高校辦公室管理工作探析

【摘 要】 本文闡述了高校辦公室管理工作的相關內容，分析了高校辦公室管理工作中存在的問題，提出了相應的對策建議。要實現管理制度化，轉變工作理念，增強創新意識，提升創新水平，提升辦公室隊伍的整體素質，建設和完善辦公自動化系統，以推進我國高等教育事業朝向健康、穩定的方向發展。

【關鍵詞】 高校辦公室;管理工作;問題;對策

高校辦公室是學校的綜合辦事機構，擔負著學校日常性行政事務的管理和服務工作，是學校行政管理體系的助推器，辦公室工作水平的高低將直接影響到高校管理的運轉效率與實效。因此，在一定程度而言，辦公室工作水平的高低也關乎到高校教育事業的健康順利發展。在此背景下，探討辦公室管理工作就顯得十分有意義。

一、高校辦公室管理工作的相關內容

21世紀，高校的地位和作用與日俱增，其與社會的聯系也越來越密切。作為承擔著高校綜合管理工作的辦公室面臨著更多的工作內容。

1、緊緊圍繞學校的中心開展工作

高校辦公室作為直接服務學校領導和學校中心工作的綜合性協調部門，其工作的全局性和中心性是學校辦公室區別于其他學院、部門辦公室的根本特點。學校辦公室作為學校工作的中樞部門和學校領導重要的參謀助手，必須從學校工作全局的角度出發，始終服務于學校工作中心，切實做好各項協調、推進、服務、保障工作，確保學校戰略發展目標的有序完成和各階段重點工作的順利、有序開展，努力為學校的全面發展而奮斗。

2、以服務于學校的教學、科研和廣大師生為工作重心

高校辦公室工作的重心是服務于學校的教學、科研，并以廣大師生為服務對象，這是高校辦公室工作區別于其他行政綜合管理辦公室的主要特點。行政管理和教學科研在當前大學中不可或缺，且有重要的地位。同時，兩者也是相輔相成、互相促進的，即高水平的教學科研，為學校行政管理工作提供了基礎和目標，高水平的行政管理又為教學科研水平的持續提高給予了保障和支撐。此外，學校中的教師隊伍、管理隊伍和學生隊伍也十分重要，相互促進，共同服務于學校的整體工作。為了更好地把握服務的宗旨，更好地服務于教學科研和人才培養，為各學院、機關部的師生提供規范、便捷、高效和真誠的服務，辦公室工作人員付出了辛勤的汗水和智慧。

3、與學校各院系、各部門及社會各界的聯系

新時代下，大學已經不再是傳統封閉、獨立的機構，而是一個溝通社會各界、身兼多種功能的復合社會組織。大學與社會日益加強的聯系在學校辦公室工作中的突出表現極為明顯。當前高校辦公室不僅是學校內部溝通上下、聯系左右的樞紐，而且與校外的政府、企業、地方及社會各界發生著普遍聯系，這也是現代大學發展的客觀趨勢所致。在校內，學校的各類事務的上情下達需要通過辦公室向各院系、各部門進行傳遞。對外與社會各界的聯系也是學校辦公室的重要職能，如與教育系統內的聯系和教育系統外的聯系，與上級相關管理部門之間的聯系，與兄弟高校、地方部門之間的平行聯系，與具有項目合作關系的單位的聯系和校友、校董關系的聯系，等等。這些聯系形式多樣、范圍廣泛、內容豐富，既為高校辦公室的管理工作帶來了發展機遇，也帶來了挑戰。因此，高校辦公室也要積極探索行之有效的措施，不斷加強和促進與社會各界的互動和合作。

二、高校辦公室管理工作存在的問題

隨著我國教育事業的不斷發展，辦公室管理中遺留的舊體制、舊思想已經無法適應新時代下的要求。盡管辦公室管理工作在高校教育事業發展和改革中發揮了重要作用，也取得了一些良好成績，但是也存在著很多不足之處，具體為：

