檔案管理促進機關單位工作的重要性分析

闞敏

摘 要：當代社會是一個網絡化時代，檔案管理工作的實施也同樣應用進了網絡化技術，在機關單位工作過程中，檔案管理起到了非常重要的作用。機關單位也在不知不覺中推動著檔案管理工作的發展，其這樣做的目的，也是滿足自身發展的內在需求，本文就圍繞檔案管理在促進機關單位工作的重要性進行分析，供參考。

關鍵詞：檔案管理；機關單位工作；重要性

檔案管理工作本身就有著比較強的技術性和針對性，在時間方面也有著較大的跨越性，在機關單位發展的歷程中，起到了非常重要的作用，在新的歷史時期，機關單位在迎接改革新契機的同時，也必須不斷的推動和促進檔案管理工作的發展。如今，我國很多機關單位幾乎都在推動檔案管理，雖然在一定程度上提高了管理的質量，但是，不得不承認的是，檔案管理在專業化和標準化方面仍然欠缺，在機關單位工作中的重要性也被逐漸淡化了。因此，在新形勢之下，怎樣才能夠立足于新的發展環境、如何適應新時期的要求，成為了機關單位工作時必須解決的問題。

1 檔案管理在促進機關單位工作中的重要性

1.1 為單位工作查考提供了依據

檔案管理有著長期性和系統性的特點，在完善的檔案管理工作的同時，也在極大程度上給機關單位的發展提供了重要依據。一方面，檔案管理當中記載了機關單位當中所有職員的信息資料，以及企業發展至今的歷程，可以給單位未來的轉型和改革奠定穩定的基礎。另一方面，檔案管理相當于是機關單位在實踐期間的產物，里面包含了當事人的簽名、指紋、手稿等等一切有關信息，這些資料都可以作為機關單位未來發展的依據，在查考的時候能夠起到非常直接的作用。所以，在機關單位發展的過程當中，是離不開檔案管理的。

1.2 其是單位深化內控改革的重要內容

機關單位要想深化內控管理改革，就必須經過檔案管理部門，首先，檔案管理工作的信息化，在直接意義上加快了機關單位現代化信息的建設，給內控改革創造了非常好的條件。其次，檔案管理工作給單位內控管理提供了非常準確的憑證，在今后單位工作方法的改革上，起到了推動和夯實的意義。

1.3 給文書資料管理創造了條件

文書資料管理是機關單位檔案管理的作用內容之一，機關單位在加強檔案管理的同時，也相當于是強化了文書的管理力度。通過對文書進行管理，可以在更大范圍上利用檔案資料，提升單位內控管理的質量和效果。

2 機關單位工作中檔案管理存在的問題

2.1 落實不到位、缺乏管理

在實際的工作過程當中，機關單位中檔案管理工作并沒有受到太多的重視，往往處于冷遇，很多機關單位都沒有建立起來專門的檔案管理工作室。并且，單位領導在檔案管理工作當中，也沒有準確的意識性，假如領導都沒有意識，那么下層員工就更不能擁有職業規范，這樣一來，就會導致其缺乏一定的一致性和統一性。

2.2 檔案管理人員工作素質較低

檔案管理是一項對專業性知識和工作能力比較高的工作，它要求管理人員必須擁有極高的專業能力、業務能力以及職業道德。然而，從目前我國機關單位的管理現狀來看，還普遍欠缺。一方面，很多檔案管理人員并不是專業教育出身的，很多都只是兼職，這樣的管理，勢必不能做到規范化和標準化。另一方面，管理人員缺乏信息技術知識，在短時間內沒有辦法適應工作環境，在工作時總是出現差錯，最終造成了非常嚴重的后果，這些都是應當解決的問題。

2.3 檔案管理設備陳舊

檔案管理的結果如何直接和設備有著密切的關系，假如設備都不先進，不能做到與時俱進，最終的管理結果自然也是不盡人意的，而機關單位的檔案管理工作正面臨著這一現狀。檔案管理講究的是信息化和技術化，對于硬件設備的要求是非常高的，很多領導認為，要想實現自動化就只是購置幾臺計算機的事情，這樣的思想導致了管理結果的不合理。

3 檔案管理如何促進機關單位的發展

3.1 完善檔案管理制度、提升管理效率

機關單位檔案管理工作是否可以全面的展開，和管理制度有著很大的關系，所謂無規矩不成方圓，在機關單位中，很多領導和工作人員都不能具備很好的工作意識，就是因為缺少制度的約束。因此，單位必須構建一套完善的檔案管理制度，要求管理人員在崗期間應當遵守工作原則，盡心盡職的完成自己的工作，全力保障單位檔案的安全。其次，在規章制度的落實上，也必須深入管理部門，將責任層層落實，讓制度起到約束和制約的作用。為了可以在真正意義上促進機關單位的發展，檔案管理工作部門和相關人員必須強化責任意識，將工作徹底貫徹到根源上，各個單位也應當在此基礎之上，加強對檔案管理工作的監督，創新和改善制度條件，提升檔案管理效率。

3.2 推動檔案管理的信息化進程、改善管理環境

目前，雖然機關單位已經引入了計算機管理，但是，從整體上來說，還不夠全面，信息化進程仍然需要推動，在新時期，機關單位必須要優化自己的管理思想觀念，不要以為信息化就是幾臺計算機那么簡單，更多的是要做到管理方法、管理效率上的創新。首先，必須要提升檔案管理人員的職業素質，不僅需要擁有專業的知識業務能力，還必須擁有較強的計算機操作能力，這是信息化進程發展的一大重要組成部分。假如工作人員不具備任何的計算機操作能力，是不可能在工作的時候完成任務的，就更別提管理質量了，因此，機關單位在招聘的時候，就應當將知識業務能力和計算機操作能力當成是聘用的條件之一。同時，還要通過培訓和考試等方法來提升現有管理人員的專業性能力。

3.3 強化檔案管理服務、提升利用價值

為了能夠更好的展現出檔案管理的重要性，機關單位必須在一定程度上強化檔案管理服務質量，這是提升檔案使用價值的重中之重，機關單位首先要做的就是轉變觀點，以服務當成是導向實施管理。其次，是要強化檔案資料的再次利用，單位在整理檔案的同時，還必須保證檔案的完整性，因為這些資料都可以給單位的發展提供有力的依據。

4 結束語

檔案管理在機關單位當中的作用有著很多，除了可以為單位工作查考提供了依據，還是單位深化內控改革的重要內容，因此，在機關單位后續的發展中，必須將目前存在的問題進行改革和深造，從而為機關單位和檔案管理部門的共同發展奠定穩定且扎實的基礎。

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