煤炭物資供應及采購管理的現狀和策略

張計榮

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【摘要】物資供應及采購管理工作在煤炭企業管理中有著重要地位，對企業的生產經營和投資成本起著非常重要的作用。當前，煤炭市場需求回暖，產能嚴重過剩問題雖然已得到一定程度的控制，煤炭價格維持在合理區間，然而煤炭企業之間的競爭日益白熱化。最大限度地削減成本，提高競爭力，成為煤企脫困的途徑之一。因此，加強物資供應及采購管理，優化完善物資供應流程，對煤炭企業具有重要的現實意義。

【關鍵詞】煤炭 物資供應 采購管理

一、當前煤炭物資供應及采購管理現狀

在供應鏈管理中，供應商管理屬于上游環節，作為煤炭企業，物資采購管理的重點工作應該放在如何與供應商進行業務交易活動上，采購人員應該從多個供應商中挑選一個價格最低的供應商來與其簽訂合同。而煤炭企業物資采購管理的模式中，需求方與供應方的關系大多是臨時性的買賣關系，并且雙方之間的競爭博弈關系大于合作共贏。因為缺少協調與合作，業務人員將時間大多用在與供應商溝通解決瑣碎問題上，從而缺少時間來做長期性工作，這就增加了企業在人力資源上的投入。并且這種雙方缺乏合作的現象使企業在工作中增加了許多不確定性的風險。鑒于采購方與供應商在信息溝通方面缺少及時的反饋，因此當市場需求發生變化時，供應方已有的訂貨合同不能輕意改變，導致采購一方出現的問題是：需求減少而庫存增加的情況，使得庫存管理難度增大，庫存占用企業較大資金;在需求增加時庫存卻很少，急需采購方重新訂貨，有時甚至影響企業正常生產經營，因此造成成本的投入加大。出現這種情況的根本原因是供應商對需求方的信息沒有及時更新，同時需求方對供應商的服務能力不太了解，造成供應商響應需求變化的能力不夠。

二、煤炭物資供應及采購管理策略

（一）優化詢價方式

將傳真詢價方式改為網絡詢價方式。可將人力資源從大量繁瑣的手抄筆算中解放出來，同時可為公司節省大量的辦公設施，節約辦公成本。步驟如下：

（1）創建詢價單。采購業務員將采購計劃進行整理，詳細描述物資名稱、規格型號、技術參數、采購數量、交貨時間地點等各種具體交易條件，然后提交詢價單進行復核審批。

（2）邀請報價人搜索到相應的供應商，選擇3到5家邀請其報價。或者可以選擇公開詢價，即系統內所有合格供應商都可以看到該詢價信息，都可參與報價。

（3）供應商報價。供應商登錄信息系統，根據相關信息報好價后提交報價單。此過程業務員不能查看供應商所填報的價格，只能查看有幾家供應商完成了報價。

（4）決標。業務員查看到有足夠供應商報價后，開始揭示報價，進行決標。可根據單項物資價格決標，也可根據多項物資總價決標，最終確定最佳供應商與其簽訂合同。

（二）設計“采購池”“分配池”

在物資供應管理信息系統中，物資分配不準確時，之前需要系統管理員在后臺數據庫中修改物資的編碼，環節比較多，需要修改的物資數量也比較多，等待管理員處理完成需要較長的時間，容易出錯，而且后臺修改物資編碼就是在修改數據庫，有可能引起數據庫損壞風險。設計“采購池”“分配池”功能模塊，這種方法方便快捷，可以將系統管理員一個人的業務量分散給采購科室和供應站，不需要花費較多時間，同時也不容易出錯，可以很好地解決以上問題。“采購池”、“分配池”這兩個名詞并沒有實際意義，只是為了解決物資供應管理信息系統中計劃及物資不能準確分配給相就業務人員時設計的功能模塊的名稱。

物資分配不準確的優化解決方法為：設計“采購池”、“分配池”模塊。“采購池”的功能是：當操作者在物資供應信息管理系統審核下發計劃時，由于少數物資物資編碼不準確，而將某項屬于A業務員采購的物資分配給了B業務員。此時，A采購員可將該物資退回到“采購池”，業務科長可在“采購池”里重新將該物資分配給相應的B采購員。“分配池”的功能是：當合同生效到貨后，保管員需要在物資供應管理信息系統里做到貨登記，少數合同里的物資由于物資編碼不準確，而將某項屬于A保管員保管的物資分配給了B保管員。此時A保管員可將物資退回到“分配池”，供應站長可在“分配池”中重新分配給相應的保管員。

（三）優化庫存管理

保管員在平常工作中要做好通風、防塵、防火、防鼠、防潮、防盜措施。各單位也要隨時對庫區及周邊環境做好定期巡查，確保處于安全狀態。對吊裝機械設備、消防設施、監控報警設施、個人安全防護等隨時進行檢查，并做好巡查記錄。原則上庫存物資必須嚴格按照上輕下重、上小下大的順序上架擺放，因數量較多、體積重量過大無法上架的物資可在劃定區域合理安全堆放。對油脂、輕化類易燃易爆物資要分庫分區存放。對貴重物資要專柜加鎖存放，專人管理。對劇毒化工產品及火工品要實行雙人雙鎖管理。對露天堆放物資要做好防火、防雨、防曬、防雷電、防鼠蟲害、防倒塌擠壓等防護措施。入庫物資盡量不得去除外包裝，對驗收時打開的包裝必須恢復原狀，防止庫存物資損壞。

（四）盤活庫存

對庫存內長期積壓的物資進行如下方式處理

（1）各供應站對庫存內的物資進行全面清查盤點。清查出礦方長期未領用的物資，建立信息完備、分類明確、格式統一的閑置物資庫存臺賬。

（2）對各供應站上報的閑置物資進行全面匯總和分析，明確哪些屬于淘汰物資，哪些屬于可修舊利廢物資，哪些屬于可正常使用物資即可利庫物資，分別建立臺賬。并做好庫存物資標識。

（3）對可利庫物資，實施集團公司內各礦井等二級單位間調換使用全面利庫，對所有采購計劃進行嚴格審核，一律“先利庫、后采購”。對可修舊利廢物資，通知礦方領用出庫，完成修舊利廢。對淘汰物資，可開展公開競價處置，并且積極與供應商聯系，嘗試以物易物，進行物資調劑。

三、結語

隨著現在企業制度的建立建全，我國眾多煤炭企業在體制上已經實現了集團化經營管理，物資供應與采購管理在市場競爭日益激烈的環境下，對煤炭企業有舉足輕重的影響。企業從物資供應管理的傳統認識中走出來，運用供應鏈管理理念和方法提高物資供應管理水平，提高企業的核心競爭力對企業的成功顯得尤為重要。