基于內(nèi)部控制的高校財務(wù)報賬網(wǎng)上審批研究

何愛群 李洋

摘要：隨著高校內(nèi)部控制體系建設(shè)的逐步推進(jìn)，在風(fēng)險評估、完善制度、優(yōu)化流程的基礎(chǔ)上。依托互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)將經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)流程及授權(quán)審批等關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)嵌入學(xué)校管理信息系統(tǒng)，減少或消除人為操縱因素，不僅可以有效控制風(fēng)險，更能提高工作效率，及時解決高校財務(wù)管理中出現(xiàn)的“報賬難”、“簽字難”、“財務(wù)工作量大”等問題。文章擬從“互聯(lián)網(wǎng)+”的角度，分析高校實(shí)行網(wǎng)上報賬審批的必要性及實(shí)施路徑，供理論與實(shí)踐探討。

關(guān)鍵詞：高校 內(nèi)部控制信息化管理網(wǎng)上報賬審批

一、研究背景

隨著高校在創(chuàng)新型國家建設(shè)中所起作用的凸顯，與教學(xué)、科研、文化傳承與創(chuàng)新、社會服務(wù)、國際交流與合作等相關(guān)的經(jīng)費(fèi)投入呈逐年上升態(tài)勢。經(jīng)費(fèi)的增加為高校可持續(xù)發(fā)展提供了新鮮的血液，同時也帶來了“報賬難”、“簽字難”、“財務(wù)報賬、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作量大”等問題。為此，高校財務(wù)工作者致力于財務(wù)信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)不斷創(chuàng)新報賬模式與財務(wù)管理手段，正逐步從手工報賬到無現(xiàn)金支付、網(wǎng)上預(yù)約+物流式報賬、投遞性報賬等報銷模式的遞進(jìn)式轉(zhuǎn)換，基本保證師生“全天候”、“零等待”報賬，使師生報賬不用再跑財務(wù)處，有效解決了師生排隊報銷等難題。如某甲大學(xué)實(shí)現(xiàn)了“網(wǎng)上預(yù)約+自助投遞+無現(xiàn)金支付+微信查詢”新報賬模式，某乙大學(xué)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)報銷模式，某丙師范大學(xué)開發(fā)了無等候報銷模式等。新的報賬模式在帶來方便快捷的同時，新問題也隨之出現(xiàn)。其中最為突出的問題就是退單業(yè)務(wù)的處理。由退單引發(fā)的矛盾及重復(fù)勞動已經(jīng)嚴(yán)重困擾著財務(wù)人員與報賬經(jīng)辦人員。為此，有必要分析引發(fā)財務(wù)報賬退單的原因。在分析問題的基礎(chǔ)上解決問題、矛盾，減少內(nèi)耗，強(qiáng)化內(nèi)部控制，規(guī)避支出風(fēng)險。

二、實(shí)施網(wǎng)上報賬審批的必要性

（一）未實(shí)施網(wǎng)上報賬審批問題分析

1.報賬難、簽字難。我們以部分高校使用的財務(wù)報賬系統(tǒng)——復(fù)旦天翼“網(wǎng)上預(yù)約報賬”系統(tǒng)作為分析對象。通過該系統(tǒng)，報賬經(jīng)辦人員在線填寫《★★★大學(xué)預(yù)約報銷單》，完成后由經(jīng)辦人打印成紙質(zhì)預(yù)約報銷單，根據(jù)項目管理要求及授權(quán)審批金額的多少提交預(yù)約報銷單、票據(jù)、合同協(xié)議等至相應(yīng)的審批人簽字審批。超過規(guī)定限額的事項需要找相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。此報銷方式容易帶來以下兩個問題，第一，在審計、巡視等監(jiān)管要求日益加強(qiáng)的情況下，對于各項財務(wù)規(guī)章制度和嚴(yán)格的報銷規(guī)定，不少經(jīng)辦人了解不深入，經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)票不符合要求或簽字手續(xù)缺漏或無預(yù)算超預(yù)算支出等情況而被退單的情況，影響了報賬效率。第二，經(jīng)費(fèi)審批人如果經(jīng)常出差在外，經(jīng)辦人找審批人當(dāng)面簽字很不便捷，反之，審批人出差回來后。面對堆積下來需要簽字的事項，無法有充足的時間和精力來審核報銷事項，有可能出現(xiàn)被簽字現(xiàn)象。

