煤炭物資供應(yīng)及采購管理的現(xiàn)狀和策略

張計(jì)榮

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【摘要】物資供應(yīng)及采購管理工作在煤炭企業(yè)管理中有著重要地位，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和投資成本起著非常重要的作用。當(dāng)前，煤炭市場需求回暖，產(chǎn)能嚴(yán)重過剩問題雖然已得到一定程度的控制，煤炭價(jià)格維持在合理區(qū)間，然而煤炭企業(yè)之間的競爭日益白熱化。最大限度地削減成本，提高競爭力，成為煤企脫困的途徑之一。因此，加強(qiáng)物資供應(yīng)及采購管理，優(yōu)化完善物資供應(yīng)流程，對(duì)煤炭企業(yè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】煤炭 物資供應(yīng) 采購管理

一、當(dāng)前煤炭物資供應(yīng)及采購管理現(xiàn)狀

在供應(yīng)鏈管理中，供應(yīng)商管理屬于上游環(huán)節(jié)，作為煤炭企業(yè)，物資采購管理的重點(diǎn)工作應(yīng)該放在如何與供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)交易活動(dòng)上，采購人員應(yīng)該從多個(gè)供應(yīng)商中挑選一個(gè)價(jià)格最低的供應(yīng)商來與其簽訂合同。而煤炭企業(yè)物資采購管理的模式中，需求方與供應(yīng)方的關(guān)系大多是臨時(shí)性的買賣關(guān)系，并且雙方之間的競爭博弈關(guān)系大于合作共贏。因?yàn)槿鄙賲f(xié)調(diào)與合作，業(yè)務(wù)人員將時(shí)間大多用在與供應(yīng)商溝通解決瑣碎問題上，從而缺少時(shí)間來做長期性工作，這就增加了企業(yè)在人力資源上的投入。并且這種雙方缺乏合作的現(xiàn)象使企業(yè)在工作中增加了許多不確定性的風(fēng)險(xiǎn)。鑒于采購方與供應(yīng)商在信息溝通方面缺少及時(shí)的反饋，因此當(dāng)市場需求發(fā)生變化時(shí)，供應(yīng)方已有的訂貨合同不能輕意改變，導(dǎo)致采購一方出現(xiàn)的問題是：需求減少而庫存增加的情況，使得庫存管理難度增大，庫存占用企業(yè)較大資金;在需求增加時(shí)庫存卻很少，急需采購方重新訂貨，有時(shí)甚至影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營，因此造成成本的投入加大。出現(xiàn)這種情況的根本原因是供應(yīng)商對(duì)需求方的信息沒有及時(shí)更新，同時(shí)需求方對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)能力不太了解，造成供應(yīng)商響應(yīng)需求變化的能力不夠。

二、煤炭物資供應(yīng)及采購管理策略

（一）優(yōu)化詢價(jià)方式

將傳真詢價(jià)方式改為網(wǎng)絡(luò)詢價(jià)方式。可將人力資源從大量繁瑣的手抄筆算中解放出來，同時(shí)可為公司節(jié)省大量的辦公設(shè)施，節(jié)約辦公成本。步驟如下：

（1）創(chuàng)建詢價(jià)單。采購業(yè)務(wù)員將采購計(jì)劃進(jìn)行整理，詳細(xì)描述物資名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、采購數(shù)量、交貨時(shí)間地點(diǎn)等各種具體交易條件，然后提交詢價(jià)單進(jìn)行復(fù)核審批。

（2）邀請(qǐng)報(bào)價(jià)人搜索到相應(yīng)的供應(yīng)商，選擇3到5家邀請(qǐng)其報(bào)價(jià)。或者可以選擇公開詢價(jià)，即系統(tǒng)內(nèi)所有合格供應(yīng)商都可以看到該詢價(jià)信息，都可參與報(bào)價(jià)。

（3）供應(yīng)商報(bào)價(jià)。供應(yīng)商登錄信息系統(tǒng)，根據(jù)相關(guān)信息報(bào)好價(jià)后提交報(bào)價(jià)單。此過程業(yè)務(wù)員不能查看供應(yīng)商所填報(bào)的價(jià)格，只能查看有幾家供應(yīng)商完成了報(bào)價(jià)。

（4）決標(biāo)。業(yè)務(wù)員查看到有足夠供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，開始揭示報(bào)價(jià)，進(jìn)行決標(biāo)。可根據(jù)單項(xiàng)物資價(jià)格決標(biāo)，也可根據(jù)多項(xiàng)物資總價(jià)決標(biāo)，最終確定最佳供應(yīng)商與其簽訂合同。

（二）設(shè)計(jì)“采購池”“分配池”

