提升辦公室檔案管理工作效率的策略

摘 要：現階段，我國社會經濟和技術水平都實現了高速發展，為更好的順應當前社會發展潮流，工作單位越來越重視辦公室檔案管理工作水平。提高辦公室檔案管理工作效率，是保證辦公室工作高效開展的重要基礎。然而，目前在實際工作中，辦公室檔案管理工作還存在一些問題，影響著工作效率。本文基于提高辦公室檔案管理工作效率的重要性，分析了當前辦公室檔案管理工作中存在的問題，并提出了提升辦公室檔案管理工作效率的策略。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

辦公室是工作單位人員辦公的主要場所，在辦公室管理中，檔案管理工作是其重要組成部分。實現高效的檔案管理，能夠充分保證檔案的完整性，提高檔案資料查詢與利用效率，最大限度的發揮檔案在辦公室管理工作中的價值。目前，隨著經濟發展和技術水平的提升，信息技術逐漸被應用于社會發展的各個領域。在辦公室檔案管理工作中，加強對當前先進技術的應用，不斷改善創新辦公室檔案管理工作辦法，進一步提升辦公室檔案管理工作效率，成為當前工作單位辦公室管理工作的主要內容之一。

1 提升辦公室檔案管理工作效率的重要作用

1）推進單位工作順利進行。辦公室檔案管理工作對單位整體工作有重要影響，提升辦公室檔案管理工作效率，能夠有效促進單位工作的順利實施。辦公室檔案一般包含單位人、事、物等所有資料的檔案，其內容往往都非常重要。在大量的單位檔案中，有一些檔案是極為重要或者是關系到單位重大機密的檔案，這些重要的機密檔案對整個單位工作的開展能夠產生重大影響，甚至對單位的存續與發展有重大關系。基于此，在辦公室檔案管理中采取切實有效的管理方法，提高管理工作效率，有利于推進檔位工作的順利進行。

2）提升單位整體工作效率。提升辦公室檔案管理工作效率，能夠實現檔案查詢與利用效率的最大化，從而提升單位整體的工作效率。辦公室需要管理的檔案資料文件種類繁多，內容龐雜，有效的管理方法能夠將檔案清晰明了的分門別類，更便于查詢管理，在相關人員需要借閱檔案資料時，辦公室檔案管理人員能夠迅速找到所需要的檔案文件，進而在很大程度上提高單位工作效率。

3）加強對單位機要文件的保護。單位機要文件同屬于辦公室檔案，統歸于辦公室檔案管理人員管理，如果管理工作做不到位，一旦發生機要檔案泄露事件，不僅會嚴重影響單位整體的工作效率，還可能會對單位造成沉重的打擊，導致單位發生危機。因此，做好辦公室檔案管理工作十分重要。高效率的辦公室檔案管理工作，需要完善機要文件的管理制度，設置文件查閱權限，加強對機要文件的保密性措施。因此，提升辦公室檔案管理工作效率，有利于加強對單位機要文件的保護。

2 當前辦公室檔案管理工作中存在的問題

1）辦公室檔案管理缺乏健全的管理制度。現階段，大部分工作單位在辦公室檔案管理工作中，由于沒有建立健全的檔案管理制度，而導致辦公室檔案管理效率低下。在辦公室檔案管理工作中，很多工作單位制定的管理制度中沒有明確相關管理人員的崗位職責，不能對管理人員形成較強的約束力，容易出現管理混亂，一旦發生問題，無法確定責任人。同時，管理制度的不健全，沒有對管理人員工作進行規范化、制度化要求，導致其在工作中不能充分意識到檔案管理工作的重要性，工作隨意性較強，導致在檔案管理工作中出現較多的疏漏，最終影響單位整體的工作效率。