2.內(nèi)耗大，矛盾多。財務(wù)人員在審核過程中對于支出審批程序不完善的報銷申請進(jìn)行退單處理，經(jīng)辦人根據(jù)退單意見完善審批流程后重新預(yù)約報銷，這樣做極易產(chǎn)生內(nèi)耗和矛盾。面對大量的報銷預(yù)約單，財務(wù)審核人員的工作強(qiáng)度大，容易產(chǎn)生疲倦感。對于審核有問題的預(yù)約單。財務(wù)人員為了節(jié)約時間，對退單問題的診斷沒有做到全面徹底，對問題的描述不完整。給報賬經(jīng)辦人帶來了諸多煩擾。如經(jīng)辦人需要重新上網(wǎng)填制預(yù)約單。打印后重新找審批人面簽，如果同一個退單出現(xiàn)多個問題卻被分次發(fā)現(xiàn)，經(jīng)辦人員將被迫多次往返辦理預(yù)約及審批，勢必引發(fā)經(jīng)辦人及所在單位與財務(wù)部門之間的矛盾。針對退單業(yè)務(wù)，財務(wù)部門需要編制相關(guān)網(wǎng)上預(yù)約單補(bǔ)充資料通知書或通過電話、手機(jī)短信通知。如果為多校區(qū)辦學(xué)，學(xué)校既使實(shí)現(xiàn)了自助式投遞報賬。也需要將退單在校區(qū)間進(jìn)行傳遞，由此浪費(fèi)了大量的人力和物力。

3.內(nèi)控弱。風(fēng)險大。統(tǒng)計預(yù)約報銷單退單情況可以發(fā)現(xiàn)，造成退單的原因主要有以下幾個方面的原因：第一，財政專項經(jīng)費(fèi)的使用未經(jīng)經(jīng)費(fèi)歸口管理部門審批；第二，預(yù)約報銷單審批人未簽字審核；第三，項目負(fù)責(zé)人自行審批自己經(jīng)手的事項；第四，支出事項與科研項目無關(guān)聯(lián)性；第五，無預(yù)算的支出申請；第六，超預(yù)算支出申請。歸納這些退單原因可以發(fā)現(xiàn).如果不通過系統(tǒng)來設(shè)置權(quán)限、固化流程.通過系統(tǒng)進(jìn)行提示或預(yù)警，上述問題仍會大量存在。上述問題的出現(xiàn)，不僅增加了財務(wù)人員最后一道關(guān)口的工作量和審核壓力，也容易導(dǎo)致支出失控，引發(fā)風(fēng)險。

（二）實(shí)施網(wǎng)上報賬審批的意義

基于以上分析，為解決報銷難、簽字難，減少退單率及重復(fù)勞動，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化，提升工作效率，有必要通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報賬審批，以更好地方便廣大師生，提升工作效率。

1.有效解決報銷難、簽字難問題。實(shí)施網(wǎng)上報賬審批，將預(yù)約單填制、分級授權(quán)審批、預(yù)約單投遞、財務(wù)審核制單、報銷支付、報賬查詢等全流程實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上操作?？梢杂行Ы鉀Q經(jīng)辦人找領(lǐng)導(dǎo)簽字的來回奔波之苦，經(jīng)費(fèi)審批人也可以不受時間及地點(diǎn)的限制，通過手機(jī)APP或網(wǎng)頁系統(tǒng)進(jìn)行審簽，經(jīng)辦人將審批通過的報銷單不受時間限制提交到自助投遞機(jī)中，財務(wù)部門通過無現(xiàn)金支付系統(tǒng)將報銷款項匯到個人銀行卡上或相應(yīng)的供應(yīng)商賬戶中，經(jīng)辦人通過手機(jī)短信或微信公眾號查閱報賬信息，從而有效解決了報銷難、簽字難的問題。

2.有利于促進(jìn)內(nèi)部控制體系的日趨完善。內(nèi)部控制的最高目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、資金流、信息流的同步有序流轉(zhuǎn)。由于網(wǎng)上審簽具有保留審批意見痕跡、信息相對公開等特點(diǎn)，將督促審批人根據(jù)崗位職責(zé)及權(quán)限內(nèi)容認(rèn)真研究經(jīng)濟(jì)事項的真實(shí)性與合理性，有利于進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校經(jīng)濟(jì)行為。將財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行痕跡化管理，便于事后跟蹤、查詢和統(tǒng)計。

