數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的運(yùn)用

黃潔

摘 要：人事檔案管理對一個單位來說是一項(xiàng)最基礎(chǔ)也是最為重要的管理工作，對確保各項(xiàng)工作正常開展、實(shí)現(xiàn)人才充分利用有著重要作用，關(guān)系著單位長遠(yuǎn)建設(shè)。在醫(yī)院人事檔案管理中，各個類型、不同級別的人員較多，檔案管理日常任務(wù)繁重，如果一直使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式，勢必會增加檔案管理的難度，也不再適應(yīng)新時代醫(yī)院運(yùn)營和管理模式。本文通過分析當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀、數(shù)字化信心管理優(yōu)勢作用和運(yùn)用策略，提出提高醫(yī)院檔案管理水平的數(shù)字化信息管理模式，以求更好適應(yīng)新時代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息；醫(yī)院人事；檔案管理

黨的十九大以來，隨著我國全面深化改革的不斷深入，新的醫(yī)療衛(wèi)生體系改革已全面展開，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也正在面臨前所未有的發(fā)展機(jī)遇，原始的人事檔案管理模式已不在適應(yīng)新時代信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，醫(yī)院需要在全面深化改革的大浪潮下，緊跟時代步伐，充分運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)手段，改進(jìn)檔案管理模式，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革奠定基礎(chǔ)。

1 數(shù)字化信息在人事檔案管理中的優(yōu)勢

1）極大提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理需要人工進(jìn)行整理、登記、歸類，管理中消耗大量的人、物、財，而且錯誤率較高，管理效率不高。數(shù)字化檔案管理將紙質(zhì)的信息轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行儲存，既節(jié)約了大量的紙張，節(jié)省了開支，又為檔案管理人員管理檔案、查找數(shù)據(jù)提供了便利條件。使用數(shù)字化信息，人事檔案管理流程得到大大的簡化，實(shí)現(xiàn)了檔案信息隨時調(diào)動、及時應(yīng)用和有效共享。管理人員只需要根據(jù)需求輸入相關(guān)信息就能快速地查找所需要的檔案信息，方便靈活，較少檢索流程，提高檢索效率，提升檔案管理工作效率水平。

2）提升人事檔案信息的共享程度。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，只有到檔案管理室或者管理檔案的人員才能接觸到檔案信息，醫(yī)院管理層要想了解相關(guān)信息，必須通過檔案管理人員，這樣既不利于檔案信息共享，也會造成信息查詢過程復(fù)雜。數(shù)字化檔案管理，在將人員信息輸出電腦，并進(jìn)行整理后，可以通過設(shè)置一定的查詢權(quán)限實(shí)現(xiàn)信息在一定級別和層次內(nèi)部的共享。醫(yī)院管理層可直接通過輸入查詢信息查找需要的相關(guān)資料，極大促進(jìn)人事檔案信息的共享。

3）促進(jìn)檔案利用效率的極大提升。在醫(yī)院長期發(fā)展中，人事檔案占據(jù)著重要作用，為醫(yī)院管理層合理規(guī)劃、配置、使用人才資源提供基礎(chǔ)支撐，為醫(yī)院規(guī)劃未來發(fā)展方向提供數(shù)據(jù)支撐。數(shù)字化信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用后，能夠更為簡便、系統(tǒng)、全面的分析醫(yī)院人員素質(zhì)情況或者某一類人員的整體情況，為醫(yī)院引進(jìn)人才資源和招募相關(guān)人員提供決策支持，最大化體現(xiàn)人事檔案的價值。

4）極大提升檔案管理時限。人事檔案作為一項(xiàng)重要的、基礎(chǔ)性檔案，需要一定的存儲時限，做好保存留存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案因?yàn)榧垙堃蛩赜幸欢ǖ谋４鏁r限，難以長久保存，且在長期使用、保存過程中，容易造成不可逆的損壞，對整個人事信息的完整性、準(zhǔn)確性造成影響。應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以實(shí)現(xiàn)人事信息的長久保存和多份保存，可確保整個檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、長久性。

5）大大提升檔案管理工作的保密性。人事檔案信息作為一個單位內(nèi)部的秘密性信息，在存儲過程中應(yīng)當(dāng)時刻注意保密。數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用能夠使檔案管理者和使用者在不接觸原件的情況下，查詢檔案信息，同時也可以根據(jù)級別設(shè)置檔案管理、使用的權(quán)限，能夠確保人事檔案信息的真實(shí)、可靠。

2 當(dāng)前醫(yī)院在運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理中存在的問題

1）管理層認(rèn)識不足、觀念落后。現(xiàn)在許多醫(yī)院只重視在醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療硬件方面的提升，而忽略了自身建設(shè)，特別是對于人事檔案管理這種基礎(chǔ)新的、不能實(shí)現(xiàn)短期盈利的項(xiàng)目，管理層認(rèn)為與醫(yī)院整體醫(yī)療水平關(guān)系不大、無法實(shí)現(xiàn)效益最大化、沒有什么實(shí)際意義，因而在硬件設(shè)備、人員培訓(xùn)和日常管理中投入少之又少，造成人事檔案管理長期處于基礎(chǔ)性使用、管理階段。

