淺談檔案保密工作的保障措施

檔案是直接形成歷史的記錄，是國家資源不可或缺的一部分，恰當地利用檔案并保護好檔案可以給整個社會造福，而在管理中出現意外，講會給某個行業甚至是國家的發展帶來災難性危害。我們應該提高對檔案管理認知程度，加大對檔案管理工作的規范力度，讓檔案處于更加安全、更加便于利用的位置。檔案管理是一項比較繁瑣的工作，需要管理人員真心投入，并在我國的法律法規允許的范圍內開展工作，對違背法律法規的行為有權制止，已達到保護檔案信息的目的。因此，深入研究檔案管理工作的保密性和利用效率變得十分必要。僅就如何做好檔案保密工作，確保檔案安全闡述幾點粗淺的認識。

一、強化檔案保密意識

檔案部門要不斷增強做好檔案保密工作的責任感和使命感，切實重視和不斷強化檔案保密工作。一是思想觀念上的加強，二是管理上的加強，三是保密工作方式方法上的加強;嚴峻的形式告訴我們，新形勢下保密環境比過去更加復雜，保密防范的難度進一步加大，保護國家秘密安全的要求更高，責任更重。強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務。同時，要認真貫徹“預防為主”的方針政策，堅決阻止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。

二、加強檔案庫房安全建設

檔案庫房的管理員要做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控設備等防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作。其次，檔案庫房應指定專人負責管理，無關人員一律禁止入內。其三，應減少檔案的破損率延長檔案的使用壽命。另外，要堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案數目的同時，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

三、完善保密檔案借閱管理

加強保密檔案借閱制度建設至關重要。應制度細致完善的檔案借閱制度、外借制度、復印制度等。各項檔案借閱規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善，確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須按要求填寫借單，由直接領導、項目負責人簽字，認真履行登記、簽字手續，填寫借閱卡及借閱簿，手續齊全后方可借閱。借閱人要遵守保密制度，嚴禁轉借泄密和以個人名義向外單位轉讓檔案技術成果。保密檔案使用完畢后應及時核對、檢查、維護，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項。借閱的檔案要保管好，不能丟失，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，及時向檔案部門報告，進行補救。

四、加強電子檔案管理

安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標。電子檔案從保管形式上主要分為兩種，一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網絡數據庫中的電子檔案。存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以復制副本或異地保存。在借閱方面主要應做到以下幾點：一是所借的電子檔案項目要與正在設計的工程項目內容相同，且要經主管領導及項目負責人批準，方可借閱;二是要根據使用者的情況，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式;三是應根據電子檔案內容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用;四是要對重要電子檔案的信息內容進行加密處理。而存儲在網絡數據庫中的電子檔案，則應重點做好數據庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統的保密管理，做好內外網分離工作，并對內外網服務器部署好防火墻;涉密計算機不得與國際互聯網相連。其次，為了防止內部人員將保密資料非法外傳，需要對每個人做好權限控制，確保保密數據只能被有權限的人使用，且整個使用過程應被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。其三，可根據權限查閱，在權限范圍內更改、編輯圖紙、文本，但是不能將圖紙及文本本身或者內容下載到終端用戶及任何設備上。這樣，所有的保密數據統一集中地保存在服務器上，既有效又安全，從根本上杜絕保密信息的泄露。

五、做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限，而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年，保密期限在一年及意見以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央，國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

新時期對檔案信息的保密工作要求更高，要嚴格恪守自己的職業道德，遵守各項規章制度，增強檔案保密工作的使命感和責任感，做好檔案保密管理工作。要不斷加強學習，努力提高自身綜合能力，緊跟時代的要求，積極探索檔案現代管理模式，增強安全保密意識，不斷提高檔案保密工作管理水平。

作者簡介

趙彥濤（1981.10—），女，漢族，籍貫：石家莊市藁城區，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。