檔案管理工作路徑探討

張福民

檔案管理工作是一個單位或部門重要工作的組成部分，目前，大部分人員對檔案管理工作認識有所提升，也采取了相應的措施來提升檔案管理工作的質量，但是，從檔案的發展來看，檔案的功能還有待進一步開發。本文圍繞優化檔案管理工作的路徑進行研究，在明確檔案管理工作內容和特點的前提下，就當前檔案管理工作提出一些建議，供參考。

隨著現代企業的發展，現代企業的管理制度要求非常明確，如“權責明確、歸屬清晰、管理科學”等，現代企業的管理需要有效的檔案管理措施來支撐，尤其是新形勢下，企業的不斷發展壯大，檔案數量增多、涉及內容更廣泛，信息化進程也在加快，規范科學的企業管理對檔案管理的需求也越來越迫切，企業要想發展，就必須強化檔案管理的作用，努力做好檔案管理工作，不斷拓寬思路，多舉措地提升檔案管理水平，為企業發展提供有效的優質服務。

1信息時代檔案管理工作的內容和特點

1.1信息時代檔案管理工作的內容

就目前信息化快速發展來說，現今的檔案管理與傳統的檔案管理有所不同，現今檔案已經把現代信息技術融入到檔案管理各項工作中，檔案管理部門要強化學習，按照規劃進行實施，有組織地進行檔案收集管理;一般情況下，檔案管理人員對檔案資料收集時，可進行紙質與電子版同時收集，并進行有效的整理和保存。信息化檔案管理工作內容由傳統的實體走向了數字化，在一定程度上，檔案管理內容載體上可以從實體中脫離出來，向現代化檔案管理方式邁進。

1.2信息時代檔案管理工作的特點

在信息快速發展的現代，對于檔案管理來說，需要嚴格遵循相關的法律法規以及一些相關的政策要求，并且這些政策都是由檔案管理部門根據實際工作要求統一制定的，需要規范遵守。目前，我們在檔案管理手段上，大多數采取電子檔案的形式或者電子檔案與紙質文件同時共存，這在行動上已經明確檔案管理的信息化發展方向。對于信息的快速發展，在一定程度上現代信息技術的優勢得到了廣泛應用，很多單位已經實現了檔案管理的數字化，對于網絡化管理檔案的應用也得到推廣，有效地提高了檔案管理工作的效率，使檔案管理在日常工作中所具有的高效性、準確性都得到較好的發揮。

2信息時代創新檔案管理工作路徑分析

2.1不斷完善檔案管理的各項規章制度

制度是規范管理的依據，是做好一切工作的基礎，也是對檔案管理規范化、科學化的基本要求。隨著檔案管理方式的不斷改進，對檔案管理制度的相關要求也要作出相應的調整。要想做好檔案管理工作，必須強化檔案管理制度建設，完善檔案管理制度中不符合發展需求的一些規定，通過不斷完善檔案管理的各項規章制度，使檔案管理健康有序發展。管理制度中對檔案的保存期限、保管方法以及保密程度都要有明確的界定和標注，使檔案管理工作人員在進行檔案管理的過程中能夠有章可循，檔案保管、使用更加規范有序。檔案管理制度的完善，一定要站在發展的角度，要能夠適應社會的發展需要，對與發展不相適宜的管理制度要進行修訂和補充，對制度的盲區要及時進行變革，重新制訂出符合發展規律的新制度來。

2.2完善檔案管理體制

目前，在檔案管理上已經實現了檔案管理與信息技術的有效結合，但從效果上來看，檔案信息管理體制仍然存在著一些不足，主要體現在管理力度不夠的問題、檔案使用過程不是很方便快捷。另外，我國的檔案信息系統建設沒有統一的體系，屬于區域建檔，在管理上較分散。而且在信息系統的軟硬件管理上也存在分歧。所以，在完善檔案管理體制上，要考慮統一的概念，既保證各部門在信息自動化系統管理上統一，對檔案信息技術操作要一致，在軟硬件的選擇上要統一規范。

2.3實現檔案信息資源的充分共享

在信息化建設推進工作中，由于各部門之間沒有實現局域網建設，基本是各自為營，檔案信息資料由各部門自己管理，信息資源不流通，導致檔案信息資源不能充分共享，影響企業整體工作的推進。所以在工作流程上要明確檔案管理過程中的內容和涉及的范圍，對檔案管理過程中各項工作進行有效規范，對涉及的各個環節的工作要求進行明確，建立規范的檔案管理系統工程，來暢通檔案信息資源渠道，真正實現檔案信息資源的共享。

2.4加強檔案信息數據的建設

目前，我國檔案管理還處于紙質文件管理向信息化管理過渡的轉換時期，傳統檔案逐漸與信息化管理接軌，要強化檔案的規范化，使信息化發展提速，需要建立規范的數據庫檔案管理系統，檔案管理數據庫建設系統是檔案信息管理的核心技術，也是檔案管理的基礎性工作，建立數據庫需要根據單位工作的實際內容合理的建庫，在建設過程中，要本著從個體到全局的過程逐步加以完善，使檔案的每個內涵資料與網絡技術有機結合，使其能夠在使用上協調一致，從檔案目錄的總集合到具體數據的子集合，都要和諧協調，通過與網絡接軌，使檔案管理的工作效率更得到進一步的提高。

2.5強化檔案管理人員素質的提升

檔案管理人員是檔案管理質量提升的關鍵，要強化檔案管理人員的業務培訓工作，不斷提高檔案管理人員的業務素質和職業素養。通過強化檔案管理人員的業務素質，可以使其具備較強的業務能力，通過對檔案相關知識的掌握，可以較好的運用規范化的檔案管理手段，來提高檔案管理質量;要引導檔案管理人員樹立責任意識，全身心地投入到檔案管理工作中;檔案管理人員要有大局觀，規范管理，保證工作有序，使檔案管理工作能夠滿足企業發展需要。

綜上所述，檔案管理方法較多，要因人而異，立足實際，多研究適宜發展的檔案管理工作路徑，通過有選擇的進行檔案管理，才能進一步推動檔案管理工作的全面發展。

（作者單位：161023黑龍江省農墾九三管理局哈拉海農場）