首先，管理機制尚未健全，規章制度不完善。俗話說：“無規矩，不成方圓”。辦公室工作任務多而繁雜，如果沒有健全的管理機制和完善的規章制度，全校師生員工便無章可循，處于一種松散狀態，不利于凝聚力的聚集。當前，盡管很多院校建立了相關管理機制和制度，但與實際工作還不相適應，導致很多制度形同虛設，多以經驗為主來開展工作，這樣勢必會影響辦公室業務水平和帶來安全隱患，所以，建立一套完善的管理機制和規章制度，并進行科學有效的管理是非常重要的。

其次，工作繁雜，壓力大，突發情況頻發。隨著學校事業的不斷擴展、各項工作要求的規范和仔細，辦公室服務對象的逐漸增加，使得工作負擔不僅繁雜，而且壓力加大。同時新業務的不斷出現，也導致了很多突發情況頻發，這對做好辦公室管理工作提出了新的挑戰，但面對突發問題，若不能夠進行及時有效的處理，則會導致辦公室工作處于混亂狀態，給高校管理工作帶來不利影響。

再次，管理理念不明確，工作積極性不高。高校教育事業要順利發展，進一步明確辦公室管理理念至關重要。反之，在開展辦公室業務工作中，沒有明確的管理理念，將會導致工作人員工作積極性不高，工作態度不端正。

最后，辦公室人員水平參差不齊，隊伍整體素質有待提高。辦公室工作事務繁雜，需要工作人員具備較強的洞察能力、扎實的文字能力、敏銳的分析能力、良好的協調能力、靈活的應變能力、豐富的禮儀知識等多方面、多學科的知識能力。由于受工作性質的影響，很多辦公室工作人員是從機關干部、輔導員、教師、教輔隊伍選調，或者留用本校畢業生而選來的，有的人員雖然具備了較高的專業素質，但對于辦公室工作還不熟悉，難以適應崗位要求。加之一些人員還是半路出家，缺乏專業訓練，更加不能適應辦公室工作要求，進而影響辦公室人員的人際關系及處理問題的能力。

此外，隨著高校教育水平的不斷提高，網絡技術的廣泛應用，高校也正進入一個全方位的網絡環境，但是在開展辦公室工作中，還過多地依靠傳統的工作方法和模式，還沒有建設完善的高校辦公室辦公自動化系統，不利于辦公室工作效率的提高。

三、提升高校辦公室管理工作水平的幾點建議

辦公室是一個既有承上啟下、協調左右、聯系內外的樞紐作用，又有傳遞信息、輔助領導決策的參謀助手作用，其職能和地位特別重要。當前，在新形勢下，為了更好地發揮高校辦公室的重要作用，更好地服務于教學、科研工作，服務于高校的教育發展事業，需要做好以下幾點。

1、加強制度化管理

有效的辦公制度是高校辦公室工作開展的基礎。具體來說，就要結合學校的發展要求和具體情況，建立健全相關機制和規章制度，以提高管理水平，保證工作秩序的正常運行，讓辦公室的每一項工作都有章可循、有規可依;強化以人為本、全心全意為師生服務的管理理念，建立既能約束又能激勵的競爭機制和政策，營造人盡其才、才盡其用的工作環境，激勵、調動工作人員的主觀能動性和創新意識;規范辦事程序，明確辦事的先后次序、具體步驟和基本要求，從根本上杜絕越級、推諉、扯皮現象;明確職責分工，實現目標管理和考核，必須按照每個人的職責和任務作出明確而具體的規定，制定定量的目標和要求，實現績效考核的公正性。同時，還要健全相應的獎懲制度，避免閑人無所事事，忙人不可開交的現象，從而促進健康的辦公室競爭氛圍，提升辦公室工作效率。

2、轉變工作理念

新時代下，因循守舊、墨守成規、思想保守、開拓創新意識不強、縮手縮腳，是做不出成績，創不出業績的。要生存，要發展，就必須對新事物、新問題有敏銳的意識和洞察力，有獨創性的見解。對于舊問題，就必須突破瓶頸，從新的角度去思考問題、解決問題。具體到高校辦公室工作人員，就要轉變以往被動式服務管理理念，形成主動的服務管理理念，從而為高校教學、科研和廣大師生提供更多角度、更多層次的優質服務。

