醫院基建項目檔案管理中存在的問題與對策

黃睿一

摘 要：醫院基建項目檔案是醫院檔案的重要組成部分，對其的管理亦是醫院的重要工作。目前，醫院基建項目檔案管理在不少醫院中存在諸多問題，緩解這一現象的對策也顯得尤為重要。本文首先對醫院基建項目檔案管理存在的問題進行詳細介紹，接著系統闡釋所應采取的對策。

關鍵詞：醫院基建項目；檔案管理；問題；對策

醫院基建項目檔案是以醫院基礎建設的相關信息為內容，在基建工作過程中形成，是基建項目工程日常維修的真實依據，是防止基建腐敗發生的有效途徑。近年來，由于政府相關措施的實施，醫院基建工作進行頻繁，醫院基建項目檔案管理工作遇到巨大挑戰，如何更好地進行醫院基建檔案管理成為待解決的緊急問題。

1 醫院基建項目檔案管理中存在的問題

1.1 整體重視意識弱

醫院基建項目檔案管理工作的有序進行與醫院領導對其的重視程度息息相關。醫院基礎設施建設工作絕非一朝一夕能夠完成，也絕不取決于幾人或某一部門的努力，而是在全部項目工作人員以及醫院相關科室人員長期配合下完成的，具有長期性和復雜性。如果得不到醫院領導的重視，大量基建文件難以被收集齊全，醫院基建管理工作的配合度、投入水平、環節運行等方面也得不到應有的保障，難以高水平、高效率的開展。

1.2 規章制定、實施、監管水平低

基建項目檔案管理最根源的保障便是制度的完善。一個良好的制度，不僅具有理論上的完善性和先進性，還應具備實施上的可操作性。大多醫院基建檔案管理制度，首先在理論上就存在著內容滯后、內容缺失、系統化程度低等問題，更不必說在實施上的可操作水平是否達到需求線。由于對基建項目檔案管理重視程度低，基建部門不能及時上交檔案，造成檔案室基建項目檔案歸檔不及時、手續不齊全等問題頻發。監管制度薄弱，對失責人員的約束和懲罰不到位，也進一步加劇基建項目檔案管理的窘境。

1.3 信息化深入程度不夠

網絡技術的快速發展，使得各種行業信息化水平得到迅速提高。醫療服務行業也緊跟時代潮流，把信息化建設納入到醫院工作的范疇之內，門診掛號、急救調配、財務結算等都可利用信息化醫療服務系統進行操作。當然，醫院基建項目檔案管理也在其范圍之中，但使用環節多在信息錄入階段，信息化資源的不合理利用，使信息化帶來的本質有利性得不到體現，與信息化建設的目標大相徑庭。

1.4 檔案管理人員能力不足

醫院基建項目檔案管理工作是一項步驟繁多、內容龐雜、事情考慮需全面的工作，它對管理人員的文化水平、業務能力、職業素養都有著極高的要求，必須使用專業的、優秀的檔案管理人員。當下來看，醫院基建項目檔案管理人員水平參差不齊，可勝任人數較少，他們當中較多都是普通文職人員。缺少專業性的管理經驗，加上管理人員的思維界限，至今沿用傳統管理模式，手段上的滯后性使得醫院基建項目檔案管理難以與時俱進。

2 醫院基建項目檔案管理中的對策

2.1 強化檔案管理重要性意識

在基建項目快速增多，基建工作日益冗雜的當代，基建信息的種類與數量也越來越多，而基建項目檔案中存儲著各類基礎建設項目信息，其重要程度不言而喻。觀念上的轉變會帶來行動上的改變，要快速形成醫院基建項目檔案管理應是醫院檔案管理重要部分的觀念。管理人員要摒除以前的落后錯誤思想，加大對基建項目檔案管理的資金和精力投入，為使其有條不紊的進行，提高其服務效率，可在醫院設立基建項目管理的專門機構，如基建項目檔案科，由專職專業人員管理。基建項目檔案管理需要多部門全方位地配合、支持，醫院內部要通過院會、部門會、研討會等形式進行檔案管理重要性普及，使相關科室人員在基建檔案管理有需要時積極響應，積極配合。在醫院領導的宣傳和要求下，檔案管理人員在進行工作時，要意識到管理的材料是醫院重要的、不可缺失的資料，應進行嚴格保管。

2.2 加強制度建設工作

基建項目檔案管理規則制度的不完備，導致其服務效率低下，醫院要對其的缺失、滯后、難以操作，采取科學合理的改善措施。制度的難操作性往往是由于其具有不確定性、無內容性、不合理性、無科學性。醫院規章制度的制定要在專業人士的指導下進行，要征求采納醫院員工的意見，進行集思廣益，充分考慮醫院情況，制定出具體、合理、實際可行的制度。制度的體系全面性也很重要，在進行規章制度時，應充分考慮從檔案收集到檔案銷毀的各個過程，制定出系統性較強的制度。基建項目檔案管理約束制度也不應缺失，應該制定全面的考核方式與指標，還可實行責任到人制度。在實際醫院檔案管理中，工作人員重視程度低，工作出錯率大，醫院需要頻繁進行檢查工作，有錯必究，有過必罰，使紙上的制度具有強制執行力，提升工作人員的責任感。

2.3 提升檔案信息化建設效能

在醫院的各項工作中，逐步實現計算網絡化存儲與查詢。利用醫院信息化建設中的相關技術，可以提高辦事效率，節約醫院辦公開支，有利于基建工作開展的深度化，所以，對醫院基建項目檔案管理信息化已具有管理和技術上的必要性。醫院要不斷推進基建項目檔案管理信息化進程，極大性的創造其發展的良好條件，使檔案搜集、檔案使用、檔案查詢等功能在醫院基礎設施的檢查和維護中發揮重要作用。

2.4 積極改進基建工程檔案管理方式

先進的管理模式是管理工作順利進行的重要因素?；椖抗芾響斣谑占?、保存、查詢、使用、銷毀基建項目數據等各方面有一定的工作方式和標準。首先，基建項目管理人員應該嚴格按照國家或醫院規定的范圍、編碼、方式進行收集和保存，以便于日后的移交、查詢與利用。其次，在查詢方式和可查詢內容上也應遵守醫院的審批和限制規定，還應與基建建設單位保持良好、長期的溝通交流，以進行錄入數據錯誤的改正、當時用料市場行情的了解和基礎建設合理使用的咨詢。最后還要基于數據安全性的考慮，將其中的信息進行數字化轉化并對其進行復制、打印，防止原材料的毀失。

2.5 提高管理人員的專業化素養

管理人才是管理工作的基石，一個好的管理團隊對管理事項的有序進行至關重要。優秀管理團隊的選任首先應從管理層開始，管理層要具備專業知識和專業工作態度，不能讓認為基建項目管理可有可無的人來擔任。不僅如此，還應在具體管理人員的選拔上，以專業化為主考慮因素，以工作態度為次考慮因素，謹慎地選擇人員。醫院和部門還應時常舉辦基建項目管理交流會，進行不間斷、長期培訓，鼓勵管理工作人員踴躍參加醫院之間的探討活動，學習并提高基建管理能力。

3 結語

醫院基建項目檔案管理在有效開展醫院基建工作，促進醫院廉潔之風方面的有利之處，不應被醫院管理者所忽視，醫院應從思想出發，行動起來，依照國家或行業有關標準，積極、科學地進行基建項目管理工作，全方位提升醫院檔案管理層次，為基建工程的建設與發展提供良好環境。

參考文獻

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