在物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng)中，物資分配不準(zhǔn)確時(shí)，之前需要系統(tǒng)管理員在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫中修改物資的編碼，環(huán)節(jié)比較多，需要修改的物資數(shù)量也比較多，等待管理員處理完成需要較長的時(shí)間，容易出錯(cuò)，而且后臺(tái)修改物資編碼就是在修改數(shù)據(jù)庫，有可能引起數(shù)據(jù)庫損壞風(fēng)險(xiǎn)。設(shè)計(jì)“采購池”“分配池”功能模塊，這種方法方便快捷，可以將系統(tǒng)管理員一個(gè)人的業(yè)務(wù)量分散給采購科室和供應(yīng)站，不需要花費(fèi)較多時(shí)間，同時(shí)也不容易出錯(cuò)，可以很好地解決以上問題。“采購池”、“分配池”這兩個(gè)名詞并沒有實(shí)際意義，只是為了解決物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng)中計(jì)劃及物資不能準(zhǔn)確分配給相就業(yè)務(wù)人員時(shí)設(shè)計(jì)的功能模塊的名稱。

物資分配不準(zhǔn)確的優(yōu)化解決方法為：設(shè)計(jì)“采購池”、“分配池”模塊。“采購池”的功能是：當(dāng)操作者在物資供應(yīng)信息管理系統(tǒng)審核下發(fā)計(jì)劃時(shí)，由于少數(shù)物資物資編碼不準(zhǔn)確，而將某項(xiàng)屬于A業(yè)務(wù)員采購的物資分配給了B業(yè)務(wù)員。此時(shí)，A采購員可將該物資退回到“采購池”，業(yè)務(wù)科長可在“采購池”里重新將該物資分配給相應(yīng)的B采購員。“分配池”的功能是：當(dāng)合同生效到貨后，保管員需要在物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng)里做到貨登記，少數(shù)合同里的物資由于物資編碼不準(zhǔn)確，而將某項(xiàng)屬于A保管員保管的物資分配給了B保管員。此時(shí)A保管員可將物資退回到“分配池”，供應(yīng)站長可在“分配池”中重新分配給相應(yīng)的保管員。

（三）優(yōu)化庫存管理

保管員在平常工作中要做好通風(fēng)、防塵、防火、防鼠、防潮、防盜措施。各單位也要隨時(shí)對(duì)庫區(qū)及周邊環(huán)境做好定期巡查，確保處于安全狀態(tài)。對(duì)吊裝機(jī)械設(shè)備、消防設(shè)施、監(jiān)控報(bào)警設(shè)施、個(gè)人安全防護(hù)等隨時(shí)進(jìn)行檢查，并做好巡查記錄。原則上庫存物資必須嚴(yán)格按照上輕下重、上小下大的順序上架擺放，因數(shù)量較多、體積重量過大無法上架的物資可在劃定區(qū)域合理安全堆放。對(duì)油脂、輕化類易燃易爆物資要分庫分區(qū)存放。對(duì)貴重物資要專柜加鎖存放，專人管理。對(duì)劇毒化工產(chǎn)品及火工品要實(shí)行雙人雙鎖管理。對(duì)露天堆放物資要做好防火、防雨、防曬、防雷電、防鼠蟲害、防倒塌擠壓等防護(hù)措施。入庫物資盡量不得去除外包裝，對(duì)驗(yàn)收時(shí)打開的包裝必須恢復(fù)原狀，防止庫存物資損壞。

（四）盤活庫存

對(duì)庫存內(nèi)長期積壓的物資進(jìn)行如下方式處理

（1）各供應(yīng)站對(duì)庫存內(nèi)的物資進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)。清查出礦方長期未領(lǐng)用的物資，建立信息完備、分類明確、格式統(tǒng)一的閑置物資庫存臺(tái)賬。

（2）對(duì)各供應(yīng)站上報(bào)的閑置物資進(jìn)行全面匯總和分析，明確哪些屬于淘汰物資，哪些屬于可修舊利廢物資，哪些屬于可正常使用物資即可利庫物資，分別建立臺(tái)賬。并做好庫存物資標(biāo)識(shí)。

（3）對(duì)可利庫物資，實(shí)施集團(tuán)公司內(nèi)各礦井等二級(jí)單位間調(diào)換使用全面利庫，對(duì)所有采購計(jì)劃進(jìn)行嚴(yán)格審核，一律“先利庫、后采購”。對(duì)可修舊利廢物資，通知礦方領(lǐng)用出庫，完成修舊利廢。對(duì)淘汰物資，可開展公開競價(jià)處置，并且積極與供應(yīng)商聯(lián)系，嘗試以物易物，進(jìn)行物資調(diào)劑。

三、結(jié)語

隨著現(xiàn)在企業(yè)制度的建立建全，我國眾多煤炭企業(yè)在體制上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)化經(jīng)營管理，物資供應(yīng)與采購管理在市場競爭日益激烈的環(huán)境下，對(duì)煤炭企業(yè)有舉足輕重的影響。企業(yè)從物資供應(yīng)管理的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)中走出來，運(yùn)用供應(yīng)鏈管理理念和方法提高物資供應(yīng)管理水平，提高企業(yè)的核心競爭力對(duì)企業(yè)的成功顯得尤為重要。