3、增強創新意識，提升創新水平

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達不竭的動力。隨著時代的發展，各個行業都在力求創新發展，這對于高校辦公室管理工作也不例外。長期以來，高校辦公室工作都是瑣碎事、繁雜事。工作人員經常按照領導意圖辦事，主動性較差，長此以往，會形成被動從屬、謹小慎微的思維定勢，這對辦公室工作創新、辦事效率提升都很不利。因此，增強創新意識、提升創新水平十分關鍵。具體而言：一是要與時俱進，培養具有創新意識和創新能力的人才;二是變封閉性思維、單向性思維、守成性思維為開放性思維、多向性思維和創新性思維，形成新的發展觀，明確和掌握各種服務訴求，為學校領導形成決策和學校教育事業的發展發揮好參謀助手職能;三是提升創新水平，勇于實踐，在具體實際工作中大膽跳出經驗主義的條條框框，運用創新的思維和能力，探索解決遇到的各種問題，從而取得工作成效。

4、提升辦公室隊伍的整體素質

努力建設一支高素質的工作隊伍，是做好辦公室工作強有力的保障。一是要樹立終身學習的進取意識，加強理論學習。堅持用馬克思中國化的最新研究成果武裝頭腦，堅定政治信仰，自覺用科學發展觀來指導實踐工作，將科學理論作為強大精神的支柱和動力源泉;勤于積累和總結。因為有了雄厚的知識積累，才能做到厚積薄發;要學會思考。學而不思則罔，思而不學則殆，只有學會思考，才能將感性的東西理性化，將零散的東西系統化;要勇于實踐。理論指導實踐，實踐又對理論起著決定作用，在工作實踐中增長知識，鍛煉才能，用實踐來檢驗學習的效果，從而實現學以致用、學用相長、不斷進步的工作目標。二是培養無私奉獻的精神。沒有吃苦耐勞、無私奉獻的精神是很難做好辦公室工作的。高校辦公室工作包羅萬象、承擔了大量繁雜的事務和政務，這就需要培養辦公室人員窮且益堅、不失青云之志的任勞任怨、忘我奉獻精神。同時，辦公室人員還要嚴于律己，保持清正廉潔，不以權謀私，以良好的形象和出色的工作業績來實現自身的價值。三是增強辦公室人員的心理承受力。一個人的素質如何，往往決定著業務素質的發揮。辦公室人員應該具備良好的心理素質，學會在各種復雜的事物面前始終保持理智、清醒的本領。努力做到遇大事而不亂、遇急事而不慌張、遇難事而不回避、辦理瑣事而不心煩、壓力再大而不煩躁、打擾再多而不埋怨，始終保持良好的心理狀態，并以積極、飽滿的工作熱情和姿態面對領導、廣大師生和各種辦公室事務。四是重視對辦公室工作人員的培訓工作，加強對校辦業務部門培訓信息的掌握，建立相關人員外出培訓、交流學習的工作機制，通過外出培訓、交流學習不斷開拓工作人員的視野，提升素質，增強辦公能力。

5、建設和完善高校辦公室辦公自動化系統

隨著計算機、通信技術的不斷發展和有效融合，以及網絡的普及應用和發展，信息的處理和傳遞突破了時間和地域的局限，這不僅改變著人們的生活方式和思維，還影響著高校的管理模式。為了適應這一趨勢，建設和完善高校辦公室辦公自動化系統尤為重要。如：借助計算機網絡，實施辦公室網絡化管理，實現辦公要素數字化和全程跟蹤、記錄、歸納，這樣既能很好地提高辦公效率，又能緩解辦公室工作的繁重和管理人員不足的問題。同時，建設和完善辦公自動化也有助于各部門的協同一致、加強合作，從而為辦公室管理工作走向定性管理和定量管理相結合的科學管理軌道提供更加科學的依據。同時需要注意，在建設和完善高校辦公室辦公自動化系統中，要加強領導、責任分工明確，準確定位、有序推進，軟硬結合、全力保障，加強防范措施，確保網絡運行安全。

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【作者簡介】

張新婭（1969—）女，漢族，陜西商州人，陜西學前師范學院幼兒教育學院助理研究員，主要研究方向：教育管理.