科學化檔案管理研究

王嬋

【摘 要】 檔案是在工作會議和生產經營活動中具有保存價值的記錄的原始記載。檔案的管理和保護能夠為單位的發展留下有價值的信息記錄。因此檔案的科學化管理能夠有效地促進管理的高效化和規范化。本文分析了現階段檔案管理工作的不足，并針對問題提出科學管理檔案的解決辦法，希望對檔案管理工作有所幫助。

【關鍵詞】 檔案管理 科學高效

引言：檔案是最具參考價值的信息材料，它通過對日常工作形態和相關大事的記錄來反映單位在歷史發展中的真實實踐活動。檔案的管理工作也是單位日常常規管理的重要組成部分，只有檔案的管理規范科學，才能提高單位管理高效快捷的工作效率。因此在檔案的管理中，要善于發現管理中的不足加以改進，進而促進檔案管理的高效化。

1. 科學管理檔案工作的重要意義

1.1 為后續工作提供參考價值

檔案的管理是單位的重要部門，其中涉及的人事檔案、單位合作協議以及日常重要會議等都需要檔案管理人員做好記錄，在管理過程中要嚴格保密，保證檔案數據信息的安全和準確。檔案的管理工作為后續工作提供重要的參考價值。檔案具有歷史性，只有準確科學地做好檔案管理工作，后續相關管理工作才能有據可查。

1.2 是管理工作的重要基石

管理工作包括對人員及部門事宜的管理，其中對檔案的管理是最基礎的，可見檔案管理的重要性。檔案中記錄了大量的工作人員基本資料，涉及單位發展的重要決策和發展歷史，這些都為單位的日常工作提供重要的參考依據。單位管理工作的有序開展離不開檔案中記錄的重要信息資源。同時檔案記錄也是單位發展的重要憑證；它能直觀地反映單位日常工作的形式和情況，也是反映單位內部管理是否高效的重要參考。因此，檔案管理工作對于管理工作來說是基礎性的鋪墊。

2. 檔案管理工作中的不足之處

2.1 檔案管理意識淡薄，管理人員專業程度不高

單位管理工作的開展中，檔案管理沒有引起足夠重視。很多單位只是注重現階段的發展，忽略了檔案記錄的重要性，這也使得單位的管理人員對于檔案管理松懈，無法為單位的日常管理提供有力的決策參考價值，影響單位的管理工作。同時，機關單位很少招收專門的檔案管理人員來從事檔案管理。隨著現代網絡技術的發展，很多檔案信息都是上傳設備進行永久留檔，但很對單位的檔案管理人員并不具備專業的檔案管理知識，且多是其他文職員工兼職檔案管理，對于檔案的網絡化操作不熟悉，致使對于檔案缺乏系統專業的管理，檔案管理工作不能適應現代單位的發展。

2.2 檔案管理制度不完備

很多單位都設有檔案管理部門，但是由于單位自身對檔案的記錄和管理比較松散，只是檔案管理部門難以形成規范化的檔案管理體系，對于記錄的檔案資料缺乏整理和歸類。長此以往，堆積的檔案就會越來越多，不加以整理和歸檔，后續管理查閱將會十分復雜和麻煩。沒有完善的制度體系，日常的檔案管理工作就無法正常有序地進行。很多單位對于檔案管理還是采用傳統的方式，極易造成檔案的缺失和遺漏，無法對檔案進行現代化的管理，降低了管理的效率。

3. 科學化管理檔案的有效措施

3.1 加強檔案日常管理，提高檔案管理人員專業素質

檔案管理人員要正確認識自身工作的性質，要記錄好當前機關單位的發展沿革，注重自身素質的提高，不斷加強自身專業技能提升，以高標準來要求自己。檔案管理人員還需深化對管理檔案工作的認知，有效地促進單位管理工作的綜合發展，為單位各項工作的開展提供重要的參考依據和重要憑證。只有檔案管理工作做到位，才能在單位管理中形成良好的基礎作用，有利于日常工作的開展。對于檔案管理人員，可以在不擾亂整體管理工作形式下實行整頓工作。對于一些思想陳舊、專業不匹配的人員進行適當裁減。而對于新招的檔案管理人員，相關部門要嚴格按照管理的人才培養要求，注意選拔專業的人才來充實機關單位薄弱的檔案管理環節。

3.2 創新檔案管理方式，提高單位管理效率

在單位管理層內部，要建立并完善相應的檔案管理制度，使單位內部的檔案管理人員的日常管理工作能在制度體系內進行。檔案管理人員對于檔案管理工作要做到位，不能身居管理職位而不對檔案進行日常的規整和記錄。在新時期，檔案管理的日常工作，要借助現代網絡技術來創新管理方式，要充分利用技術來為檔案管理工作服務，要將檔案管理工作擴大，既包含現階段的檔案管理，還包括對其他管理工作的有效配合。單位也要加強對檔案管理的重視，為其提供充足的資金支持和網絡技術支持，使檔案管理科學化和信息化，有效地服務于單位管理工作。

結束語：總而言之，檔案的記載是對單位所有人事活動的真實記錄，對單位管理和決策提供重要的參考價值。單位要重視檔案管理工作，不斷提高檔案管理人員的專業管理技能，完善檔案管理制度，為檔案管理提供有利的制度保障。只有做好檔案管理工作，才能促進單位的管理高效化，為單位的未來發展做好基礎工作。