灰色文獻知識組織方法實證研究——以國家圖書館近十年文獻管理為例

崔 玥（國家圖書館）

灰色文獻具有較強的科學性、專業(yè)性和權威性，網絡灰色文獻還具有較強的時效性，［1］此類文獻可以為科技、經濟、社會、文化等領域提供珍貴、詳細的第一手信息，文獻價值十分顯著。［2］由于灰色文獻出版形式的非正式性及內部性，使得此類文獻在獲取上有一定的難度。作為向社會提供知識服務的組織機構，圖書館應發(fā)揮自身優(yōu)勢，著力開展灰色文獻的館藏資源建設，提升文獻服務的知識含量。筆者于2018年6月在CNKI中以“圖書館+灰色文獻”為主題，檢索出1985-2017年發(fā)表的研究灰色文獻的論文205篇，剔除相關度不高的文獻，最終獲得102篇論文，研究主題包括灰色文獻的價值分析、國內外灰色文獻的開發(fā)與利用、網絡灰色文獻、專業(yè)領域中的灰色文獻研究等。［3-7］目前，國內灰色文獻的收藏和管理較為分散，對灰色文獻的研究大多停留宏觀層面的定性分析上，缺乏實際采訪、入藏數據的定量分析。本文以國家圖書館中文資料組近十年（2008-2017年）入藏的灰色文獻（以下簡稱“文獻”）為研究對象，對灰色文獻進行貯存性組織、整序性組織、開發(fā)性組織的定量分析與研究，并對國內灰色文獻的采選、整序和開發(fā)提出建議。

1 貯存性組織分析

文獻貯存是圖書館對客觀知識進行組織的基礎，其實質是收集、篩選用戶需求的知識源，建立相關的文獻館藏體系。

1.1 貯存文獻范圍

1.1.1 按照文獻體裁分

澳大利亞政策在線的相關報告指出，灰色文獻在政策工作中被大量使用，有1/4的受訪者認為灰色文獻占搜尋材料的80%，最重要或非常重要的資源依次為研究報告、期刊文章、研討會論文集等。［8］國家圖書館根據用戶需求并結合我國實際情況，制定了灰色文獻采集范圍，主要包括學術會議文獻、研究報告、口述歷史、非物質文化遺產等非正式出版的相關文獻以及民間詩文集（未正式出版）和其他具有保存和研究價值的各類非正式出版文獻。［9］按照文獻體裁，可將現有館藏歸類為學術會議文獻、研究報告、民間文獻、資料匯編及其他文獻（見表1）。

表1 各體裁文獻樣例

① 學術會議文獻，以社會科學會議文獻為主，包括學術會議前期、中期、后期產生的論文集、會議手冊、材料匯編、提要、紀念冊、報告書、通訊錄、摘要集等文獻。② 研究報告，主要收集研究機構、科研團體等撰寫的具有研究價值的統計報告、結題報告、可行性研究報告、課題報告匯編、分析報告、總結報告、調研報告、調查報告、評估報告、發(fā)展報告、指數報告、創(chuàng)新報告、年度報告等文獻。③ 民間文獻，主要收集產生或流通于民間的文獻資料。國家圖書館非正式出版物征集函中的口述歷史、非物質文化遺產以及民間詩文都可歸為民間文獻，采集內容包括民間文學類、民間詩詞類、民間記憶類、民俗文化類。④ 資料匯編，主要收集黨史、地方史、組織史等史料匯編，政府機關、企事業(yè)單位、政策、制度統計匯編，科研機構及高校的成果匯編，大中型活動匯編、普查匯編等。

1.1.2 按照文獻來源分

館藏文獻來源可分為個人文獻和機構文獻兩類，個人文獻主要指由個人制作、產生的文獻，機構文獻可分為政府機構文獻、企業(yè)及行業(yè)協會文獻、學校及科研機構文獻、文化相關單位文獻。

① 政府機構文獻，主要包括中央政府機構、省級政府機構以及省級以下政府機構等產生的如決策性會議材料，政策制度、法律法規(guī)匯編，數據材料及調研報告，項目活動材料，地方性普查性材料，政府年度報告、重要文件選編、名錄、對經濟和社會發(fā)展等具有重要意義的統計資料等。如《中華人民共和國國家知識產權局專利統計年報》《國家外匯管理局年報》等。② 企業(yè)及行業(yè)協會文獻，主要包括企業(yè)協會、行業(yè)協會、學會的會議文獻、史料文集、匯編、研究報告等。如《西部大開發(fā)與生態(tài)文明建設學術研討會論文集》等。③ 學校及科研機構文獻，主要包括校史資料、紀念文集、大事記、校友通訊、教育變革資料、科研成果匯編、科研會議文集等。如《北京科技大學（北京鋼鐵學院）紀事》《金陵大學建校120周年紀念文集》等。④ 文化相關單位文獻，主要指博物館、圖書館、檔案館、文化館等與文化相關單位的大事記、資料匯編、通訊、紀念冊等。如《中國民族博物館對外文化交流十年紀錄》《中國國家圖書館交流回顧》等。