2）硬件設(shè)施有待完善。數(shù)字化信息技術(shù)的運(yùn)用需要醫(yī)院擁有一套完整、可靠的硬件設(shè)備，整個硬件設(shè)施的配備是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。但目前一些醫(yī)院在數(shù)字化建設(shè)中投入不大、設(shè)備配備不齊全，導(dǎo)致在檔案數(shù)字化管理使用中進(jìn)展緩慢、功能發(fā)揮不全，許多信息無法完整錄入等等。

3）專業(yè)管理人員缺乏。有的醫(yī)院雖然花費(fèi)大量財力購置、配備硬件設(shè)施，但是由于缺乏熟練的操作人員，在人事檔案管理中，造成檔案信息管理混亂、部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失、使用效率低下，無法充分發(fā)揮數(shù)字化信息技術(shù)的優(yōu)勢。

4）不注重數(shù)字化信息技術(shù)使用中的安全隱患。數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展到今天，有其巨大的優(yōu)勢，但同時也存在很多安全隱患。在醫(yī)院人事檔案管理使用中，要密切注意信息存儲、使用、管理過程中的安全隱患。按照國家關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全的要求使用網(wǎng)絡(luò)，建立一定的網(wǎng)絡(luò)防火墻，安裝防病毒軟件等維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。一些信息管理人員在使用管理中不注重專機(jī)專用，導(dǎo)致檔案管理計算機(jī)感染病毒，造成數(shù)據(jù)和信息的丟失、泄露。

3 數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的運(yùn)用策略

結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù)和醫(yī)院人事檔案管理工作特點(diǎn)，對數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用提出如下探索策略：

1）轉(zhuǎn)變思維觀念。主要是醫(yī)院管理層要重視人事檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，把這項(xiàng)工作納入醫(yī)院議事的重要日程，轉(zhuǎn)變以提升醫(yī)療水平為前提的管理觀念，把更多的精力和財力投入到醫(yī)院硬件、軟件等自身建設(shè)上來，通過內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)提高醫(yī)院知名度。

2）加大硬件設(shè)施建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息在檔案管理中的應(yīng)用，就必須配備完整的硬件設(shè)置。醫(yī)院要結(jié)合人員管理實(shí)際，建立完整的檔案管理計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為整個醫(yī)院的數(shù)字化建設(shè)打下基礎(chǔ)。同時，要注重相應(yīng)的配套設(shè)施建設(shè)，包括檔案管理使用過程中需要的掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施，方便檔案信息的查詢、錄入和使用。

3）提高專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息在檔案管理運(yùn)用中的優(yōu)勢最大化，管理使用人員的專業(yè)素質(zhì)是關(guān)鍵。現(xiàn)在醫(yī)院使用的工勤人員，很多都是聘用的社會上一些低學(xué)歷、不具備專業(yè)計算機(jī)知識的人員，無法勝任工作需要。醫(yī)院管理層要緊跟時代步伐，從醫(yī)院發(fā)展的長遠(yuǎn)角度出發(fā)，培養(yǎng)一批自己的專業(yè)隊(duì)伍，提高檔案管理效率。

4）完善數(shù)字化信息錄入內(nèi)容。硬件系統(tǒng)構(gòu)建起來之后，需要檔案管理者對醫(yī)院人員的所有信息進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，這是實(shí)現(xiàn)整個數(shù)字化信息運(yùn)用的基礎(chǔ)。管理層要從整個人事檔案管理的使用角度出發(fā)，規(guī)范、完善需要錄入的項(xiàng)目、內(nèi)容，盡可能一次性完成數(shù)據(jù)錄入工作，避免造成返工和精力浪費(fèi)。如果人事檔案信息錄入過于簡單，將會給整個系統(tǒng)后續(xù)查詢、使用功能造成影響，嚴(yán)重制約數(shù)字化信息技術(shù)在人事檔案管理中作用的發(fā)揮。

5）規(guī)范使用流程。硬件設(shè)施、專業(yè)人員和錄入信息完成后，要對數(shù)字化人事檔案管理制定一套完成、規(guī)范的制度機(jī)制，通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫缺ＷC整個信息系統(tǒng)的高效運(yùn)行。

4 小結(jié)

進(jìn)入新時代，各項(xiàng)工作日趨數(shù)字化，信息技術(shù)的使用也越來越廣泛，醫(yī)院人事檔案管理雖然不是醫(yī)院的主要職能，但對醫(yī)院自身建設(shè)存在基礎(chǔ)性影響，需要醫(yī)院管理層在數(shù)字化技術(shù)日益發(fā)展的形勢下，認(rèn)真研究思考，加以運(yùn)用，為提升人事檔案管理水平和使用效率插上“數(shù)字化的翅膀”。

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