大數據視野下檔案業務流程再造方法研究

公君超

摘 要：本文主要概況了我國檔案歷年來的發展路程，深刻探究了檔案業務流程重塑的涵義，并且根據互聯網發展大環境下大數據的應用提出將大數據囊括在內的檔案業務流程再造方法，其中涵蓋了方式方法優化升級、環節簡單化、流程具體化、信息化程度和員工職業素養提高，為我國檔案服務進行升級改革，促進檔案業務采集、分布、存儲、開發全流程大數據化提供平臺。

關鍵詞：大數據；檔案業務；流程再造

1 引言

隨著我國在國際上越來越占據主動地位，我國的軟實力發展也被提上日程，檔案作為我國基礎性資源，其地位日益顯著。檔案事業應該應對國家要求而發展，綜合利用大數據、云計算、互聯網+技術，為傳統的檔案管理工作進行供給側改革，優化檔案采集、存儲、開發、服務功能，建立新型檔案管理工作，滿足現代社會的新型價值需求，隨著檔案工作部門的努力，現如今的檔案業務流程再造已經取得了極大的進步，但現階段檔案業務流程還存在著許多矛盾，需要通過深刻探析大數據時代檔案業務的涵義，提出應對大數據時代的流程升級措施，為國家大數據發展助力。

2 檔案業務流程重塑的涵義

2.1 檔案工作發展路程

由于不同時期我國的國情、綜合國力、階段要求不同，我國的檔案工作發展經歷了三個時期，分別是實體管理、信息管理和知識管理，這三個階段的管理方法、管理理念、管理流程都各有不同。

實體管理一開始主要分為采集、整理、鑒定、保管、統計、利用幾個環節，后來隨著計算機信息技術、互聯網技術的發展，檔案管理工作也有了新的目標和動力，加入了檢索和研發兩個部分，管理方法、管理理念、管理流程方面帶來的變化使得檔案管理工作進入了新的階段。

如今的檔案管理工作已經進入到了大數據時代，大數據技術不斷沖擊著檔案管理原有的管理思維、管理方法、管理流程，為適應新時代的需要，檔案管理方法利用大數據思維，進行數字檔案管理，精簡管理流程，實現檔案管理工作的供給側改革。

2.2 探析檔案業務流程重塑涵義

檔案業務流程重塑的涵義起源于美國，主要內容是指對業務流程進行重新思考和修改，為企業在各方各面取得進步提供堅實基礎，該概念傳入我國后，檔案屆也根據此概念對檔案管理系統進行思考、創新，我國目前對于檔案業務流程重塑的探析主要分為以下幾個方面：

1）探究關于檔案業務流程重塑是什么、如何進行、為何進行。被學者所公認的是檔案業務流程重塑應該包含管理思維、管理層級、管理內容、管理規制，面對大數據時代的要求，一是要利用信息數據化來進行檔案業務流程管理；二是要提升員工的職業素養。進行檔案業務流程重塑有利于檔案分類更加有條理，信息提取更加便捷，更好為社會為國家服務。

2）不同行業檔案業務流程重塑的迫切性。從企業檔案、校園檔案、環保檔案幾個方面都進行了檔案業務流程重塑的嘗試，從對管理層級、管理內容、管理思維、管理人員幾個方面進行研究，得出現代環境下，檔案管理數目、項目、活動之間的關系都有一些變化發生，所以檔案實體階段的檔案管理方法以及不再適用了，必須進行檔案業務流程重塑。

3）檔案業務流程重塑的內涵。在大數據時代下，檔案業務流程重塑要充分尊重用戶的需求，并依次為出發點，對檔案業務流程進行重新規劃和修正，從大局出發，利用現代信息技術，構建技術與服務于一體的檔案業務流程，促進檔案業務流程穩定有力運行。

企業在檔案管理過程中要將檔案涉及的方方面面都記錄下來，利用大數據技術，全面觀察檔案業務工作流程，針對流程中出現的繁瑣環節進行優化，對流程重新設計，利用問題進行突破，利用創新進行驅動，不斷提高檔案管理工作的效率，應對公眾對信息知識不斷提高的要求，提升企業在社會的知名度，維護企業運作效率。由于市面上出現了很多利用信息科技技術研發的檔案業務管理軟件，使得檔案業務管理具備了充分的大數據應用環境，推進了檔案業務管理與大數據深度融合。

3 檔案業務流程重塑在大數據環境下的對策研究

檔案業務流程重塑就是檔案管理工作響應供給側結構性改革的落實之舉，主要從檔案內容，管理流程、管理方式、管理人員幾個方面入手，秉持著以群眾為本，以創新為動力的原則，根據檔案業務管理流程存在的弊病，提高管理內容梳理效率、精簡檔案管理人員，將重復的工作簡單化、將工作流程確實落到實處。由于員工的工作專業素養對于檔案業務流程重塑起到關鍵性作用，所以要對員工進行培訓，使員工能夠熟悉檔案業務流程重塑的步驟環節，應對供給側結構性改革的要求。

3.1 減少低效率工作

由于檔案工作從存在以來自帶保守性特點，這使得檔案管理工作效率低下，內容冗余。減少低效率工作就是要裁減掉一部分工作，使同樣的人面對更少量的工作，更加全心投入工作，減少失誤。

3.2 合并工作內容

將零散分布在檔案管理不同部門，由不同檔案管理人員負責的工作，整合成一項工作，減少傳遞流程，整合主要分為內容整合和工作環節整合兩個方面，實現科學規劃整體布局。

3.3 明確工作流程細節

工作流程細節化主要就是將原來由專人或者專業部門負責的一部分業務分散到檔案管理流程的大部分環節中去，將大塊的業務分解開來，使大部分人都能參與到檔案工作流程管理中來。

3.4 提高信息化程度和員工工作素養

大數據應用近在眼前，檔案業務管理工作只有提高信息化程度才能融入大數據的分析管理中去，大數據技術能夠助推檔案文件管理，檔案信息存貯，檔案內容備份等方面實現優化，使員工從傳統的檔案管理認知中跳出來，提升工作素養。

4 結語

綜上所述，檔案業務流程重塑即使對員工工作素養的考驗，也是對檔案管理流程進行改革的推動力量，對此要從整體出發，統籌規劃，不同行業有不同行業的特點，要學會靈活處理，差異化對待，不能刻板形式，直接通用。

參考文獻

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