基于商城模式的高校耗材采購(gòu)分析

劉長(zhǎng)宏 宋 佳 許文一 李樹本 朱再明

遼寧師范大學(xué)資產(chǎn)管理處 遼寧大連 116029

及時(shí)有效、合理合規(guī)供應(yīng)教學(xué)科研和行政辦公耗材是高校教學(xué)科研工作和學(xué)校發(fā)展的重要保障。特別是在科研工作中，實(shí)驗(yàn)耗材是科研項(xiàng)目資金預(yù)算的主要內(nèi)容之一。2016年7月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》，指出“要擴(kuò)大高校、科研院所在科研項(xiàng)目資金、差旅會(huì)議、基本建設(shè)、科研儀器設(shè)備采購(gòu)等方面的管理權(quán)限，為科研人員潛心研究營(yíng)造良好環(huán)境，充分利用信息化手段，建立健全單位內(nèi)部科研、財(cái)務(wù)部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人共享的信息平臺(tái)，提高科研管理效率和便利化程度，要制訂或修訂科研項(xiàng)目資金內(nèi)部管理辦法和報(bào)銷規(guī)定，要切實(shí)做好設(shè)備采購(gòu)的監(jiān)督管理，做到全程公開、透明、可追溯，加強(qiáng)事中事后監(jiān)管，嚴(yán)肅查處違法違紀(jì)問題，規(guī)范財(cái)務(wù)支出行為，完善內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，強(qiáng)化資金使用績(jī)效評(píng)價(jià)，保障資金使用安全規(guī)范有效”。2017年，遼寧省人民政府在《進(jìn)一步深化政府采購(gòu)管理制度改革的意見》中要求積極推進(jìn)政府采購(gòu)電子交易，大力推廣網(wǎng)上商城采購(gòu)。

1 傳統(tǒng)采購(gòu)模式的問題

隨著高校建設(shè)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，適應(yīng)應(yīng)用型、科研型、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)型人才培養(yǎng)的實(shí)際需要，實(shí)驗(yàn)耗材也呈現(xiàn)出品種多 、劃分細(xì)、廠家雜、規(guī)格多、保管難、安全要求高等問題[1]。且耗材都是由各單位(部門)自行采購(gòu)，自行到計(jì)財(cái)處報(bào)銷，具有潛在風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也存在以下問題。(1)供應(yīng)商無(wú)監(jiān)管：除了正式招投標(biāo)過(guò)程中的供應(yīng)商由國(guó)家各級(jí)職能部門統(tǒng)一監(jiān)管以外，日常小額、零散采購(gòu)一直以來(lái)沒有監(jiān)管，在品質(zhì)、信譽(yù)、資金、安全等各方面存在風(fēng)險(xiǎn)。(2)采購(gòu)效率低：采購(gòu)審批、選擇、簽字、報(bào)銷等各個(gè)環(huán)節(jié)耗費(fèi)了大量時(shí)間，極大地影響了科研及教學(xué)工作；采購(gòu)過(guò)程中的個(gè)別違紀(jì)違法現(xiàn)象事實(shí)上存在。(3)采購(gòu)監(jiān)管不到位：一是非信息化狀態(tài)下的監(jiān)管流程煩瑣；二是對(duì)小額重復(fù)性采購(gòu)監(jiān)管不力。采購(gòu)經(jīng)濟(jì)性不好：試劑耗材等由于分散、零散采購(gòu)和供求信息不對(duì)稱，面對(duì)供應(yīng)商議價(jià)能力弱[2-4]。

針對(duì)以上問題，結(jié)合2016年遼寧省財(cái)政廳發(fā)布的《遼寧省政府采購(gòu)2016～2017年目錄》，在目錄中要求辦公用品等材料要實(shí)施政府采購(gòu)。為應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下高校耗材采購(gòu)與管理的要求，更好地服務(wù)于教學(xué)科研，提高管理效能和保證實(shí)驗(yàn)結(jié)果的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，學(xué)校召開專項(xiàng)工作會(huì)議，研究解決方案，并確定推進(jìn)商城采購(gòu)。經(jīng)充分調(diào)研，并聽取“喀斯瑪商城”現(xiàn)場(chǎng)介紹，學(xué)校擬進(jìn)行耗材商城采購(gòu)。經(jīng)與省教育廳和財(cái)政廳溝通，在上級(jí)主管部門的支持下，學(xué)校開始進(jìn)行耗材采購(gòu)模式的改革—商城采購(gòu)。

