財務(wù)共享服務(wù)報賬均衡性指標(biāo)評價研究

朱朝暉 李秭婧 郭惠娟

【摘要】? 業(yè)務(wù)部門報賬均衡性是大型企業(yè)財務(wù)部門特別是財務(wù)共享服務(wù)體系不可回避的一個棘手問題。文章以財務(wù)共享服務(wù)下的甲公司及所屬單位（以下簡稱“甲公司”）2017年全年每天的報賬數(shù)量為研究對象，采用現(xiàn)有指標(biāo)測算分析，在此基礎(chǔ)上修訂了更為適用的指標(biāo)。在實踐應(yīng)用和引導(dǎo)下，報賬均衡性問題得到了顯著改善，取得了明顯的成效。

【關(guān)鍵詞】? 共享服務(wù);報賬均衡性;指標(biāo)研究

【中圖分類】? F275? 【文獻標(biāo)識碼】? A? 【文章編】? 1002-5812（2019）09-0100-02

一、報賬均衡性現(xiàn)狀

業(yè)務(wù)部門報賬均衡性問題是財務(wù)共享服務(wù)模式下財務(wù)部門經(jīng)常面臨的一個問題。業(yè)務(wù)部門報賬通常具有集中度高、數(shù)量多的特點，一旦報賬數(shù)量過于集中，必然會極大地影響到財務(wù)共享服務(wù)中的工作效率，對財務(wù)部門來說，集中性大量報賬造成財務(wù)人員的工作節(jié)奏混亂，工作質(zhì)量下降，工作量安排不均衡，工作時效性等受到很大的影響。對業(yè)務(wù)部門而言，集中性大量報賬容易造成報賬單據(jù)質(zhì)量的下降，報賬單據(jù)退回率較高，業(yè)務(wù)部門需要多次修改，長此以往會導(dǎo)致財務(wù)部門服務(wù)滿意度下降，容易引發(fā)部門之間的矛盾。

甲公司開展財務(wù)共享服務(wù)后，所屬各單位報賬全部集中到財務(wù)共享服務(wù)中心進行財務(wù)審核、會計核算與資金支付。各單位將報賬全部集中在月末，業(yè)務(wù)部門集中報賬影響更加突出，財務(wù)共享服務(wù)中心人員工作量分配嚴(yán)重失衡。以甲公司2017年10月份報賬總數(shù)量為例：甲公司各單位10月份報賬8 497筆，其中24—31日報賬4 908筆，占全月總報賬數(shù)量的58%。甲公司本部10月份報賬1 169筆，其中24—31日報賬903筆，占全月報賬數(shù)量的77%。其他單位、其他月份也大體如此。見圖1。

二、報賬均衡指標(biāo)評價分析

甲公司2017年采用了成本報賬進度指標(biāo)評價業(yè)務(wù)量均衡性，在實際使用中取得了一些成效，但是在應(yīng)用過程中弊端也較多。2018年初甲公司對報賬均衡性問題進行了深入研究，確定了新的“修正單位標(biāo)準(zhǔn)差”指標(biāo)，報賬均衡性得到了有效評價。

（一）成本報賬進度指標(biāo)評價均衡性執(zhí)行情況

甲公司在2017年使用了成本報賬進度指標(biāo)，該指標(biāo)的設(shè)計思想是通過控制上半月的報賬數(shù)量占全月比重，來評價全月的報賬均衡性。具體計算為：成本報賬進度=（上半月成本費用報賬完成筆數(shù)/全月成本費用總報賬完成筆數(shù)）×100%

具體評價方法見表1。

2017年使用了成本報賬進度指標(biāo)后，業(yè)務(wù)部門逐漸將報賬集中到月度中上旬。盡管未能從根本上解決報賬均衡性的問題，但是這一指標(biāo)的應(yīng)用給財務(wù)部門留下了處理業(yè)務(wù)的時間，一定程度上緩解了財務(wù)工作的壓力，有利于提高財務(wù)核算的正確率。采用成本報賬進度指標(biāo)后，業(yè)務(wù)部門報賬基本都在每月中上旬。以甲公司2017年10月份成本報賬和工程報賬的報賬總數(shù)量為例，2017年10月份報賬6 174筆，其中1—15日報賬4 463筆，占全月報賬總數(shù)量的72%。但該指標(biāo)在應(yīng)用過程中存在三方面問題，一是該指標(biāo)并不能從根本上解決業(yè)務(wù)部門均衡報賬的問題，只是將原月底集中報賬轉(zhuǎn)變?yōu)樵轮猩涎袌筚~。二是該指標(biāo)考核時存在缺陷和漏洞，如果在一個月的前13天都沒有報賬，在14—15日完成全月大部分報賬，該單位考核排名也是靠前的，人為操控空間較大。三是財務(wù)人員工作量分配仍然是個問題，月度中上旬的工作量特別多，但是月度下旬的工作量較少，工作量仍然不均衡。

（二）改進后的修正單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)評價均衡性

基于以上存在的問題，甲公司采用了修正單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)，有效地評價業(yè)務(wù)均衡性。

