政府信息公開背景下的檔案管理工作探索

呂會蘋

摘 要：隨著數字化信息技術和通訊技術的推廣應用，為打造“陽光政府”，提高政府公信力，信息公開成為現代政府改革的關鍵環節及必然趨勢。檔案管理作為國家檔案事業最基本的組成部分，工作人員直接管控檔案實體和檔案信息，并提供相應服務。新時期，在政府信息公開背景下檔案管理工作尚有不足，全面提高檔案管理水平，建立完善檔案運行管理制度，可提高檔案利用效率及品質，便于更好地為政府各項工作提供服務，保障民眾知情權。筆者分析政府信息公開背景下檔案管理工作存在的不足并提出優化策略，以全面改進政府檔案管理工作，推動國家可持續發展。

關鍵詞：政府信息公開 背景 檔案管理 探索

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）05-00-01

前言

檔案管理（Archives management）又稱檔案工作，政府作為國家進行統治及開展社會管理的機關，以表達國家意志、發布命令、處理事務為己任，擔負著管控社會公共事務的行政職能，在開展日常工作時涉及眾多檔案、信息、文件整理、歸納及保管工作，工作內容瑣碎且壓力繁重，傳統管理模式無法適應時代發展的需要，影響政府工作的正常開展。為更好地開發利用政府檔案信息，優化檔案管理工作，迎合時代發展的腳步，緊抓機遇，應對挑戰，本文從檔案管理的重要性、新時期面臨的挑戰及應對策略等方面進行論述，以期為后續檔案管理工作提供參考。

一、政府信息公開的必要性

政府信息是與行政行為相關的信息，關乎政府運行方方面面，公民通過政府公開信息不僅能了解國家發展，應對危機事件，挽救政府形象，同時可制約權力濫用及腐敗問題，促進政府工作安全高效開展?，F階段，信息技術及多媒體技術的發展為政府信息公開提供技術支持。在信息共享時代，政府與公民共享信息資源已成為新時期時代發展的必然要求[1]。近年來，隨著國民素質的提升，依法治國的大力推進，越來越多的公民要求政務公開，通過監督管控，強化廉政建設，規范政府行為，全力打造陽光政府，以便更好地為民眾謀福利。

二、檔案管理工作存在的不足

1.檔案管理制度及查閱制度不完善

政府信息公開背景下，公民均可自行查詢檔案信息，但過去因缺乏完善檔案管理制度，限制檔案管理工作的公開性。國家檔案法規定民眾可于三十年后查詢與個人利益相關且未涉及國家利益的檔案信息，因時間年限導致信息過于滯后。當下各地政府均設置相應檔案查詢規定，加之民眾個人認知不足，影響政府信息公開工作的開展。如民眾需要提取或利用檔案時需要層層審批，耗時長，常給民眾工作生活帶來諸多不便。國家檔案局發布第13號令《機關檔案管理規定》第五章信息化建設第五十五條規定機關應加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃，實現系統互聯互通，資源共享共用。

2.檔案密級界限不明確

根據國家事務秘密程度政府檔案信息可劃分為絕密·核心、絕密、機密、秘密四個等級，不同等級牽涉的工作內容及利益均有不同，絕密·核心為國家最重要的秘密僅為軍隊機關使用;絕密是十分重要的國家秘密，一旦泄露將會損害國家安全和利益，涉及政府軍事工作;機密為重要國家機密，多為國家研制的藥品、工藝、技術;秘密為一般國家秘密，政府開展檔案管理工作時雖注意保護國家機密和公民個人信息，但密級界限過于籠統，影響政府信息公開、民眾查詢及檔案利用工作的正常開展，稍有不當將會泄露國家機密，影響政府工作的安全性[2]。

3.缺乏專業團隊建設

因政府及組織調動，政府檔案管理部門缺乏穩定管理團隊，加之該項工作過于瑣碎，多數員工沿用傳統工作模式，無法適應新時期時代發展的需要，員工綜合素質和工作能力有限，部分員工機械化開展收集、整理、歸檔、鑒定、存儲及提供利用工作，主動性較差，工作時馬虎大意，影響工作質量及進度。

三、優化策略

1.完善檔案管理制度及查閱制度

立足政府信息公開背景下檔案管理工作中存在的不足，于政府部分設置意見箱，結合公民建議和需求，咨詢專家學者，與檔案室工作人員及其他部門工作人員交流溝通，在滿足民眾知情權的同時完善檔案管理制度，認真學習政府檔案管理條例，在遵循檔案管理原則基礎上細化管理制度和查詢制度，并在公民查詢檔案信息時分發使用條例，詳細講解查詢制度，在保證其合理使用檔案信息的同時保障公民合法權益及政府信息安全性[3]。此外，可組建專業監控團隊，實時監督檔案管理工作及查詢制度，保證公民檔案使用權。

2.明確檔案密級界限

組織政府檔案管理工作人員進行學習，明確檔案密級界限，在符合時代發展需求的前提下嚴格劃分檔案密級界限，大力開展宣教工作，提高公民認知度，保證其準確掌控檔案管理工作細節及檔案文件密級界限，便于在信息公開，保護國家機密，維護政府安全的前提下，提高檔案管理質量及使用效率。

3.提高員工綜合素質

新時期，終身學習已成為社會成員適應社會發展，實現個人價值的必要條件，政府信息公開背景下檔案管理工作人員仍沿用傳統工作模式，加之綜合素質較低無法應對時代挑戰，為保證檔案管理工作高效開展，需要加強檔案管理人員專業能力和個人素質再培訓工作，提高工作人員準入門檻，從而招聘更多高素質專業性人才，加強崗前培訓，就職期間不定期進行再培訓，針對新時期檔案管理工作中存在的問題，進行優化改進，強化工作人員檔案管理意識、責任意識，提高員工工作積極性，打造高素質專業團隊以便更好地應對時代的挑戰。更新檔案管理軟硬件設備，購進新設備時講解使用方法及注意事項，從而提高工作質量。此外，完善獎懲機制，實施新舊員工幫帶管控，提高員工綜合素質和檔案管理質量。

結語

政府信息公開是國家信息資源利用工作開展的基礎，可促進政務透明化，便于打造服務型、法治型政府。立足時代發展需要，準確把握檔案管理工作中存在的問題，針對性完善檔案管理工作，優化管理制度，明確檔案密級界限，組建穩健管理團隊，在充分利用國家信息資源的前提下為公民提供服務，維持政府和社會有序運行。

參考文獻

[1]陳智兵.基于政府信息公開背景的檔案開放問題探索[J].蘭臺世界，2016（s1）：71-72.

[2]廖淑梅.淺談政府信息公開背景下檔案管理制度優化[J].中外交流，2016（18）：97-97.

[3]梁宇慧.政府信息公開背景下檔案管理制度優化[J].環球市場，2017（4）：57-57.