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策外，還要學習掌握檔案信息資源開發(fā)與利用、電子文件歸檔及其管理系統(tǒng)等有關(guān)知識，為檔案信息化工作打下基礎(chǔ)。（2）提高計算機操作水平。隨著現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應用，特別是隨著檔案信息化發(fā)展，計算機已經(jīng)成為檔案工作不可或缺的工作工具和管理手段。掌握計算機理論知識，提高計算機操作水平，是做好信息化檔案的必備能力。作為基層檔案人員，要加強學習計算機知識，掌握計算機使用的方法，在實際工作中要做到精確分析歸類、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集以及熟悉使用查詢系統(tǒng)等，游刃有余地做好檔案信息化工作的各個環(huán)節(jié)。（3）加強電子文件的管理。檔案人員在平時的工作中要時刻重視電子文件的管理。在收集通過OA系統(tǒng)交換的電子文件時，應及時將電子文檔保存在特定的硬盤等，收集純粹的紙質(zhì)文件時，可通過手機拍照等方式進行保存。在這過程中要注意文件內(nèi)容與形成時的原始狀態(tài)的一致性，確保電子文件的內(nèi)容有據(jù)可考，保證其真實性和完整性。總之，基層檔案人員要跟上時代步伐，根據(jù)信息化發(fā)展的特點和要求，做好檔案信息化的前期工作。只有這樣，推動基層檔案信息化才有基礎(chǔ)，才能讓檔案工作從幕后走向前臺，也才能更好地發(fā)揮檔案信息資源的社會功能。參考文獻[1] 中國檔案信息化發(fā)展概況分析.中商情報網(wǎng)，2014，6，11.[2] 檔案基礎(chǔ)業(yè)務知識培訓教材（修訂本）.福建省檔案學會，2017，2.[3] 鄒守玲.淺談檔案工作信息化建設(shè)[J].陜西檔案，2005， 31.