事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及路徑探索

姚君

摘要：檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的重要組成部分，在事業(yè)單位改革持續(xù)深化下，傳統(tǒng)檔案管理工作局限性較大，已經(jīng)無法滿足實際工作需要，檔案管理工作水平偏低，可能發(fā)生檔案丟失問題。而在數(shù)字化技術支持下，推動事業(yè)單位檔案管理改革，可以降低人工工作強度，將檔案資料數(shù)字化處理，切實提升管理效率，對于檔案資料原有價值充分發(fā)揮具有積極作用。本文就事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設進行分析，提出合理的實施路徑，發(fā)揮檔案資料價值優(yōu)勢，為后續(xù)事業(yè)單位管理和決策提供可靠依據(jù)。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化

前言

在改革持續(xù)深化下，傳統(tǒng)檔案管理工作主要是以紙質(zhì)資料為主，通過手工方式整理，工作效率和質(zhì)量不高。而在信息化背景下，推動事業(yè)單位檔案數(shù)字化改革，促使檔案資料存儲載體多元化，在提升工作效率同時，保證檔案資料安全性，充分發(fā)揮檔案資料原有價值，為后續(xù)管理和決策提供可靠依據(jù)。通過事業(yè)單位檔案數(shù)字化改革發(fā)展，有助于深入挖掘檔案資料潛在價值，為事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

1 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的意義

事業(yè)單位具有一定社會公益，推動事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展，有助于改善傳統(tǒng)檔案管理的不足，深入挖掘檔案資料原有價值。事業(yè)單位檔案管理中的內(nèi)容包括基建檔案、人事檔案和文書檔案，可以為事業(yè)單位正常工作提供可靠依據(jù)，促使事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展[1]。推動事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設和發(fā)展，深入挖掘檔案信息潛在價值，充分發(fā)揮檔案資料公益性組織功能，在提升檔案管理效率的同時，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中工作量大、管理效率低的問題。與此同時，傳統(tǒng)紙質(zhì)資料可能受到環(huán)境影響出現(xiàn)霉變、損壞問題，不利于檔案資源共享和利用，降低檔案管理效率和質(zhì)量。所以，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化，是推動事業(yè)單位改革發(fā)展的必然選擇。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化的問題

2.1 檔案檢索效率不高

事業(yè)單位檔案數(shù)字化改革，依托于計算機技術檢索檔案資料，可以有效提升檢索效率。但是，當前事業(yè)單位檔案數(shù)字化改革還不徹底，盡管計算機檢索代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工檢索方式，但是檢索多為手工檢索階段，極大的影響到檔案資料檢索效率和質(zhì)量。諸如，事業(yè)單位內(nèi)部上下級的檔案資料保存差異顯著，在不同程度上影響檔案檢索效率，不利于檔案資料原有價值發(fā)揮。

2 2檔案數(shù)字化設施不健全

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設和發(fā)展中，作為一項復雜工作，涉及到眾多環(huán)節(jié)內(nèi)容，需要相應硬件和軟件支持。盡管當前事業(yè)單位對檔案數(shù)字化工作重視程度較高，但是資金投入力度較小，檔案數(shù)字化網(wǎng)絡設施和附屬設施配置不充分，即便部分事業(yè)單位引進專門數(shù)字化設備和軟件，但是硬件和軟件未能定期更新升級，存在很大的安全隱患，嚴重影響事業(yè)單位檔案數(shù)字化進程，不利于事業(yè)單位檔案數(shù)字化發(fā)展[2]。

2.3 人員素質(zhì)水平不高

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化發(fā)展中，數(shù)學化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理方法優(yōu)勢較為突出，集合了信息技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)字化技術等多種技術，對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求較高。但是，從當前事業(yè)單位檔案管理人員隊伍來看，無論是知識結構還是素質(zhì)能力都處于較低水平，多數(shù)人員年齡較大，認為檔案管理工作較為枯燥、乏味，加之薪酬待遇不高，難以充分調(diào)動檔案管理人員工作積極性。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化改善路徑

3.1 建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

事業(yè)單位檔案數(shù)字化改革中，應該增加資金投入力度，不斷引進前沿技術和設施，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理，最大程度上規(guī)避傳統(tǒng)管理模式的不足。推動紙質(zhì)檔案資料朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)變，建立檔案管理信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案信息資源存儲、共享和傳輸[3]。這就需要事業(yè)單位建立特殊域名網(wǎng)站，建立檔案存儲庫，保存檔案數(shù)據(jù)信息，較之傳統(tǒng)人工方式可以實現(xiàn)檔案資料高效開發(fā)和利用。需要注意的是，事業(yè)單位應立足實際情況，建立更具特色的數(shù)字化管理系統(tǒng)。

3.2 推動檔案數(shù)字化管理規(guī)范發(fā)展

事業(yè)單位檔案管理工作是一項枯燥的工作，不僅僅是檔案管理部門的工作，同時也是事業(yè)單位所有部門的工作。檔案部門管理中，各個部門所提交的檔案資料格式有所不同，這就需要結合實際情況來盡快收集資料和歸檔，統(tǒng)一檔案格式，便于后續(xù)檔案管理。同時，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化掃描，建立檔案表格，結合整體規(guī)劃來細化檔案管理指標包括員工個人檔案、發(fā)展規(guī)劃檔案以及會計管理檔案等，設立不同指標和范本，及時將范本遞交給相關部門，保證檔案管理規(guī)范化開展。

3.3 強化數(shù)字化檔案安全管理

檔案數(shù)字化主要是依托于信息技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)字化技術實現(xiàn)，由于網(wǎng)絡開放性特點，可能受到外部惡意攻擊和病毒感染，導致重要數(shù)據(jù)信息丟失，存在一系列安全隱患。這就需要推動檔案數(shù)字化發(fā)展的同時，加強數(shù)字化檔案安全管理，建立數(shù)字庫的同時，完善基礎設施，定期更新和完善軟硬件。按照數(shù)據(jù)庫標準進行數(shù)字化檔案管理，便于數(shù)據(jù)庫功能充分發(fā)揮，維護檔案數(shù)據(jù)庫信息安全，促進系統(tǒng)性能發(fā)揮的同時，為事業(yè)單位管理和決策提供可靠依據(jù)。

4 結論

綜上所述，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設和發(fā)展，是迎合信息時代發(fā)展的必然選擇，在轉(zhuǎn)變管理理念的同時，推動檔案管理手段創(chuàng)新和完善的同時，建立檔案管理信息系統(tǒng)，收集檔案信息的同時，持續(xù)提升檔案數(shù)字化水平和檔案管理效率的同時，推動事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]呂明.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究[J].管理觀察，2019（03）：88-89.

[2]孫明.交通運輸事業(yè)單位干部人事檔案專項審核問題研究[J].辦公室業(yè)務，2019（02）：153.

[3]李希茜.關于新時期機關事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性思考[J].科技風，2018（22）：238.