淺議公立醫院合同管理風險控制

苑麗敏 庫曉峰

摘要：通過查找x醫院合同管理制度與《財政部行政事業單位內部控制規范》和《北京市行政事業單位內部控制評價指標體系》的差距，分析x醫院合同管理內控中存在的問題。比如：合同管理制度不完善、合同內控體系不健全等，提出加強合同內控管理的措施。

關鍵詞：醫院合同 內控 風險管控

行政事業單位內部控制建設，是提高行政事業單位內部管理水平，加強廉政風險防控機制建設，規范權力運行的重要抓手。為此，財政部下發《關于印發<行政事業單位內部控制規范（試行）>的通知》（以下簡稱《規范》），北京市財政局下發《北京市行政事業單位內部控制評價指標體系的通知》（京財會[2017]946號）（以下簡稱《指標體系》）和《關于組織開展行政事業單位內部控制報告檢查和內部控制自我評價工作的通知》（京財會[2017]1450號），以期進一步規范行政事業單位的內部管理。

根據文件要求，x醫院開展了內部控制自我評價工作，筆者通過對x醫院合同管理的內部控制自我評價得分情況，依據《規范》和《指標體系》中的有關內容，分析查找x醫院合同內控中的問題及風險點，并提出相應整改措施。

一、合同管理內部控制制度存在的問題

（一）合同內控制度不完善

《規范》第五十四條規定：單位應當建立健全合同內部管理制度.合理設置崗位，明確合同的授權審批和簽署權限。妥善保管和使用合同專用章，嚴禁未經授權擅自以單位名義對外簽訂合同，嚴禁違規簽訂擔保、投資和借貸合同。北京市財政局《指標體系》中合同業務管理制度要求：（1）合同業務管理制度是否建立；（2）合同業務管理具體包含哪些相關制度；（3）合同業務管理制度制定所參照的政策依據。該項指標滿分6分，x醫院的得分：4分。

失分原因：醫院沒有按照《規范》要求，構建完備的合同內部控制體系。醫院現有的合同管理制度為醫院審計處基于合同審計視角制定，主要是對合同審計的范圍、合同審核內容、主責科室職責進行規范；而非基于合同管理角度，從合同立項、合同訂立、歸檔、分類管理、合同履行、變更、糾紛等方面予以規范，合同管理制度失于全面完整。

（二）對合同歸口管理部門及相應的職責權限沒有明確規定

《規范》第五十四條：單位應當對合同實施歸口管理，建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協調機制，實現合同管理與預算管理、收支管理相結合。第五十八條規定：合同歸口管理部門應當加強對合同登記的管理，定期對合同進行統計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，實行對合同的全過程管理。

x醫院未明確合同歸口管理部門。醫院現有的合同歸口管理部門是按照醫院管理職能劃分設立，醫院對于合同歸口管理部門并未以制度的形式予以明確，各部門的合同管理職責、范圍沒有統一的標準，導致對一些管理界限不甚明確的經濟業務，出現重復管理或管理缺位的現象；沒有明確醫院層面的合同統管部門，比如院辦或其他經濟管理部門，對醫院簽訂的合同只是按照檔案管理的一般要求進行簡單歸檔，未進行統一的分類、歸檔，無法實現合同內控管理目標。對于其中科研合同的訂立、履行、歸檔和歸口管理方面，沒有明確的規定，歸口不明確，責任不清晰，導致這部分合同的執行情況缺乏有效監督。

（三）未明確合同履行部門及相應的管理職責

《規范》第五十六條：單位應當對合同履行情況實施有效監控。合同履行過程中，因對方或單位自身原因導致可能無法按時履行的，應當及時采取應對措施。單位應當建立合同履行監督審查制度。對合同履行中簽訂補充合同.或變更、解除合同等應當按照國家有關規定進行審查。

x醫院存在的問題。醫院合同管理內控評價監督不力，主要表現在：沒有制定相關制度和流程，沒有明確合同履行監控的主責部門和應履行的監控范圍、職責；未建立合同違約處理相關制度，對合同履行過程中的違約事項的處理，未進行監督、評價。

（四）對合同業務的風險未實施評估和防控

《指標體系》中單位層面一內部控制建設啟動情況一業務流程梳理（本指標6分）：是否對合同業務進行梳理并編制流程圖。是否對合同業務流程各環節的風險點進行識別。是否對合同業務中已識別的風險點制定了風險防控措施或相關規定。共1分，該院得分0.5分

存在的問題：醫院未明確合同業務風險管理的職能部門或牽頭部門，未建立完善的合同風險評估制度，未建立各部門的溝通協調和聯動機制：對合同運行諸環節，如決策、執行、監督的有效分離沒有明確規定。

（五）未建立完善的合同管理信息系統

《指標體系》中：單位層面一內部控制管理信息系統功能覆蓋情況：合同業務系統功能覆蓋情況：（本指標1分）合同業務是否已實現信息化管理。合同業務中風險控制要素是否嵌入到已建立的信息系統中。該院本項得分為0。

