簡析如何做好辦公室文書工作

周海帆

辦公室是企業或者事業單位的一個重要部門，它處在一個特殊的位置，起著其他部門所不能代替的作用。（辦公室處的是樞紐的位置，其不僅擔負著協調左右、承上啟下的作用，也起著推動和促進其它職能部門正常開展工作的作用。）辦公室就好比是企業或者事業單位運轉的發動機，在辦公室工作中如果有一項工作出現問題，就會直接影響企業或者事業單位的正常運轉。而文書工作作為辦公室工作的一個重要組成部分，其工作質量的高低，將會直接影響辦公室的工作質量，進而影響企業或者事業單位的正常運轉。因此，如何做好文書工作，提高文書工作的質量的同時，提高辦公室工作質量，保證企業或者事業單位能夠正常運轉，是每一位文書工作人員需要思考的問題。下文對文書工作進行了詳細的概述，并提出如何做好文書工作的一系列方法。

一、對文書工作的詳細概述

文書，英文document，現多指契約、書信、公文等。其是機關單位、事業單位、企業、團體、個人在社會活動中，為了某種需要，而按照一定的處理程序與特定的體式（體式指的是體裁格式以及字體式樣。）制作出來的書面文字材料。而文書工作的主要對象是公文，其是圍繞公文的擬制、處理、傳遞以及管理等一系列工作的總稱。

文書工作的運轉過程可分為兩大類，即發文與收文。發文指的是由機關單位、事業單位或者企業發布的內部文件，其只適用機關單位、事業單位或者企業內部人員。發文的流程一般為：授意—草擬—核稿—會簽—簽發—編號—繕印（繕印指的是把小隊并修正好的校樣，通過印刷機或者打印機印制成規范的正式文件。）—用印—登記—分發。 而收文則指的是接收外部送達本機關單位、事業單位或者企業的公務文書和材料，包括公文文件、材料等其他文字資料。并且，收文的流程可分為四個階段，即第一階段、公文的收受與分流，主要包括的有①簽收;（簽收指的是按照規定進行公文的確認、清點、核對、檢查以及簽注手續，并且公文簽收的常用登記形式有三種，即聯單式、卡片式、薄式三種登記形式。）②外收文登記;（外收文登記指的是外收發人員在完成簽收公文工作后，對收文情況做的簡要記載。）③啟封;（啟封亦可稱為拆封，其指的是外收文在登記完成后，統一交給內收發人員，進行統一啟封。）④內收文登記;（內收文登記指的是內收發人員在收到公文后，需要對收文的情況做詳細的記載。）⑤分辦;（指的是由辦公室文書工作人員將收到的公文進行分類，然后根據公文的內容與性質，分別送給有關部門工作人員以及有關領導閱批。）⑥摘編。第二階段、辦理收文，主要包括的有①擬辦;（擬辦指的是相關部門負責人或者有關工作人員對需要辦理的公文提出建議性的處理意見，然后交由相關領導做出最終決策。）②批辦;（批辦指的是相關部門負責人或者領導就某件為簽注或者已簽注擬辦的公文應如何辦理所簽批的意見。）③承辦;（承辦指的是相關工作人員按照處置意見對公文所針對的問題進行處理。）④注辦。（注辦指的是由承辦人在公文尾角或文書處理單上簡要注記公文的處理情況，其主要作用就是備忘待查。）第三階段、組織公文傳閱和催辦查辦。第四階段、處理辦理完畢的公文，主要包括的①公文立卷歸檔;（立卷歸檔指的是將已經處理完畢的具有參考保存價值的公文分門別類的組成一個或者數個案卷。）②公文清退;③公文暫存;⑤公文銷毀。（公文銷毀指的是將多余、重復、過時以及無保存價值的公文按照有關規定進行銷毀。）

二、做好辦公室文書工作的方法

（一）運用電子信息技術，提高文書處理效率

隨著電子信息技術的快速發展與日益普及，電子信息技術在我國的應用范圍不斷擴大，并逐漸延伸到各個工作領域當中。而在辦公室文書工作中運用電子信息技術，則有利于辦公室文書工作實現無紙化辦公。無紙化辦公不僅有助于提高文書工作的效率，也有利于提高文書工作的質量。因在文書工作中運用電子信息技術，可實現網絡公文流轉。（網絡公文流轉指的是對需要辦理的文件實現全流程無紙化網上辦理）而公文通過網絡流轉，可有效節約文件傳閱的時間，加快了文件流轉的速度以及文件審批時間，提升公文辦理效率的同時，也提升了文書工作的效率。

（二）增強文書工作人員責任意識，提高文書工作質量

機關單位、事業單位或者企業想要提高辦公室文書工作質量，前提是要增強辦公室文書工作人員的責任意識。因在辦公室文書工作中，增強文書人員的責任意識是提高工作質量的關鍵。而機關單位、事業單位或者企業想要增強文書工作人員的責任意識，可從以下幾個方面著手：第一、各級領導或者辦公室領導需對工作表現突出的文書工作人員，及時提拔使用，并大膽委以重任，這樣不僅有助于增強文書工作人員的使命感也有助于增強文書工作人員的責任心。當文書工作人員的責任心一旦增強，就利于提高文書工作的質量與效率。第二、制定文書工作崗位職責。強化責任意識，關鍵是要細化責任。因此，機關單位、事業單位或者企業想要增強文書工作人員的責任意識，就需制定文書工作崗位職責，只有明確每位文書工作人員的職責，才能夠有效增強文書工作人員的責任意識，進而做好文書工作，提高文書工作的質量。（作者單位：中國人保財險哈爾濱市郊縣分公司）