檔案管理促進機關(guān)單位工作的重要性分析

闞敏

摘 要：當(dāng)代社會是一個網(wǎng)絡(luò)化時代，檔案管理工作的實施也同樣應(yīng)用進了網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，在機關(guān)單位工作過程中，檔案管理起到了非常重要的作用。機關(guān)單位也在不知不覺中推動著檔案管理工作的發(fā)展，其這樣做的目的，也是滿足自身發(fā)展的內(nèi)在需求，本文就圍繞檔案管理在促進機關(guān)單位工作的重要性進行分析，供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機關(guān)單位工作；重要性

檔案管理工作本身就有著比較強的技術(shù)性和針對性，在時間方面也有著較大的跨越性，在機關(guān)單位發(fā)展的歷程中，起到了非常重要的作用，在新的歷史時期，機關(guān)單位在迎接改革新契機的同時，也必須不斷的推動和促進檔案管理工作的發(fā)展。如今，我國很多機關(guān)單位幾乎都在推動檔案管理，雖然在一定程度上提高了管理的質(zhì)量，但是，不得不承認(rèn)的是，檔案管理在專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化方面仍然欠缺，在機關(guān)單位工作中的重要性也被逐漸淡化了。因此，在新形勢之下，怎樣才能夠立足于新的發(fā)展環(huán)境、如何適應(yīng)新時期的要求，成為了機關(guān)單位工作時必須解決的問題。

1 檔案管理在促進機關(guān)單位工作中的重要性

1.1 為單位工作查考提供了依據(jù)

檔案管理有著長期性和系統(tǒng)性的特點，在完善的檔案管理工作的同時，也在極大程度上給機關(guān)單位的發(fā)展提供了重要依據(jù)。一方面，檔案管理當(dāng)中記載了機關(guān)單位當(dāng)中所有職員的信息資料，以及企業(yè)發(fā)展至今的歷程，可以給單位未來的轉(zhuǎn)型和改革奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)。另一方面，檔案管理相當(dāng)于是機關(guān)單位在實踐期間的產(chǎn)物，里面包含了當(dāng)事人的簽名、指紋、手稿等等一切有關(guān)信息，這些資料都可以作為機關(guān)單位未來發(fā)展的依據(jù)，在查考的時候能夠起到非常直接的作用。所以，在機關(guān)單位發(fā)展的過程當(dāng)中，是離不開檔案管理的。

1.2 其是單位深化內(nèi)控改革的重要內(nèi)容

機關(guān)單位要想深化內(nèi)控管理改革，就必須經(jīng)過檔案管理部門，首先，檔案管理工作的信息化，在直接意義上加快了機關(guān)單位現(xiàn)代化信息的建設(shè)，給內(nèi)控改革創(chuàng)造了非常好的條件。其次，檔案管理工作給單位內(nèi)控管理提供了非常準(zhǔn)確的憑證，在今后單位工作方法的改革上，起到了推動和夯實的意義。

1.3 給文書資料管理創(chuàng)造了條件

文書資料管理是機關(guān)單位檔案管理的作用內(nèi)容之一，機關(guān)單位在加強檔案管理的同時，也相當(dāng)于是強化了文書的管理力度。通過對文書進行管理，可以在更大范圍上利用檔案資料，提升單位內(nèi)控管理的質(zhì)量和效果。

2 機關(guān)單位工作中檔案管理存在的問題

2.1 落實不到位、缺乏管理

在實際的工作過程當(dāng)中，機關(guān)單位中檔案管理工作并沒有受到太多的重視，往往處于冷遇，很多機關(guān)單位都沒有建立起來專門的檔案管理工作室。并且，單位領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作當(dāng)中，也沒有準(zhǔn)確的意識性，假如領(lǐng)導(dǎo)都沒有意識，那么下層員工就更不能擁有職業(yè)規(guī)范，這樣一來，就會導(dǎo)致其缺乏一定的一致性和統(tǒng)一性。