1.2 貯存文獻數量與結構分布

1.2.1 貯存文獻數量

2008年7月-2017年12月，國家圖書館中文資料組收集的灰色文獻總量約為60,879種。從文獻采集范圍來看，會議文獻占文獻總數的9.64%，研究報告占18.23%，民間文獻占34.46%，資料匯編占20.39%，其他文獻占17.29%。從文獻體裁來看，國家圖書館入藏的灰色文獻主要為民間文獻，其次是資料匯編；從文獻采集來源來看，個人文獻占文獻總數量3/4，機構文獻占1/4，其中學校及科研機構、行業(yè)協會及學會分別占機構總數的37%和35%（見圖 1）。

圖1 各機構文獻占比

進一步分析原因可知：① 從文獻采集范圍角度分析，民間文獻的產出量大、采集范圍較為廣泛，故文獻獲取率較高，而研究報告、會議文獻等都具有較強的針對性，且文獻產出時間和來源不固定，在獲取及跟蹤上有一定困難；② 從文獻來源角度分析，個體因捐贈意愿強烈使得文獻產出率高并且多具連續(xù)性，因此，個人文獻數量較多，而機構文獻內容涉及行業(yè)和政府決策等因具有保密性質，故其對文獻捐贈持謹慎態(tài)度，使得此類型文獻較難獲取。

1.2.2 貯存文獻年代分布

目前，國家圖書館館藏文獻的出版時間跨度為1949-2017年。從貯存文獻的年代分布來看，1949-1979年出版的文獻占總數的0.55%，1980-2009年出版的文獻占19.23%，2010-2017年出版的文獻占7.87%，出版年不詳的文獻占72.35%。除去出版年不詳的文獻外，改革開放以來出版的文獻占文獻總數的27.1%，尤其是2000-2009年，而2010-2017年灰色文獻出版量有所下降（見圖2）。這主要是因為早期灰色文獻的出版質量參差不齊、出版信息不規(guī)范，大部分灰色文獻沒有年代信息，出現了許多出版年不詳的文獻，而近年來文獻信息較為規(guī)范，多數機構、企事業(yè)單位將主要精力用于正式出版之前內部發(fā)行的文獻，故出現文獻數量的下降趨勢。

圖2 灰色文獻出版年代分布

2 整序性組織分析

整序性組織是指采用分類標引語言對文獻的內容屬性進行序化組織，［10］以便于灰色文獻知識的關聯與排序，提升用戶的檢索效率。

筆者根據《中國圖書館分類法（第五版）》的分類規(guī)則，對2013-2017年館藏灰色文獻進行分類統計。結果發(fā)現，文獻主要集中在D類（占18.07%）、F類 （占 16.02%）、G類 （占 7.84%）、I類 （占21.33%）、K類（占16.83%），說明灰色文獻能夠為政治、法律、經濟、文學、歷史等領域的研究進行文獻的多維補充。

通過分類比較文獻體裁，能夠更加清晰地展現每一種體裁的灰色文獻在不同領域發(fā)揮的作用，為今后灰色文獻的開發(fā)和利用提供指導性幫助。① 學術會議文獻。主要以社會科學為主，文獻類別主要分布在：B類（占3.97%）；C類（占3.01%）、D類（占21.71%）、F類（占11.11%）、G類（占6.94%）、K類（占5.44%）、R類（占 11.99%）、T類 （占 11.76%）。可以看出，在學術會議文獻的灰色文獻中，政治、法律類（D類）文獻占比較大，說明此類文獻在政治、法律領域的研究上有一定的參考價值。② 研究報告。文獻類別主要分布在：D類（占8.27%）、F類（占49.86%）、G類（占9.32%）、T類（占10.46%）。可以看出，在研究報告的灰色文獻中，經濟類（F類）文獻占比最大，其次是工業(yè)技術類（T類），說明此類文獻在社會經濟和工業(yè)技術的開發(fā)和利用上具有參考價值。③ 資料匯編。文獻類別分布主要集中在：D類 （占 21.07%）、F類 （占 26.08%）、G類 （占14.01%）。可以看出，資料匯編中的灰色文獻對政治、法律類（D類），經濟類（F類）及文化教育類（G類）的貢獻較為突出。④ 民間文獻類主要包含民間詩詞、民間民俗、民間文化等內容，文獻類別相對集中在G類、I類、J類、K類。