2）檔案管理人員專業素質有待提高。在很多工作單位中，檔案管理人員的專業素質都不高，在實際的工作中，不能正確認識檔案管理工作的重要性，進而產生檔案管理不規范、不合理等現象。在工作單位中，有大部分的檔案管理人員都不是專業的，甚至只是由其他崗位人員兼職檔案管理崗位。這些管理人員不能及時整理檔案，造成大量的資料文件長時間堆積。由于缺乏合理的整理規劃，在工作人員需要查閱相關資料時，往往要花費很長時間去尋找，還可能會發生檔案缺失的情況，嚴重影響了工作效率，檔案的價值也很難在具體工作中實現。另外，檔案管理人員專業素質不高，一個重要反映就是其管理工作態度不夠端正，缺乏對崗位職責的正確認知，不能本著負責任的態度去開展工作。辦公室檔案管理工作內容較多，在單位管理工作中地位較重，對管理人員的專業素質要求較高，如果管理人員不具備相應的專業素質，就會導致辦公室檔案管理工作效率降低，進而影響單位整體的工作效率。

3）檔案查詢利用率較低。目前，由于很多單位對辦公室檔案管理工作的認識還不夠全面，從而不注重對管理方法的創新和管理技術的提高，依然使用傳統的檔案管理辦法，管理制度也不夠全面。這在很大程度上限制了檔案管理人員的工作水平的提升，導致檔案的查詢利用率難以提高，同時，還有一些人員在需要借閱檔案時，由于借閱程序的冗雜而放棄借閱，導致檔案不能實現其價值的最大化。

3 提升辦公室檔案管理工作效率的策略

1）建立健全的辦公室檔案管理制度。建立健全的辦公室檔案管理制度，首先需要管理人員正確認識檔案管理工作的重要性，提高管理意識；其次，需要完善管理制度，保證管理人員的工作規范化、制度化。檔案管理人員充分認識到其本職工作的重要性后，就能夠在實際工作中形成自身約束，有意識的減少管理工作中的疏漏，盡可能的保證檔案管理工作有序進行，嚴格按照規定對檔案進行整理分類。同時，完善檔案管理制度，明確崗位責任。制定完善的崗位獎懲機制，對于由于沒有按照相關規章制度開展工作而造成檔案缺失、損壞等行為的，進行嚴厲的懲罰，對其他管理人員形成震懾作用，從而約束、規范管理人員行為；對于在管理工作中表現良好，不斷創新管理方法，提高管理技能的工作人員，要給予相應的獎勵，鼓勵工作人員進一步提高工作水平，同時在辦公室檔案管理工作中樹立良好的學習榜樣，激勵全體員工做好更好的完成本職工作。

2）提高管理人員的專業素質。在辦公室檔案管理工作中，提高管理人員的專業素質，是提升檔案管理工作效率的重要前提。提高辦公室檔案管理人員的專業素質，首先，需要加強對管理人員的專業培訓。工作單位應當定期對檔案管理人員進行專業培訓，使其能夠具備豐富的檔案管理專業知識，及時掌握先進的管理技術，從而適應單位發展的需求。其次，提高檔案管理人員的專業素養，使其正確認識到自身在管理工作中的不足，從而主動進行專業學習，以及對先進信息技術、計算機技術等專業技術的學習。最后，培養和引進專業檔案管理人才，保證辦公室檔案管理崗位人員專職、專責，從而提高工作質量和工作效率。高素質的專業管理人員能夠保證在實際工作中規范檔案管理流程，提高檔案管理工作效率，實現單位檔案價值的最大化。

3）建立信息化檔案管理，提高檔案利用率。隨著信息技術、計算機技術的普及應用，在辦公室檔案管理工作中，建立信息化檔案管理辦法，能夠極大的提高檔案管理工作的效率，提高檔案的利用率。在信息化檔案管理中，管理人員需要將所有檔案信息儲存到計算機中，建立網絡信息平臺與電子數據庫。信息化檔案管理不僅能實現對各類檔案清晰的分類管理，保證檔案資料的有序性，同時還有效避免了檔案資料長時間堆積造成的缺失、損壞等風險。在相關工作人員需要查閱利用檔案時，管理人員只需要從信息化檔案管理系統中進行查詢，就能夠快速找到所需要的資料，從而避免了人力、物力、財力的浪費，提高檔案的利用率。

4 總結

辦公室檔案管理工作在單位工作中占有重要地位，與單位的每項工作都有密切聯系。不斷提升辦公室檔案管理工作效率，提升檔案的使用價值，對提高單位整體工作效率有重要意義。

參考文獻

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作者簡介

李潔（1976-），女，漢族，北京市，本科，北京星航機電裝備有限公司，研究方向：檔案管理。