試探交通檔案信息化管理

蘇安翠

摘 要：在交通事業(yè)發(fā)展過程中，交通檔案發(fā)揮了重要作用，它能夠?yàn)榻煌ńㄔO(shè)和管理提供可靠參考依據(jù)，確保交通項(xiàng)目決策的合理性與科學(xué)性、管理的精準(zhǔn)性和有效性。如今信息化技術(shù)已經(jīng)覆蓋到社會各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，為各行各業(yè)發(fā)展提供了巨大支持。將交通檔案管理與信息化技術(shù)充分結(jié)合起來能夠進(jìn)一步提升交通檔案管理質(zhì)量及效率，將檔案文件的價(jià)值充分發(fā)揮出來。基于此，本文對交通檔案信息化管理進(jìn)行了綜合性分析，并提出了相關(guān)措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：交通檔案；管理；信息化

1.實(shí)現(xiàn)交通檔案信息化管理的重要意義

交通檔案管理是一項(xiàng)相對復(fù)雜的工作，涉及內(nèi)容較多，覆蓋范圍較大。隨著交通網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，交通檔案信息規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)模式已經(jīng)難以滿足交通檔案實(shí)際管理需求，需要將信息化技術(shù)融入到交通檔案管理當(dāng)中。首先，利用信息化技術(shù)能夠進(jìn)一步提升交通檔案管理效率。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案更有利于檔案資料查詢、修改及存儲，并能夠借助網(wǎng)絡(luò)手段快速傳遞檔案文件，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。實(shí)現(xiàn)交通檔案信息化管理意味著能夠降低檔案管理整體成本，為檔案管理者以及使用者提供便捷[1]。其次，利用信息化技術(shù)對交通檔案材料進(jìn)行處理，可簡化檔案信息編制，并節(jié)約存儲空間，方便而快捷。借助計(jì)算機(jī)設(shè)備以及專業(yè)軟件可對交通檔案信息進(jìn)行二次加工，將其中潛藏的價(jià)值挖掘出來。在信息檢索過程中，通過信息化管理能夠從大量資料當(dāng)中快速獲取需要的內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)交通檔案信息化管理有利于促進(jìn)相關(guān)人員更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理思維。并且能夠及時(shí)將交通信息成果通過網(wǎng)絡(luò)共享于社會，讓社會公眾更好地了解交通事業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。

2.現(xiàn)階段交通檔案信息化管理存在的部分問題

雖然目前交通檔案信息化管理愈來愈受到重視，在某些領(lǐng)域也獲得了一定成果，但在部分環(huán)節(jié)上還是存在著一定問題：（1）信息化管理模式與傳統(tǒng)紙質(zhì)化模式不統(tǒng)一。檔案管理信息化與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理缺乏統(tǒng)一性。紙質(zhì)化檔案信息化錄入進(jìn)程相對緩慢，使得信息化管理進(jìn)度滯后，對交通檔案開發(fā)利用等產(chǎn)生了阻礙，也無法滿足檔案信息共享要求。同時(shí)部分單位在相關(guān)軟硬件設(shè)施方面投入不足，一些陳舊設(shè)備并未得到及時(shí)更新，使得檔案信息化平臺建設(shè)“捉襟見肘”[2]。（2）機(jī)制問題。部分交通檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案信息化方面缺乏一套完整健全的管理機(jī)制，使得相關(guān)工作分工較為模糊，未能明確各崗位工作人員職責(zé)。這使得檔案登記、統(tǒng)計(jì)、信息化數(shù)據(jù)上傳以及資料利用等工作會出現(xiàn)各自為政的情況，管理秩序較為混亂，信息化程度不夠。（3）人員問題。現(xiàn)階段大部分交通檔案管理人員是檔案專業(yè)出身，他們在檔案專業(yè)知識以及技能方面具有較高的素養(yǎng)，但在信息化知識以及技術(shù)方面缺乏積累。很多交通檔案管理人員存在“重保管，輕使用”的固化思維，過于重視檔案資料收集存儲，但卻忽視了對檔案信息的開發(fā)利用，也不善于借助信息化工具對檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)，這樣就無法挖掘交通檔案蘊(yùn)藏的潛在價(jià)值。

3.完善交通檔案信息化管理的有效舉措

3.1更新檔案管理工作理念

要進(jìn)一步完善交通信息化管理工作，必然要轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念。一方面，相關(guān)部門要加強(qiáng)交通檔案信息化管理宣傳工作。在改革過程中，可聘請相關(guān)專家對檔案工作人員進(jìn)行宣傳及講解，讓檔案工作人員充分意識到交通檔案信息化管理的重要性，使其能夠逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，更新知識儲備，主動(dòng)應(yīng)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作。另一方面，交通檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮帶頭作用，將檔案信息化建設(shè)當(dāng)成一項(xiàng)常態(tài)化工作來做，針對工作崗位特點(diǎn)及性質(zhì)，配置合適的人員，由專人負(fù)責(zé)，各司其責(zé)，將交通檔案管理信息化工作落實(shí)到位[3]。通過更新理念，讓信息化管理逐漸替代傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理，創(chuàng)設(shè)出交通檔案管理的新局面，進(jìn)一步提升相關(guān)工作效率及質(zhì)量。