2 商城采購(gòu)模式分析

按照“充分利用信息化手段，提高科研管理效率和便利化程度”，以及加強(qiáng)“內(nèi)控機(jī)制建設(shè)”的思路，對(duì)國(guó)內(nèi)科研院所及高校進(jìn)行了調(diào)研。目前，主要分為五類：代理型電商平臺(tái)、自營(yíng)型電商平臺(tái)、開放型電商平臺(tái)、自建型電商平臺(tái)、第三方電商平臺(tái)。現(xiàn)就電商平臺(tái)性質(zhì)、優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)進(jìn)行分析，詳見表1。

表1 電商平臺(tái)對(duì)照分析

為降低管理風(fēng)險(xiǎn)，突出市場(chǎng)化機(jī)制，把專業(yè)的事情交給專業(yè)的人去辦，經(jīng)過(guò)調(diào)研比較，認(rèn)為應(yīng)采用“喀斯瑪商城”作為我校的耗材采購(gòu)管理模式。

3 喀斯瑪商城分析

喀斯瑪商城(www.casmart.com.cn)系面向科研、教育及產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)科研耗材采購(gòu)及管理信息化的垂直型B2B+O2O第三方電商平臺(tái)。商城由中國(guó)科學(xué)院下屬企業(yè)—北京中科資源有限公司開發(fā)，喀斯瑪(北京)科技有限公司(中科資源子公司)運(yùn)營(yíng)，2013年1月上線并獲得國(guó)家經(jīng)營(yíng)性網(wǎng)站ICP許可，2014年6月納入國(guó)家審計(jì)署審計(jì)參照標(biāo)準(zhǔn)，人民日?qǐng)?bào)、中央電視臺(tái)等媒體先后多次對(duì)商城進(jìn)行了專題報(bào)道。商城業(yè)務(wù)范圍涵蓋生物試劑、化學(xué)試劑(含危化品)、科研儀器、實(shí)驗(yàn)耗材、技術(shù)服務(wù)(測(cè)序、檢驗(yàn)檢測(cè)等)、辦公用品、電子元器件、農(nóng)資農(nóng)具、氣體等。其主要的特點(diǎn)在于：解決了信息對(duì)稱問題，以網(wǎng)絡(luò)超市的模式形成了海量商品庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了供求信息對(duì)稱；解決了供應(yīng)商監(jiān)管問題，通過(guò)入網(wǎng)審核、資質(zhì)公開等措施對(duì)入網(wǎng)供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)行為進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管；解決了質(zhì)量保障問題，通過(guò)“約法三章”(不賣假貨、不開假票、線上價(jià)格不得高于線下)、快速賠付等措施，使商品品質(zhì)和服務(wù)得到保障；解決了價(jià)格公道、合理問題，通過(guò)每月投標(biāo)式報(bào)價(jià)、線上價(jià)格不得高于線下等措施，保證了價(jià)格及價(jià)格取得機(jī)制的合理、合法；解決了程序規(guī)范問題，采購(gòu)流程嚴(yán)格按國(guó)家關(guān)于科研經(jīng)費(fèi)管理及風(fēng)險(xiǎn)防控要求設(shè)計(jì)，符合行業(yè)、財(cái)務(wù)審核和專項(xiàng)審計(jì)檢查要求，采購(gòu)來(lái)源、渠道清楚，采購(gòu)各環(huán)節(jié)責(zé)任明晰[5]；解決了市場(chǎng)凈化問題，源頭供應(yīng)商(生產(chǎn)商及有代理權(quán)的代理商)比例占到了77%，與當(dāng)前市場(chǎng)上經(jīng)銷商占主導(dǎo)的狀況形成鮮明對(duì)比。

商城作為第三方，不做自營(yíng)，發(fā)揮了協(xié)助監(jiān)管、促進(jìn)透明便捷交易的作用，在一定范圍內(nèi)解決了科研耗材采購(gòu)難、監(jiān)管難、核算難等問題，并對(duì)國(guó)家政府采購(gòu)體系形成了有益補(bǔ)充和拓展。同時(shí)，商城還具有規(guī)范采購(gòu)行為、降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、節(jié)省采購(gòu)時(shí)間、保證質(zhì)量和信譽(yù)等有利因素[6]。商城自2013年上線以來(lái)，上千家單位作為規(guī)范科研采購(gòu)管理的措施加以應(yīng)用。