評價各單位報賬進度均衡性的指標(biāo)名稱為“報賬均衡性評價指標(biāo)”，其計算公式為：[σ=i=1N（xi-μ）2]/M。其中：Xi為每日的報賬數(shù)量;μ為當(dāng)月報賬的平均數(shù)量，即每月總報賬數(shù)量與日歷天數(shù)的商;N為當(dāng)月總天數(shù);M為當(dāng)月報賬總數(shù)量。報賬均衡性指標(biāo)值σ值越高，代表報賬進度分布越不均勻。

1.“修正單位標(biāo)準(zhǔn)差”指標(biāo)的具體推導(dǎo)過程如下：

（1）方差指標(biāo)。方差是衡量一組數(shù)據(jù)波動性的重要指標(biāo)，如果采用方差來評價報賬的均衡性，會受到報賬數(shù)量基數(shù)的影響，報賬數(shù)量多的單位方差比較大，報賬數(shù)量少的單位方差比較小。例如，甲公司本部2017年10月份報賬452筆，方差為567，甲公司所屬的科學(xué)院2017年10月報賬227筆，方差為196。甲公司本部和甲公司科學(xué)院報賬的情況基本一致，大部分報賬都是在月度中上旬完成。由于兩個單位報賬總數(shù)量相差較大，導(dǎo)致方差值差異隨之變大，不具可比性。因此，方差不適用。

（2）標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)。繼續(xù)使用前述案例，采用標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)進行分析。甲公司本部2017年10月份標(biāo)準(zhǔn)差為24，甲公司科學(xué)院2017年10月份標(biāo)準(zhǔn)差為14。標(biāo)準(zhǔn)差存在的問題與方差的問題是相同的。因此，標(biāo)準(zhǔn)差也不適用。見圖2、圖3。

（3）單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)。由于衡量的是報賬數(shù)量的均衡性，考慮將標(biāo)準(zhǔn)差平均分?jǐn)偟矫恳粋€單據(jù)上，得出單位標(biāo)準(zhǔn)差，即保障均衡性=均方差/報賬單據(jù)總量。甲公司本部、科學(xué)院2017年10月份單位標(biāo)準(zhǔn)差分別為0.05、0.06，單位標(biāo)準(zhǔn)差基本可以有效地衡量報賬均衡性。但是，通過進一步驗證極值時發(fā)現(xiàn)，單位標(biāo)準(zhǔn)差也存在缺陷。假設(shè)，甲公司本部10月和11月只在1日報賬了1筆，計算得出10月、11月單位標(biāo)準(zhǔn)差分別為0.179、0.183，單位標(biāo)準(zhǔn)差并不一致，主要原因是每月的天數(shù)不一致。

（4）修正單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)。為解決每月天數(shù)的影響，將單位標(biāo)準(zhǔn)差進行修訂，即修正單位標(biāo)準(zhǔn)差=[i=1N（xi-μ）2]/M。按照10月份業(yè)務(wù)量計算得出甲公司本部修正單位標(biāo)準(zhǔn)差為0.29，甲公司科學(xué)院修正單位標(biāo)準(zhǔn)差為0.34。按照前述假設(shè)，甲公司本部在10月、11月同在1日報賬1筆，即將全月的報賬在一天全部報賬完畢，計算得出修正單位標(biāo)準(zhǔn)差同為1。再假設(shè)，倘若每天的報賬數(shù)量均一致，無論每天報賬數(shù)量是何值，修正單位標(biāo)準(zhǔn)差的值為0。因此，修正單位標(biāo)準(zhǔn)差不僅排除了天數(shù)的干擾，同時也排除了每天報賬數(shù)量同倍變動時的影響。

2.指標(biāo)評分規(guī)則。修正標(biāo)準(zhǔn)差值的范圍始終在0—1之間。修正標(biāo)準(zhǔn)差越接近1，說明報賬越不均衡，修正標(biāo)準(zhǔn)差越接近0，說明報賬是均衡的。考慮實際工作中，如果一個單位一個月報賬量在10筆及以下時，對于財務(wù)人員工作量影響并不大，故實際評價時月度報賬10筆及以下的單位不予考慮。月度報賬數(shù)量在10筆以上時，該指標(biāo)采用五分位法進行打分，具體打分規(guī)則如表2所示。

3.修正單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)的實際驗證。甲公司在2018年嘗試性使用了修正單位標(biāo)準(zhǔn)差進行評價，取得了較為滿意的結(jié)果。甲公司本部3月份每天（除周六、周日）都在發(fā)生報賬，并且整月來看，每天的報賬數(shù)量能夠保持均衡，且月底最后兩天基本沒有報賬，其他單位基本與本部情況相一致。此外，甲公司本部3月份按照成本報賬進度指標(biāo)值為0.50，使用成本進度指標(biāo)考核時屬于D級;采取修正標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)值為0.15，屬于A級，評價更為合理、科學(xué)，并且更加符合工作要求。

三、結(jié)論

甲公司修正單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)自2018年1月份開始評價后，有效解決了財務(wù)共享服務(wù)體系下業(yè)務(wù)報銷均衡的問題。一是對業(yè)務(wù)部門而言，該指標(biāo)能夠有效地引導(dǎo)業(yè)務(wù)報賬人員養(yǎng)成日常及時報賬的良好習(xí)慣。二是對財務(wù)部門而言，從根本上改變了財務(wù)人員被動處理業(yè)務(wù)的局面，工作質(zhì)量有了很大提升，時效性逐漸提高，有效促進了業(yè)財融合。

【主要參考文獻】

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