高校資產(chǎn)管理內(nèi)控問題研究

熊慧珺

（武漢船舶職業(yè)技術(shù)學院，湖北 武漢 430050）

一、前言

高校資產(chǎn)管理產(chǎn)作為高等學校的重要組成部分,體現(xiàn)著高校的綜合實力，是其組織教學、科研活動的前提，鑒于高校特殊的辦學投入，高校資產(chǎn)管理的好壞會直接關(guān)乎高校的辦學水平,直接影響著高校的辦學規(guī)模、質(zhì)量和經(jīng)濟效益。目前很多高校在資產(chǎn)管理方面存在資產(chǎn)流失、資產(chǎn)不完整、采購流程及資產(chǎn)賬目不明晰登記、資產(chǎn)清查不合理等問題。有些高校的高層主管、財務(wù)人員利用高校內(nèi)部控制的漏洞進行不合理的甚至非法活動。因此，高校要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展就必須完善資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制管理，本研究將基于COSO理論體系，結(jié)合高校資產(chǎn)管理內(nèi)部管理方面，通過對高校的資產(chǎn)管理現(xiàn)狀深入分析，找到制約資產(chǎn)管理中的主要問題，進一步完善資產(chǎn)的管理體系，提出高效并可以堵塞漏洞的具體措施。

二、高校資產(chǎn)管理內(nèi)部控制特征

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)制度設(shè)置的基本要求，可以預防風險、提高效益，合理的調(diào)配資源，提升管理的一種方法，保障了企業(yè)正常的發(fā)展、經(jīng)營狀況穩(wěn)定。內(nèi)部控制體包括內(nèi)部環(huán)境、控制活動、信息與溝通、風險評估、內(nèi)部監(jiān)督五要素[1]，見圖1。

圖1 內(nèi)部控制五要素

（一）資產(chǎn)管理控制環(huán)境及控制活動特征

高校資產(chǎn)管理的內(nèi)部環(huán)境一般有資產(chǎn)管理中內(nèi)部控制權(quán)責分配、資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)等，而控制活動與控制環(huán)境緊密相關(guān)。控制活動包括高層檢查、信息處理、指標確定、職責分離等，管理層在正常決策的過程中，通過分析風險評估成果，采用相應(yīng)策略，降低資產(chǎn)耗損及流失。

武漢某高校的資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，該校以學校資產(chǎn)管理、物資采購、房產(chǎn)管理工作為主要內(nèi)容，為學校的教學工作提供服務(wù)與支撐，所有工作均圍繞教學展開，服務(wù)教學、保障教學。

目前已有采購招標流程（如圖2所示），有相應(yīng)的管理制度，如《二級單位資產(chǎn)管理規(guī)定》《資產(chǎn)管理員考核辦法》《辦公用品分級管理實施細則》等。但伴隨學校發(fā)展，資產(chǎn)管理中也出現(xiàn)新問題，具體體現(xiàn)在以下方面：一是每年招收資產(chǎn)員工，由于新進員工缺乏實踐管理經(jīng)驗，導致資產(chǎn)管理疏漏；二是學校資產(chǎn)管理員工負責全校資產(chǎn)的核對職責，與學校二級資產(chǎn)管理員工作分工合作編制余額統(tǒng)計表時，沒有明確的責權(quán)劃分，導致資產(chǎn)盤點不清楚等漏洞出現(xiàn)。三是由于資產(chǎn)管理員非專業(yè)會計，記賬疏漏，直接所導致盤存資產(chǎn)與登記資產(chǎn)匹配出現(xiàn)漏洞。四是資產(chǎn)管理部門對于投資過程的各級聯(lián)系相對薄弱，對于學校總體建設(shè)投資可能發(fā)生的風險話語權(quán)不強。

圖2 資產(chǎn)采購流程

（二）信息溝通層面特征

信息的有效傳遞和管理對企業(yè)的高效運作起著重要作用。信息溝通是學校各級部門對所需信息的實時準確獲取和實時通報，確保校內(nèi)外信息溝通暢通，便于員工履行職責，促進學校管理層與各級部門建立有效的溝通渠道，其中包括信息搜集及信息傳遞。部分高校的管理部門、項目部門、財務(wù)部門間的信息交流仍存在著一定的問題：內(nèi)部控制系統(tǒng)缺乏有效的信息系統(tǒng)、信息處理技術(shù)落后、信息傳遞不暢通。資產(chǎn)管理部需要各單位配合協(xié)同開展固定資產(chǎn)管理工作, 由于溝通不暢，沒有按照時間規(guī)定及業(yè)務(wù)要求上報資產(chǎn)信息，導致各項業(yè)務(wù)延遲時有發(fā)生。目前，很多高校并沒有建立完整的資產(chǎn)管理系統(tǒng)及平臺，圍繞固定資產(chǎn)的購置、使用、折舊再到報廢, 沒有形成一套完整的管理流程來對其進行控制。很多高校存在大量未損壞但無處存放的閑置資產(chǎn)，如果在管理中提高資產(chǎn)管理信息的準確性，促進閑置資產(chǎn)的使用率對節(jié)約高校成本有重要意義。

