基于大數據背景的改善高校財務管理工作探討

吳瓊

[摘要]隨著信息化程度的不斷提高，大數據在各個領域都得到了廣泛的應用。這也為高校的財務管理工作從傳統模式到信息化模式的轉型帶來了新的機遇與挑戰。目前，由于高校財務信息化程度不夠高，導致財務數據從采集、傳輸、處理到輸出流程的效率低下，產生了眾多財務管理問題。文章通過分析高校財務信息化管理中與報表編制、系統整合、報銷與核算以及人才培養相關的問題，提出建議，以推動高校財務管理工作的發展。

[關鍵詞]大數據；高校；財務管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201911195

1引言

在當今社會，大數據作為國家的競爭戰略，已被運用于各個領域，對提高社會的信息化水平有重大的影響。然而，對于高校的財務管理來說，大數據應用起步較晚。從報銷預約到財務數據的采集，從會計核算到預決算報表的編制，從財務信息在各學院與部門間的流轉到財務決策的制定，各個財務管理環節的信息化程度都不高。數據分散性強，信息共享性弱，使會計信息無法充分發揮其管理職能。因此，研究大數據在高校財務管理工作中的應用，對改善高校財務管理工作有著積極的意義。

2高校財務管理工作中的信息化問題分析

21財務報表編制標準化欠缺

在高校財務報表中，除了少數會計制度規定的報表具有統一的要求與格式外，不少為滿足管理需要的報表沒有統一的格式與標準。因此，形式多樣且非標準化的財務數據處理，難以用系統來實現自動化，大部分工作需要通過人工來完成。從預算、核算到決算，每一個環節都少不了大量的人工干預。報表的內容和格式還會隨著管理者要求的變化而不斷調整，大大降低了年度間財務信息的可比性以及預決算工作的銜接性。

22系統整合程度不高

為保證財務數據的安全性，高校財務管理系統往往獨立于其他系統。這種獨立性所產生最大的弊端，就是數據分散。系統間的整合程度不高，易造成數據冗余。例如，光是資產管理，就有多種系統支持，如家具系統、設備系統、化學品管理系統等，它們與賬務系統進行粗略的關聯。此外，財務系統無法直接對接人事、教務、后勤、學生事務等部門的管理與服務工作，無法充分發揮管理會計的職能。數據的使用者需要登入不同的系統，才可獲取需要的信息，無法快速高效地利用財務信息作出有價值的決策。

23報銷手續繁瑣、核算工作量大

在高校財務中，抱怨得最多的，就是報銷手續繁瑣的問題。對于經辦人來說，從整理收集材料，到網上報銷預約，到各類表格的簽字蓋章，每一個環節都要花費不少精力與時間。盡管預約報銷系統可幫助財務人員減輕核算壓力，但是財務人員的工作量依然較大，一是由于報銷業務本身的繁多；二是由于財務人員需要在報銷材料審核、憑證數據導入以及科目錄入和修改等方面花費較多的時間，這會延長經辦人的報銷等待時間。

24復合型人才欠缺

在高校信息化程度日益提高的背景下，財務人員的能力與素質變得日益重要。但是多數財務人員在遇到信息系統問題時束手無策，需要請求IT部門的幫助。然而，IT部門的工作人員由于缺乏財務知識，也很難及時解決問題，因此問題可能耽擱很久還未解決。由于缺乏全面的財務信息系統培訓，財務人員只會操作系統，卻不知如何解決問題。

此外，高校財務人員往往習慣于傳統的工作方式，不善于思考如何把繁瑣的工作進行流程改造與標準化設計，如何用先進的信息技術來簡化與優化財務工作。這導致財務人員在基礎性的數據處理工作中花費過多的時間，無法把更多的精力花在更有價值的財務工作中去，如財務分析及為領導提供管理性建議等。

3大數據的特征及其在高校財務管理工作中的應用

31大數據的特征

大數據是一種海量的數據集合，通過利用信息技術進行處理與分析，可以挖掘出有價值的信息，供人們進行有效決策，具有海量性、多樣性、高速性、易變性的特征。大數據之所以可以應用于高校的財務系統，是因為高校的財務數據的數量和種類繁多，需要通過先進的數據處理與分析手段，才可以為管理者提供有價值的財務信息。

32大數據在高校財務管理工作中的應用

321提高財務報表編制的標準化

高校的財務報表是各類財務數據經過處理、加工與分析后形成的輸出形式，也是與大數據應用聯系最緊密的方面。由于高校財務活動種類繁多，需要統計與分析的財務信息紛繁復雜，因此，報表的種類也形式多樣。如何讓財務人員從繁重的數據處理與報表編制工作中解放出來，投入到更有價值的財務分析與管理工作中去，是一個值得研究的問題。解決這一問題的關鍵就是制定標準化的財務報表編制流程，優化財務系統，提高工作效率。

