淺論如何以項目管理視角有效提高教務工作效率

李安琪

摘 要：隨著高等教育的不斷發展，高等院校的規模也在持續擴大，相應的高校教務工作也越來越重要。面對教務工作中不斷出現的新挑戰，教務人員應以新的視角來分析問題解決問題。本文以項目管理的視角出發，借鑒項目管理中處理項目的方法就如何提高教務工作效率進行探討。

關鍵詞：教務工作;項目管理;工作效率

高校教務管理工作是高校教學工作的核心，是保證整個辦學機構正常運轉的后備力量，也是保證學校能正常培養各方面人才工作的基本前提， 總結來說是一個多因素、循環的動態過程。科學規范的教務管理系統，不僅能維持正常的教學秩序、也能提高人才培養質量以及保證辦學效益。教務員是完成教務工作的主要執行者，教務員的工作成效直接對高校人才培養工作產生重要的影響。因此，在面對如何提高教務工作效率的問題上要以創新視角多方面考慮。

一、教務人員的工作內容及作用

作為一名教務人員，主要工作包括工作內容主要有：常規教學排課、日常停調課、各階段教學檢查、考試管理（包括期初補考、期末考試、各項等級考試等）、學籍管理、檔案管理、畢業班工作管理等。在實際工作中教務人員主要發揮以下三方面的作用：

（一）橋梁作用。

教務管理工作的干系人包括校方各級領導、教師和學生，在這三大類服務對象中，教務人員起著橋梁作用，通過教務人員在工作中的不斷溝通交流，使校方、教師和學生之間能溝通順利;

（二）協調組織作用。

學校的教學資源有限，包括人力資源、教室資源等，教務人員則需要總體把握學校現有資源的數量，在教學管理中進行合理協調，最大效用的調動各方資源來保證教學活動正常進行;

（三）反饋作用。

在學校組織的各項教學檢查、聽課評課、教學評估標準要求等活動中，教務處、督導辦等管理部門會針對檢查中發現的問題向教務人員進行反饋，教務人員則需及時收集反饋意見，將各方面的意見和建議反饋給學院領導，方便為領導決策提供客觀有效的依據。

二、教務人員在工作中面臨的問題

在目前的工作過程中教務人員證面臨著一些困境：首先是“保姆式”服務，超量工作。教務人員不僅要承擔教學管理的職能，一般還要承擔院系的一般事務，在眾多繁雜事務待處理的情境下，教務人員通常都是超負荷工作。其次，教務人員在入職后，一般都沒有專業培訓，全靠老教務人員傳授經驗，未形成一系列工作流程。再次，目前的激勵機制和競爭機制不完善，無論做得好壞，沒有實際的獎勵或者懲罰機制，工作的積極性和熱情必然被極大地挫傷。最后，教務人員待遇低、學習機會少、晉升無望。

三、以項目管理視角提高工作效率的方法

如何有效的提高教務人員的工作效率，筆者認為可以借鑒項目管理中的一些方法。項目管理就是綜合知識、技能、工具與技術，集中應用于各項項目活動，以滿足總項目的要求。可以根據其邏輯關系，將其過程歸類成五大過程組：啟動→規劃→執行→監控→收尾。在項目的組織中，大部分的工作都可以被當成項目來做，并按項目的方式來進行管理。同樣，繁雜的教務工作也可以被當成一個大項目，其中的各項具體事務則可被看作是一個個的子項目。具體可借鑒方法可分為以下 5方面：

（一）選擇適用的過程來實現項目目標。

目前教務工作的處理大多是通過教務員之間口耳相傳，以過往經驗來傳遞給新人，并未有明確的文字流程。教務處可出臺各項教務工作處理的具體流程，加強在崗人員培訓，使教務員能明確處理工作的過程，減少不必要的摸索。對新進的教務人員，提供專業的崗前培訓，而不單只是與教學人員一樣參加教育學、心理學的培訓;充分利用老帶青，在迅速提高教務人員工作能力得同時，避免因人員變動導致崗位工作無人接手。

（二）使用經定義的方法來滿足要求。

在處理教務工作后，可總結經驗，方便在之后的工作中利用經驗，提高效率。識別和制定教務工作中的管理方法、最佳實踐和標準要求。

（三）建立并維系與干系人的適當溝通與互動。

在處理教務工作中，會與很多人打交道，這些人都是屬于干系人，包括學生、教師、學院及學校領導、教務處人員等。與之保持良好的溝通有利于教務工作的開展。領導層面需提高對教務工作的認同度。二級學院應多宣傳，讓老師們理解并支持教務工作，使教務人員的自身價值得到體現;作為領導應為教務人員爭取超工作量的薪酬待遇。

（四）遵守要求以滿足干系人的需要和期望。

在與眾多干系人的聯系中，要明確他們期望的結果是什么，并在遵守學校規章制度的前提下達到其期望及完成工作。學校也應平等提供學習機會和晉升機會。建立合理的有吸引力的教務人員職業晉升機制，使教務人員有多種選擇機會;平等提供學習機會。對教務人員而言，也能進一步提升自我，突破崗位的限制。

（五）在范圍、進度、預算、質量、資源和風險等相互競爭的制約因素之間尋求平衡，已完成特定的產品、服務或成果。

教務員需要處理的事務多且雜，在多項工作同時進行時，可按照緊急程度劃分順序來處理。另外一套科學適用的教務管理軟件對于教務人員來說非常重要，可以使其在處理教務工作中事半功倍。校方應根據學校的教學特點以及學生規模引進教務管理軟件。

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