3.減輕工作壓力，提升報賬效率。據(jù)不完全統(tǒng)計，一份退單的處理至少會導(dǎo)致正常業(yè)務(wù)處理4至5倍的重復(fù)工作量，如果全年退單率為10%左右，則意味著全年至少有一個月的時間是無效勞動。如果實(shí)施網(wǎng)上報賬審批，則可以避免前期審批流于形式，無疑會減少退單發(fā)生率，無效勞動會大大降低，同時能化解不必要的誤解與矛盾。實(shí)施網(wǎng)上報賬審批。還可以大大節(jié)約會計檔案查詢的工作量，原來需要復(fù)印的記賬憑證及原始票據(jù)、合同協(xié)議等只要上網(wǎng)就可以直接打印出來。

三、實(shí)施網(wǎng)上報賬審批的路徑選擇

1.指導(dǎo)思想。實(shí)施網(wǎng)上報賬審批的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是為了方便廣大師生員工.通過師生自助服務(wù)和自我管理來提升管理和服務(wù)效率。在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校經(jīng)濟(jì)行為，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化。因此，實(shí)用、便捷、相互牽制是實(shí)施網(wǎng)上報賬審批的指導(dǎo)思想。

2.技術(shù)準(zhǔn)備。利用或優(yōu)化學(xué)校現(xiàn)有的信息平臺，使網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)與網(wǎng)上簽約系統(tǒng)無縫對接，借助手機(jī)、PC機(jī)、自助投遞機(jī)以及超大容量服務(wù)器等介質(zhì)實(shí)現(xiàn)報賬業(yè)務(wù)從中請、審批、投遞、審核制單、款項支付到查詢業(yè)務(wù)流程線上流轉(zhuǎn)、控制，打破傳統(tǒng)報賬模式在時間、地點(diǎn)上的限制。

做好系統(tǒng)的初始化工作。將學(xué)校各類經(jīng)費(fèi)使用及管理流程進(jìn)行梳理，對需要分級授權(quán)審簽的重大專項、采購審批、合同審批、公務(wù)接待審批、公務(wù)出國審批等特殊管理項目進(jìn)行分類，整理總結(jié)成文檔。并將流程固化到審簽系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動提示應(yīng)提交的下一級審批部門及審批人、自動控制各項預(yù)算額度。

3.實(shí)施路徑。從調(diào)研已實(shí)施網(wǎng)上報賬審批的部分高校來看，目前主要存在以下兩種實(shí)施路徑。一是利用學(xué)校已有的信息管理系統(tǒng)如oA流程軟件平臺、教師信息服務(wù)平臺等進(jìn)行二次開發(fā)，將審批權(quán)限嵌入審批流程中。審批單打印出來后作為報銷憑證的一種附件處理：二是在現(xiàn)有的網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，引進(jìn)同一軟件開發(fā)商的網(wǎng)上簽批系統(tǒng).網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)與網(wǎng)上簽約系統(tǒng)實(shí)時對接，報賬經(jīng)辦人在預(yù)約報賬系統(tǒng)中填制預(yù)約報銷單后，可以通過點(diǎn)擊預(yù)約審簽系統(tǒng)將預(yù)約報銷單及相關(guān)票據(jù)、合同協(xié)議等附件影像上傳給審批人進(jìn)行審核，審批人簽署意見后再提交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人就可以將帶有電子簽名的報銷單打印出來，提交財務(wù)處進(jìn)行賬務(wù)處理。前一種路徑比較容易實(shí)現(xiàn)，但還沒有和財務(wù)報賬系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)真正意義上的對接，后者則需要做大量的前期準(zhǔn)備工作，同時要配備相應(yīng)的硬件設(shè)施如超大容量的服務(wù)器等。各高?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況，因地制宜實(shí)施網(wǎng)上報賬審批。

四、需要注意的問題

報銷模式的改變必然會給報賬經(jīng)辦人、審批人、財務(wù)人員帶來諸多不適應(yīng)。系統(tǒng)運(yùn)行過程中也難免會產(chǎn)生各種各樣的問題。從事前的宣傳發(fā)動、各類經(jīng)費(fèi)項目的梳理分類、系統(tǒng)初始化到業(yè)務(wù)管控流程的設(shè)計、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、溝通與協(xié)調(diào)，這一切都需要學(xué)校管理層的高度重視和精心組織領(lǐng)導(dǎo)，需要各單位、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、各工作崗位打破壁壘、密切配合、強(qiáng)化橫向協(xié)同、認(rèn)真落實(shí)到位。

五、結(jié)語

實(shí)施網(wǎng)上報賬審批，將使高校財務(wù)信息化水平提升到更高層次，財務(wù)管理的觸角延深將更廣更深。在解決“簽字難”、“報賬難”，提升報賬效率的同時，也能促使高校信息化管理系統(tǒng)建設(shè)更加符合內(nèi)部控制的要求，使高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)更趨完善。