2.2 檔案管理人員工作素質(zhì)較低

檔案管理是一項對專業(yè)性知識和工作能力比較高的工作，它要求管理人員必須擁有極高的專業(yè)能力、業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)道德。然而，從目前我國機關(guān)單位的管理現(xiàn)狀來看，還普遍欠缺。一方面，很多檔案管理人員并不是專業(yè)教育出身的，很多都只是兼職，這樣的管理，勢必不能做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。另一方面，管理人員缺乏信息技術(shù)知識，在短時間內(nèi)沒有辦法適應(yīng)工作環(huán)境，在工作時總是出現(xiàn)差錯，最終造成了非常嚴(yán)重的后果，這些都是應(yīng)當(dāng)解決的問題。

2.3 檔案管理設(shè)備陳舊

檔案管理的結(jié)果如何直接和設(shè)備有著密切的關(guān)系，假如設(shè)備都不先進，不能做到與時俱進，最終的管理結(jié)果自然也是不盡人意的，而機關(guān)單位的檔案管理工作正面臨著這一現(xiàn)狀。檔案管理講究的是信息化和技術(shù)化，對于硬件設(shè)備的要求是非常高的，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，要想實現(xiàn)自動化就只是購置幾臺計算機的事情，這樣的思想導(dǎo)致了管理結(jié)果的不合理。

3 檔案管理如何促進機關(guān)單位的發(fā)展

3.1 完善檔案管理制度、提升管理效率

機關(guān)單位檔案管理工作是否可以全面的展開，和管理制度有著很大的關(guān)系，所謂無規(guī)矩不成方圓，在機關(guān)單位中，很多領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都不能具備很好的工作意識，就是因為缺少制度的約束。因此，單位必須構(gòu)建一套完善的檔案管理制度，要求管理人員在崗期間應(yīng)當(dāng)遵守工作原則，盡心盡職的完成自己的工作，全力保障單位檔案的安全。其次，在規(guī)章制度的落實上，也必須深入管理部門，將責(zé)任層層落實，讓制度起到約束和制約的作用。為了可以在真正意義上促進機關(guān)單位的發(fā)展，檔案管理工作部門和相關(guān)人員必須強化責(zé)任意識，將工作徹底貫徹到根源上，各個單位也應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)之上，加強對檔案管理工作的監(jiān)督，創(chuàng)新和改善制度條件，提升檔案管理效率。

3.2 推動檔案管理的信息化進程、改善管理環(huán)境

目前，雖然機關(guān)單位已經(jīng)引入了計算機管理，但是，從整體上來說，還不夠全面，信息化進程仍然需要推動，在新時期，機關(guān)單位必須要優(yōu)化自己的管理思想觀念，不要以為信息化就是幾臺計算機那么簡單，更多的是要做到管理方法、管理效率上的創(chuàng)新。首先，必須要提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，不僅需要擁有專業(yè)的知識業(yè)務(wù)能力，還必須擁有較強的計算機操作能力，這是信息化進程發(fā)展的一大重要組成部分。假如工作人員不具備任何的計算機操作能力，是不可能在工作的時候完成任務(wù)的，就更別提管理質(zhì)量了，因此，機關(guān)單位在招聘的時候，就應(yīng)當(dāng)將知識業(yè)務(wù)能力和計算機操作能力當(dāng)成是聘用的條件之一。同時，還要通過培訓(xùn)和考試等方法來提升現(xiàn)有管理人員的專業(yè)性能力。

3.3 強化檔案管理服務(wù)、提升利用價值

為了能夠更好的展現(xiàn)出檔案管理的重要性，機關(guān)單位必須在一定程度上強化檔案管理服務(wù)質(zhì)量，這是提升檔案使用價值的重中之重，機關(guān)單位首先要做的就是轉(zhuǎn)變觀點，以服務(wù)當(dāng)成是導(dǎo)向?qū)嵤┕芾怼Ｆ浯危且獜娀瘷n案資料的再次利用，單位在整理檔案的同時，還必須保證檔案的完整性，因為這些資料都可以給單位的發(fā)展提供有力的依據(jù)。

4 結(jié)束語

檔案管理在機關(guān)單位當(dāng)中的作用有著很多，除了可以為單位工作查考提供了依據(jù)，還是單位深化內(nèi)控改革的重要內(nèi)容，因此，在機關(guān)單位后續(xù)的發(fā)展中，必須將目前存在的問題進行改革和深造，從而為機關(guān)單位和檔案管理部門的共同發(fā)展奠定穩(wěn)定且扎實的基礎(chǔ)。

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