存在問題：醫院尚未建立完善的合同管理信息系統，醫院根據醫療業務和管理需要，建立了信息管理系統，但缺少合同管理的相關內容和合同內部控制流程，各信息系統相對獨立，系統之間無法實現數據共享。無法利用信息系統對醫院合同運行情況進行監控和風險評估。

二、完善合同內部控制制度。提高合同管理水平

（一）完善合同內控制度

1.嚴格按照《規范》和《體系》要求，完善醫院合同管理制度，對現有的合同管理模式和流程，重新梳理，科學設置；明確合同管理崗位，細化合同職責分工，實現不相容崗位相互分離、互相制約；嚴禁超越權限批準訂立合同或未經授權擅自以醫院名義對外簽訂合同。

2.針對醫院合同業務類型，科學設置合同歸口管理部門，明確和規范合同歸口管理部門的職責，根據不同類型的合同.對合同的立項、談判、簽訂、履行、檔案管理等合同管理環節進行規范。如：對采購合同應重點規范供應商的準入、遴選、建立供應商檔案，追蹤售后服務質量等環節；對基建工程施工合同，重點加強對工程預算、質量管理、工程洽商管理、工程款結算等環節的管理；對物業服務合同，重點關注服務質量、服務人員的數量、滿意度等內容；對對外合作合同，應重點加強對合作費用的收取、合同履行效果評價、合同法律風險防范等環節。

3.建立對合同的全過程管理體系，各歸口部門和醫院合同管理部門，應對本部門簽訂的合同，分類登記，按照簽訂時間建立檔案，隨時監控合同履行情況，實時跟蹤合同履行質量，對即將到期的合同，適時提出預警；對合同履行過程中的異常情況，及時分析情況，采取補救措施；對于涉及財務收支的合同，應建立與財務部門的溝通機制；醫院合同管理部門，應建立全院合同管理檔案，對全院的合同實行分類管理，定期對醫院的合同進行梳理，對合同履行情況進行監督檢查，對出現的問題，提示相關部門整改。

（二）規范合同管理流程

1.合同立項。在合同的立項環節.醫院應當對擬簽訂合同事項，對照醫院年度發展計劃，進行可行性評估，包括經濟效益、社會效益等，并按照“三重一大”的規定，履行審批流程。

2.合同訂立。在合同管理制度中，應對合同訂立的范圍和條件予以明確；并按照合同管理制度，明確相應的合同訂立流程，列明合同立項、預算審批、可行性論證、招標流程等環節必備的資料清單，細化合同訂立各環節的審批權限和流程。

3.合同審核。在合同管理制度中，應明確合同審核的主責部門，對相關審核部門的職責予以明確：同時應將合同內容的審核作為重要內容，按照合同分類，詳細列明各類型合同的必備條款.必要時可由外部法律顧問提供合同模板，提高合同審核效率；比如物資采購合同模板、工程施工合同模板、維修合同模板、物業服務合同模板、對外合作合同模板等。

4.合同履行。合同主責部門應按照不同合同的關鍵節點，進行分類管理。對于物資采購合同。資產管理部門嚴格按照采購合同約定的內容，辦理驗收入庫手續后。向財務提交付款申請；基建工程、維修合同等，合同管理部門依據合同約定的付款時間、方式，向審計部門提交工程結算申請，根據審計部門出具的工程結算審計報告或完工決算報告提交付款申請；服務類合同，管理部門嚴格按照服務時間和完成情況，向財務部門提交填寫付款申請；財務部門嚴格審核各管理部門提供的付款申請書。根據科室預算執行情況.按照合同約定的付款方式辦理付款手續。為了保證對合同履行的實時有效監控，由合同檔案管理人員對合同的履行情況進行登記，對沒有正常履行的合同及時報告管理科室。醫院應當建立合同履行監督審查制度，健全有效的內部控制全面監督機制。明確合同履行監督部門，規定合同履行監督的形式、頻率，合同履行效果評價指標。

5.合同風險控制。（1）明確合同管理部門的職責：按照合同立項、談判、訂立、審核、簽署、執行、履行及評價等環節，逐項明確各部門主要職責。明確合同管理各環節承辦部門的職責：如財務部門、審計部門、監察部門及分管院領導的職責。（2）對各環節的風險點進行識別.按照合同管理的各環節逐項梳理風險點，如：合同簽訂中的價格確定、談判，合同內容起草環節的條款不當，合同簽署環節的審批未經授權，合同履行環節的履約不完全、未按合同規定覆行等。（3）制定完善的風險控制措施。針對梳理的風險點，制定詳細的風險防控措施。包括合同訂立環節的合同多部門審核制度，合法性、合規性、經濟性審查；合同簽署環節的授權審批，合同專用章的使用保管；合同履行環節的驗收、合同履行效果的檢查分析.合同變更解除規定；在合同結算環節，充分利用合同管理信息系統，嚴格按照合同條款規定和合同履行驗收資料辦理結算。