3 開發(fā)性組織分析

開發(fā)性組織主要包含載體序化開發(fā)、主題指示開發(fā)、綜合性開發(fā)，［11］其主要目的是通過類目、主題、專題等形式表示知識因子及知識因子間的關聯關系，深入組織文獻所含的知識內容。

3.1 類目編排法

《中國圖書分類法》（以下簡稱《中圖法》）是以科學分類和知識分類為基礎，結合文獻內容特點及其某些外表特征進行邏輯劃分和系統排列的類目表。［12］《中圖法》將政治、軍事、經濟、文化等領域劃分為了22個大類，用添加下位類的方式進行學科細分。通過分類集中展示文獻所屬領域，使研究人員能夠快速、準確定位到所需文獻，并能直觀地觀察到知識之間的層級和邏輯關系，便于知識的比較和分析。類目編排法還可根據文獻內容和特性進行不同層級的展示，如，詩詞類作品較為側重對不同時期作品的特點及風格的研究，因此，此類文獻的類目編制可以展示至三級類目，以對年代進行劃分。又如，可將地方文獻展示到區(qū)域復分一級，利于文獻地域性的開發(fā)及研究，以“D235黨的地方組織史料”為例，通過地區(qū)復分能夠查找到不同地區(qū)關于黨的組織史的資料，為黨史區(qū)塊化研究提供數據（見圖3）。

圖3 黨的組織資料區(qū)域分布

3.2 主題編排法

主題編排法使用規(guī)范主題詞將題材相近的出版物集中在同一個類目下，便于用戶開展多維度、多角度的知識分析。根據《中文圖書機讀目錄格式使用手冊》，可以將主題按照個人名稱文獻主題、團體名稱文獻主題、題名文獻主題、地理名稱文獻主題、普通文獻主題進行劃分。可以將具有推廣和參考價值的文獻設置為專題目錄，再按照類目或者體裁進行細分，為研究某一領域的專業(yè)人士提供有價值的參考，如，非物質文化遺產主題、文史資料主題、回憶錄主題、黨史主題、詩詞主題等。

表2 主題編排法舉例

4 國家圖書館灰色文獻資源建設的建議

4.1 文獻采集建議

目前，國家圖書館灰色文獻的采集方式主要有購買、征集、受贈、交換、復制等。其中，購買主要是委托書商采購，這種采集方式可以在短時間內獲取大量的灰色文獻，但是采集內容上受制于書商的采購能力，不能夠完全找到符合入藏范圍的文獻。征集方式是由圖書館按照采集范圍主動選擇來源機構，此方法能獲得較為符合入藏標準的文獻，但在征集過程中來源機構可能會出于多方考慮拒絕捐贈，文獻獲取率低。受贈是指圖書館接受個人或機構捐贈的圖書，文獻質量參差不齊。基于上述問題，結合灰色文獻貯存性組織分析，筆者提出如下建議。

（1）以文獻體裁為主導的定向采集。根據文獻貯存性組織分析，國家圖書館灰色文獻中的會議文獻、研究報告、民間文獻、資料匯編及其他文獻的分布和數量各不相同，可以根據每種文獻的特點進行有針對性的文獻體裁定向采集。以會議文獻為例，會議文獻在灰色文獻數量中占比最少（9.64%），可以通過書商有針對性地進行會議文獻采選，如重大會議、特定行業(yè)、限定學科的會議文獻。同時，圖書采訪人員可以通過學科網站、綜合性學術網站等搜集會議信息，尋找符合條件的文獻，定期追蹤和更新會議信息。針對連續(xù)性灰色文獻（如，年度報告、統計資料等），可以根據文獻期數，追蹤以前和之后的文獻，保持文獻的系統性和完整性。