4 組織設(shè)計(jì)與實(shí)施

4.1 技術(shù)準(zhǔn)備

4.1.1 信息整理

整理校內(nèi)各類經(jīng)費(fèi)卡和經(jīng)費(fèi)審批程序，并將整理好的數(shù)據(jù)信息報(bào)商城進(jìn)行技術(shù)開發(fā)。由于商城首次實(shí)施高校整體上線工作，按學(xué)校要求實(shí)施多層審批程序，還需要上報(bào)經(jīng)費(fèi)卡負(fù)責(zé)人、審批人、驗(yàn)貨人詳細(xì)的注冊(cè)信息。期間，與科研處、教務(wù)處、研究生院、人事處、組織部等業(yè)務(wù)主管部門及計(jì)財(cái)處協(xié)商審批權(quán)限設(shè)置。

4.1.2 數(shù)據(jù)采集

按經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目主管部門分類采集經(jīng)費(fèi)卡數(shù)據(jù)，按照“驗(yàn)貨員、采購(gòu)人不一致”原則由各單位確定上報(bào)驗(yàn)貨員信息，數(shù)據(jù)經(jīng)主管部門和計(jì)財(cái)處審核向喀斯瑪商城報(bào)送1 327張經(jīng)費(fèi)卡信息進(jìn)行技術(shù)開發(fā)設(shè)計(jì)。同時(shí)，商城在開發(fā)設(shè)計(jì)工作中，學(xué)校與商城保持溝通，及時(shí)修訂錯(cuò)誤的采購(gòu)信息。

4.1.3 設(shè)計(jì)開發(fā)校內(nèi)耗材采購(gòu)入口

學(xué)校在資產(chǎn)管理處網(wǎng)站主頁(yè)設(shè)置“耗材采購(gòu)”欄，點(diǎn)擊“耗材采購(gòu)”，進(jìn)入“耗材采購(gòu)”頁(yè)面。同時(shí)，也可以通過(guò)校園網(wǎng)主頁(yè)底部“常用鏈接”欄設(shè)置“耗材采購(gòu)”端口，點(diǎn)擊“耗材采購(gòu)”進(jìn)入資產(chǎn)管理處網(wǎng)站“耗材采購(gòu)”頁(yè)面。在“耗材采購(gòu)”網(wǎng)頁(yè)上，有經(jīng)費(fèi)卡負(fù)責(zé)人、采購(gòu)員、驗(yàn)貨員、審批人、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督管理的平臺(tái)入口鏈接，并制訂了采購(gòu)相關(guān)人員操作規(guī)程和制度。同時(shí)，設(shè)置了采購(gòu)流程圖、通知、常用問題解答、商城簡(jiǎn)介等欄。

4.2 制訂規(guī)程

學(xué)校制訂《遼寧師范大學(xué)耗材等用品商城采購(gòu)管理辦法》，從加盟商城的目的、采購(gòu)范圍、原則、管理體制、賬戶管理、采購(gòu)管理、驗(yàn)貨結(jié)算管理等方面對(duì)平臺(tái)采購(gòu)進(jìn)行了規(guī)范和約定，為平臺(tái)采購(gòu)工作順利實(shí)施提供了制度保障。制訂經(jīng)費(fèi)卡負(fù)責(zé)人、采購(gòu)員、驗(yàn)貨員、審批人的操作規(guī)程及崗位職責(zé)。

4.3 簽訂協(xié)議

學(xué)校與喀斯瑪(北京)科技有限公司簽訂加盟商城協(xié)議。學(xué)校以整體上線方式通過(guò)喀斯瑪商城進(jìn)行耗材用品的采購(gòu)。商城為學(xué)校提供透明比價(jià)的網(wǎng)絡(luò)超市、符合規(guī)范的采購(gòu)流程、采購(gòu)管理系統(tǒng)，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管，進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算。

4.4 組織培訓(xùn)