值得注意的是，對報表編制流程進行周密與高效的設計，是提高財務報表編制標準化的關鍵。一些關于質量與流程管理的先進理論與經驗表明，提高質量與效率的關鍵，就是在于做事之前，對流程進行巧妙的設計。如果財務人員在編制報表時，缺乏明確的目標與清晰的計劃，就可能在不斷的數據加工、修改與調整中花費過多的精力與成本，降低了財務報表編制的效率與質量。在大型企業或跨國公司，也有形式多樣的管理性報表，但是幾乎所有的報表都有標準化的格式，大部分報表可以通過系統一鍵生成；對于少部分報表，財務人員只需通過對數據進行少量的修改與調整，就能完成報表的編制工作。因此，高校的管理者需要厘清思路，明確需要獲取哪些財務信息，規范管理性報表的格式與內容，優化報表系統，提高財務信息生成的質量與效率。例如，通過統一預決算報表科目與模板，并設置預算執行率公式，能使各經濟內容的預算執行情況得到實時的反映，便于預算控制與資金使用管理。

322加強系統整合，提高工作效率

高校財務系統的獨立性，對于財務數據安全來說至關重要，但是對于管理來說卻是一種劣勢，使各部門的管理人員無法直接獲取財務信息。因此，如何在確保財務安全的前提下，建立財務與管理一體化的綜合信息平臺，是一項重要的工作。

首先，需要構建一體化的綜合資產管理平臺，確保財務系統與各個資產管理系統共用數據庫。資產的采購、報廢等信息在首次錄入系統后，經相關部門審核，由系統自動記賬并計算折舊。通過系統，可查詢資產的原值、折舊、現值、型號、編碼、存放地點等多種信息，便于資產清查工作的開展。財務人員還可以綜合分析系統信息，加強資產管理，通過協調相關部門，提高資源的合理配置。

其次，財務系統需要與人事、教務、后勤、學生事務等部門的系統進行整合，有助于預決算工作的開展以及為各個部門提供有價值的決策信息。例如，預算的錄入、更新、調整、審核、上報、下達等工作，都可以通過系統完成。各個部門可登入系統，在統一的預算模板上錄入預算信息，匯總生成預算報表，可避免大量的重復性工作及數據傳輸錯誤。另外，系統可自動匯總核算信息，并根據各個部門不同的業務類型，生成管理性報表，為管理者提供決策信息。

最后，還需要完善內控制度，通過設置用戶權限、建立防火墻、定期數據備份、更新殺毒軟件、加強數據風險管理培訓等多種渠道，確保財務數據的安全性。

323重視流程改造，簡化報銷與核算流程

對于高校報銷手續煩瑣的問題，可通過簡化流程及優化報銷系統來解決。在歐美發達國家的高校，也有許多報銷工作，但是高度的電子化流程并沒有給經辦人和財務人員帶來太多的工作量，值得中國高校借鑒與學習。

例如，經費的申請與審批一般在網上進行，經費的使用者與負責人可隨時隨地通過網絡進行交流，省去了手工簽字蓋章的煩瑣流程。另外，預約報銷系統與賬務系統高度整合，可自動生成會計憑證及打卡信息，能省去會計核算人員的一些基礎且重復性的數據錄入工作。財務人員只需核對原始單據與打卡信息，選擇資金來源，即可自動付款，大大減少了報銷等待時間以及核算工作量。此外，需推進無紙化報銷與核算流程。在電子發票越來越普及的今天，經辦人無須打印電子發票，只需在報銷系統中認證發票，即可上傳發票信息并避免重復報銷。接著，通過掃描并上傳其他相關材料，即可實現無紙化報賬。財務人員只需對報銷系統中的材料進行審核并與經辦人進行線上溝通，省去了傳統報銷工作中因缺少材料或材料不正確所產生的溝通與往來時間。此外，對報銷材料的電子化存檔，可以方便查閱，省去了傳統翻憑證查賬的大量時間。

324注重培養復合型人才

在高校財務工作中，推進大數據應用最重要的因素，就是人的因素。管理者需具備先進的信息化管理意識，在頂層設計中考慮大數據在財務工作中的應用。

同時，大數據應用也為財務人員提出了越來越高的要求。首先，財務人員應該思考如何從傳統的工作模式中解放出來，學會利用信息化手段對財務數據進行采集、處理、輸出與分析，減少基礎且重復性的勞動，用更多的精力去發掘有價值的財務信息，以支持學校的管理與服務工作。其次，財務人員不僅需要加強業務知識，還需要不斷提升大數據應用及信息化操作方面的技能，做到可以獨立解決工作中大部分與財務信息系統相關的問題。最后，財務人員需要對大數據應用進行深入的研究，通過學習大數據在國內外高校及企業財務中成功應用的案例，提出在流程改造及系統升級中的設想，以最大限度地提高工作效率并挖掘有價值的財務信息。

參考文獻：

[1]唐雅論大數據對高校財務管理的影響[J].中國管理信息化，2016，19（14）：41

[2]姜紅梅論大數據時代提升高校財務管理的對策[J].信息系統工程，2017（4）：110-111