（2）以文獻來源為主導的定向采集。根據文獻貯存性組織分析，不同機構產出的灰色文獻品類和價值不盡相同。針對文獻產出機構的特點，圖書館可以采取以文獻來源為主的定向采集。首先，確定每一個機構所需要采選的范圍，如：政府機構采集內容包括決策性制度匯編、年度報告、統計資料等；企事業(yè)單位及行業(yè)協會主要采集行業(yè)史料文集、行業(yè)研究報告、調研報告等；學校及科研機構主要采集校史資料、紀念文集、回憶錄、科研機構調查報告、研究報告、項目課題報告等；文化相關單位主要采集紀念文集、大事記、史料文獻、活動資料等。其次，確定文獻來源機構，并找出相關的文獻生產部門，從而進行有針對性的采訪。如：政府機構可分為中央政府機構、省級政府機構和省級以下政府機構，一般來說，政府機構中辦公室、研究室、資料檔案室是文獻主要的生產部門；學校和科研機構可以按照地域、學科、等級等進行劃分，針對科研處、教務處、圖書館、資料室、檔案室等部門進行征集。最后，與機構聯系人建立長期穩(wěn)定的文獻采集聯系，采集目標文獻以及延伸文獻。

4.2 文獻整序建議

目前，灰色文獻的整序工作主要是通過《中圖法（第五版）》《中國分類主題詞表》等規(guī)則將內容相同或相近的文獻集中到一起，并用自然語言標識文獻主題概念。由于灰色文獻的出版信息隱匿、涵蓋內容豐富等特點，僅依靠分類和主題標引并不能完全體現灰色文獻價值，灰色文獻的整序應加強對文獻知識的優(yōu)化組織。對摘要、題錄以及分散在文獻中的知識進行提取，組織為語言簡練、邏輯和結構清晰的知識體系，突出文獻的知識內涵。如，會議文獻在文獻整序過程中應當注重揭示會議屆次、地點、時間、主題等內容，通過數據了解到會議的主要內容，也能夠為資源檢索提供更多的線索。同時，不能僅從文獻名稱、分類和主題體現文獻價值，應從揭示文獻內容入手，突出文獻的知識內涵。還可以通過灰色文獻整序性組織分析，按照文獻所占的類別比順序整序。如：研究報告中經濟類占比較為突出，在文獻揭示時可以著重介紹報告的經濟價值；資料匯編中政治、法律類和經濟類占比較大，可以主要揭示文中的重大歷史事件、突出統計數據；民間文獻中文化藝術類占比較大，此類文獻可以從文獻藝術價值方面著重揭示，凸顯文獻特色。

4.3 文獻開發(fā)建議

目前，所有灰色文獻單元都存儲在同一個數據庫中，在數據庫中體現的狀態(tài)是散亂和無序的。無序狀態(tài)的文獻會使用戶不知所措，［13］且灰色文獻沒有統一標識，用戶在文獻檢索時會遇到一些困難。因此，灰色文獻需要進行再次開發(fā)，通過類目、主題、專題等信息的提取和加工，產生便于用戶檢索和利用的書目文獻。根據灰色文獻開發(fā)性組織類目編排法分析，可以按照地區(qū)為主線進行書目編制，如華北地區(qū)目錄、東北地區(qū)目錄、西北地區(qū)目錄等，適用于史料文獻及具有明顯地域色彩的文獻；也可以將時間作為主線，將文獻分為古代至近代作品目錄、現代作品目錄、當代作品目錄，適用于文學作品、連續(xù)性統計資料或報告等；也可按照學科分類法將文獻分為經濟、法律、文學等專科目錄。根據開發(fā)性組織分析的主題編排法，可以根據文獻體裁和文獻來源機構進行編制。如政府灰色文獻目錄、科研機構灰色文獻目錄、高校灰色文獻目錄等。同時，由于文獻出版的周期較長，對于時效性較強的灰色文獻來說，可以搭建網絡灰色文獻目錄，便于數據的及時更新、維護以及文獻的利用和檢索。

5 結語

出于政策制度、文獻保護等多方面考慮，國家圖書館對于灰色文獻的利用仍處于入藏狀態(tài)，沒有提供任何形式的對外服務。圖書館應當根據文獻來源及需求的不同，對入藏文獻進行分級管理和分層服務，將文獻分為可提供文獻、限制提供文獻和保密文獻，將服務分為面向大眾的閱覽服務、面向個人和機構的參考咨詢服務、面向政府機關的立法決策服務等，提升灰色文獻的社會認同，強化文獻來源機構的文獻保存意識，呼吁法律層面支持將不涉及國家機密的信息盡量向社會公開，提升文獻搜集和獲取的權限。希望學術研究機構能夠認可灰色文獻的價值，將灰色文獻納入學術影響力和學術質量評估體系，［1］為灰色文獻的建設創(chuàng)造良好的成長環(huán)境，使文獻價值最大化。