由于經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目數(shù)量大，涉及教師人數(shù)多，在商城采購(gòu)耗材過(guò)程中，還涉及采購(gòu)人、審批人、驗(yàn)貨員等多個(gè)崗位。為保證商城的運(yùn)行，對(duì)各崗位人員的培訓(xùn)尤為重要。培訓(xùn)主要內(nèi)容有商城采購(gòu)操作規(guī)程，采購(gòu)相關(guān)崗位人員崗位職責(zé)，商城采購(gòu)耗材制度等。

4.5 運(yùn)行商城 采購(gòu)耗材

耗材商城采購(gòu)分試運(yùn)行、并行運(yùn)行、正式運(yùn)行3個(gè)階段。試運(yùn)行既是技術(shù)開發(fā)程序的調(diào)試也是各崗位人員熟悉商城采購(gòu)流程的過(guò)程。并行運(yùn)行主要是緩沖各類項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)線下已經(jīng)采購(gòu)的報(bào)銷時(shí)間。正式運(yùn)行則要求各單位耗材等用品采購(gòu)執(zhí)行《遼寧師范大學(xué)耗材等用品電子商平臺(tái)采購(gòu)管理辦法》，對(duì)不符合商城采購(gòu)相關(guān)規(guī)定的將不予報(bào)銷。

5 商城采購(gòu)效果評(píng)估

5.1 受益面廣

學(xué)校實(shí)施耗材商城采購(gòu)，主要受益對(duì)象為所有科研人員和各單位(部門)耗材采購(gòu)人員。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了各類經(jīng)費(fèi)各級(jí)審批人員網(wǎng)上審批。截至2018年7月13日已經(jīng)形成網(wǎng)上訂單1 286項(xiàng)，交易金額1 619 153.51元，完成付款815單1 135 157.63元。

5.2 適應(yīng)新形勢(shì)審計(jì)要求

當(dāng)前，審計(jì)審核的要求更加明確，審計(jì)監(jiān)督的體系更加貫通。要求單位要建立內(nèi)部控制新機(jī)制，完善內(nèi)部管理，按照權(quán)責(zé)一致的要求，強(qiáng)化自我約束和自我規(guī)范，確保接得住、管得好。由于商城采購(gòu)做到全程公開、透明、可追溯，保障資金使用安全規(guī)范、有效，實(shí)現(xiàn)了事前審批、事中與事后監(jiān)督新機(jī)制。

5.3 合法合規(guī)保證質(zhì)量

耗材網(wǎng)上商城采購(gòu)實(shí)現(xiàn)了以網(wǎng)絡(luò)超市的模式而供求信息對(duì)稱，實(shí)現(xiàn)了第三方電子商務(wù)平臺(tái)監(jiān)管，使得供應(yīng)商不賣假貨、不開假票、線上價(jià)格不得高于線下，最大化保護(hù)學(xué)校利益。既保證了耗材采購(gòu)合理、合規(guī)、合法，又極大地控制了采購(gòu)過(guò)程中違紀(jì)違法現(xiàn)象。

5.4 體現(xiàn)了服務(wù)保障的理念

耗材網(wǎng)上商城采購(gòu)，不僅是采購(gòu)模式的創(chuàng)新，更體現(xiàn)了為基層服務(wù)的理念。資產(chǎn)管理處為所有采購(gòu)耗材的教職工統(tǒng)一辦理報(bào)銷手續(xù)，不需要教職工再到學(xué)校報(bào)銷，節(jié)省了以往耗材采購(gòu)過(guò)程中審批、選擇、簽字、報(bào)銷等各個(gè)環(huán)節(jié)耗費(fèi)的大量時(shí)間。

6 結(jié)語(yǔ)

耗材采購(gòu)是高校貨物采購(gòu)的重要內(nèi)容，以整體上線方式加盟商城進(jìn)行耗材采購(gòu)，突破了傳統(tǒng)耗材采購(gòu)空間、時(shí)間的局限性，操作靈活便捷， 信息庫(kù)數(shù)據(jù)龐大且動(dòng)態(tài)更新，操作流程規(guī)范化，規(guī)避了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)[7]， 實(shí)現(xiàn)了公開、公正、公平。由于采購(gòu)模式的創(chuàng)新，在運(yùn)行中不僅需要學(xué)校與商城雙方相互配合，不斷解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，更需要雙方基于服務(wù)和保障的理念，在推進(jìn)商城發(fā)展的同時(shí)更有力地推動(dòng)高等教育事業(yè)發(fā)展。