3.2加強(qiáng)軟硬件平臺建設(shè)

交通檔案信息化管理離不開相關(guān)軟硬件設(shè)施的支持。交通及相關(guān)管理部門可聯(lián)合當(dāng)?shù)貦n案部門加快交通數(shù)字化檔案館建設(shè)步伐，打造出一個(gè)健全的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)交通檔案信息資源共享，進(jìn)一步提升檔案管理的綜合效益。首先，要完善數(shù)字化歸檔工作。借助數(shù)字設(shè)備對紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌趦Υ娴臄?shù)字文檔。其次，要加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐。應(yīng)該將相關(guān)文檔信息均納入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類管理，并借助專業(yè)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)整合分析，再進(jìn)行有條理的歸檔。再者，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全體系建設(shè)。借助數(shù)字化手段雖然能夠?yàn)闄n案存儲、歸檔、查閱等提供巨大便捷，但同時(shí)也面臨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的各種安全威脅，如網(wǎng)絡(luò)非法入侵、病毒感染、黑客攻擊等。因此，相關(guān)部門要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，通過設(shè)置防火墻、殺毒軟件、訪問權(quán)限等盡可能消除安全漏洞，防止數(shù)字化檔案文件丟失、損壞、泄露，為交通系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)奠定良好基礎(chǔ)

[4]。另外，交通檔案管理部門要及時(shí)更換陳舊、老化設(shè)備，加快硬件設(shè)施更新。在軟件建設(shè)方面可與專業(yè)機(jī)構(gòu)合作，打造出一個(gè)與單位需求相匹配的平臺，促使各項(xiàng)工作順利實(shí)施。在條件允許的情況下，還可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對交通信息進(jìn)行充分收集整合，借助云平臺技術(shù)儲存交通檔案信息，將數(shù)字化檔案儲存到云端，確保數(shù)字化檔案文件的安全性。

3.3加強(qiáng)制度建設(shè)

規(guī)范化的制度是實(shí)現(xiàn)交通檔案管理信息化的基本前提。各級交通管理部門需要結(jié)合單位以及部門實(shí)際情況統(tǒng)一制定規(guī)范化的交通檔案管理信息化規(guī)章制度，并及時(shí)向上級部門報(bào)批，獲得批準(zhǔn)后再實(shí)施。一旦公布實(shí)施，有關(guān)部門要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行相關(guān)工作，確保交通檔案管理信息化工作的秩序。與此同時(shí)，要建立相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任與實(shí)際崗位充分關(guān)聯(lián)起來，做到責(zé)任到人。一旦出現(xiàn)問題，可及時(shí)追究責(zé)任，并對相關(guān)工作進(jìn)行完善。另外，要建立有效的激勵(lì)機(jī)制。對于工作成績突出的人員要給予獎(jiǎng)勵(lì)，并在部門內(nèi)及單位內(nèi)進(jìn)行表彰，樹立榜樣，起到激勵(lì)作用。對于違規(guī)人員也要嚴(yán)格按照規(guī)章制度給予懲罰，以此來約束其行為，讓檔案管理工作規(guī)范化實(shí)施。

3.4重視相關(guān)人才培養(yǎng)

一方面，相關(guān)單位及部門可適當(dāng)引進(jìn)具備信息化專業(yè)背景的人才，對交通檔案管理人才隊(duì)伍進(jìn)行補(bǔ)充。另一方面，要重視內(nèi)部人才培養(yǎng)。部門可定期組織檔案工作人員參與信息化技術(shù)專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化其知識儲備，不斷提升其崗位勝任力。還可向上級部門提出申請，在上級部門協(xié)助下邀請專家開展專題座談會，分享經(jīng)驗(yàn)，擴(kuò)大檔案管理人員知識視野。對于能力突出、表現(xiàn)優(yōu)異的人員可鼓勵(lì)其繼續(xù)深造，將其打造為復(fù)合型人才。

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[2]叢春妍.對交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性與途徑探討[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2017（28）：62-63.

[3]翁韶瓊.淺析交通檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].福建建設(shè)科技，2017（02）：92-93.

[4]宋曄.交通檔案管理信息化中存在的問題及對策解析[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2015，34（33）：64+67.

（作者單位：萊西市公安局交通警察大隊(duì)，山東 萊西 266600）