（三）資產(chǎn)管理風險評估特征

風險評估是任何企業(yè)制定防范措施的前提，因此，學校資產(chǎn)管理在實現(xiàn)良性發(fā)展的過程中，對出現(xiàn)的各類不穩(wěn)定元素進行實時發(fā)掘和分析，對目標有影響的各類政策做出調(diào)整[2]。伴隨經(jīng)濟發(fā)展，很多高校的固定資產(chǎn)風險評估機制尚不健全，事前并沒有建立風險防范以及必要的預警機制,在事前控制方面處于幾乎空白，在日常業(yè)務(wù)的經(jīng)營過程中，由于沒有經(jīng)過專業(yè)人員對風險來源、形成進行識別與分析，導致資產(chǎn)管理方面的漏洞時有發(fā)生。

（四）固定資產(chǎn)內(nèi)部監(jiān)督情況特征

內(nèi)部監(jiān)督是以檢測內(nèi)部控制管理力度為目的，對相關(guān)監(jiān)管制度進行完善，了解執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，并進行修改而采取的行為。一般分為日常監(jiān)督和特殊監(jiān)督。高校應(yīng)根據(jù)自身的內(nèi)部環(huán)境對內(nèi)部控制行為進行自我評估并出評估報告。很多高校每年進行固定資產(chǎn)盤點工作，但事實上實際盤點工作執(zhí)行不到位，資產(chǎn)實際盤點率不足100%，閑置資產(chǎn)未完全在《固定資產(chǎn)盤點報告》中顯示。內(nèi)部審計基于合規(guī)性和事后檢查，抽查年度報，但很多高校內(nèi)部控制體系缺乏有效的評價手段，再加上審計部工作人員偏少，年末學校涉及審計工作量大，無法充分發(fā)揮其在資產(chǎn)管理中審計階段的主體作用，從而導致了內(nèi)部監(jiān)控力度削弱。

三、完善內(nèi)部控制體系方案

（一）強化資產(chǎn)管理文化建設(shè)

學校需要在各級管理層強化內(nèi)部控制的原則，加強文化建設(shè)，使員工充分認識到內(nèi)部控制的重要性，必須牢固樹立內(nèi)部控制意識，各基層員工更要把內(nèi)部控制制度落到實處。針對資產(chǎn)部門在單位中話語權(quán)較弱的情況，要積極發(fā)掘并向管理層和其他業(yè)務(wù)部門共享資產(chǎn)工作。每年的年中旬，對二級學院級職能部門的職業(yè)技能進行培訓，并建立固定資產(chǎn)管理培訓機制，配合建立高校層面的固定資產(chǎn)考核機制，保證固定資產(chǎn)各項管理制度的貫徹實施，以提高其綜合素質(zhì)，增強業(yè)務(wù)能力。

（二）健全資產(chǎn)風險評估體系

風險評估作為內(nèi)部控制的五要素之一，也是對資產(chǎn)管理最為重要的一個環(huán)節(jié)，高校應(yīng)建立有效的財務(wù)內(nèi)部控制體系，更好地應(yīng)對風險的不確定，及時評估高校財務(wù)面臨的風險，并根據(jù)目標設(shè)定風險識別，風險評估和風險應(yīng)對的要求管理整個風險管理過程。對重大資產(chǎn)的購置和處置，應(yīng)強化預算和立項管理，增強資產(chǎn)管理的可操作性和適應(yīng)性，盡可能減少不合法或不合規(guī)、不合理業(yè)務(wù)的發(fā)生，尤其是預算調(diào)整不合理或越權(quán)審批，避免重大錯誤或舞弊、欺詐行為。設(shè)置專門的請購部門，安排專業(yè)人員對需求部門提出的需求預算進行審核，嚴格按照學校預算執(zhí)行制度進行請購手續(xù)，同時結(jié)合市場走勢來進行分析，對采購需求進行審核并且歸類匯總。

（三）建設(shè)資產(chǎn)管理平臺完善信息系統(tǒng)

學校資產(chǎn)信息系統(tǒng)建設(shè)，使各二級學院、職能部門與集團總部之間聯(lián)系緊密，做到及時的資源共享。為大幅提高資產(chǎn)管理的效率，引入資產(chǎn)管理系統(tǒng)提升固定資產(chǎn)信息采集的效率和準確性，目前固定資產(chǎn)發(fā)展的新方向是與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，在資產(chǎn)管理中引入RFID 電子標簽系統(tǒng)，通過電子標簽感應(yīng)確認資產(chǎn)信息，同時，開發(fā)信息系統(tǒng)和信息傳輸?shù)膬?nèi)部控制系統(tǒng)，也要加強信息安全的重要性。同時采取必要的技術(shù)手段，確保信息系統(tǒng)安全，穩(wěn)定及高效運行。

（四）加大資產(chǎn)管理中過程監(jiān)督，定期完善內(nèi)部控制評價報告

監(jiān)督制度貫穿于資產(chǎn)管理全過程的始終，強化內(nèi)部控制勢必要加強日常監(jiān)督及專項監(jiān)督。日常監(jiān)督是指對高校資產(chǎn)管理的全過程分月、季度檢查及監(jiān)督；專項監(jiān)督是對資產(chǎn)管理的發(fā)展戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營活動和業(yè)務(wù)流程等涉及內(nèi)部控制的單方面進行針對性檢查監(jiān)督。要定期完善內(nèi)部控制評價報告，及時發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整管理方案。

四、結(jié)語

完善高校資產(chǎn)管理中的內(nèi)部控制策略，對提升學校的管理效率有著巨大幫助，基于內(nèi)部控制的高校資產(chǎn)管理模式完善的相關(guān)舉措，如建立健全完善的科學部門組織結(jié)構(gòu)、確立資產(chǎn)全面風險管理理念等更是高校短期和長期的發(fā)展目標實現(xiàn)的重要保證。