試論新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新方法

摘 要：當(dāng)前，檔案管理在事業(yè)單位的所有工作中占有重要地位。與其他性質(zhì)單位的檔案管理相比，事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量對(duì)事業(yè)單位的其他工作有直接影響。在我國(guó)，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)有了一定的進(jìn)步，隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展和改革，當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理工作已略顯滯后，無(wú)法和新時(shí)期事業(yè)單位相關(guān)工作相適應(yīng)。因此，事業(yè)單位需要高度重視檔案工作的管理與創(chuàng)新，相關(guān)專業(yè)人員需要進(jìn)一步研究創(chuàng)新方法和思路，以提高事業(yè)單位檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代背景；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新方法

進(jìn)入21世紀(jì)后，社會(huì)飛速發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展也邁入了新時(shí)期，各方面工作都面臨改革創(chuàng)新。其中，最需要進(jìn)行改革的工作之一便是檔案管理工作。檔案管理工作不應(yīng)僅是收集、保管文件和資料，還應(yīng)對(duì)事業(yè)單位的規(guī)劃發(fā)展前景提供建設(shè)性服務(wù)。要想在新時(shí)期新形勢(shì)下做好檔案管理工作，推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展，就必須要順應(yīng)時(shí)代的潮流，從檔案管理意識(shí)、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、管理方法和管理人員的綜合能力等多方面開(kāi)展工作。事業(yè)單位的檔案管理必須突破傳統(tǒng)的管理理念，采取科學(xué)的管理方法與措施，提升事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)性、有效性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性，為事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)薄弱，不能有效利用檔案信息

檔案管理的工作對(duì)象是大量的檔案資料，這些檔案資料在經(jīng)過(guò)不同信息處理后，可在不同領(lǐng)域發(fā)揮不同的價(jià)值和作用。從另一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，檔案資料是一筆巨大的社會(huì)財(cái)富。但是，很多事業(yè)單位并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案資料的這部分價(jià)值，只是較為重視檔案資料的收集和保管，忽視了對(duì)檔案資料所包含信息的有效利用，導(dǎo)致檔案資料在管理過(guò)程中，隨著時(shí)間的增加而逐漸失去了使用價(jià)值。部分單位檔案管理意識(shí)薄弱，出現(xiàn)檔案管理工作被邊緣化的現(xiàn)象，檔案管理部門無(wú)法及時(shí)對(duì)信息資源進(jìn)行有效整合，導(dǎo)致檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)的矛盾。所以，在對(duì)事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新方法研究中，需要研究如何增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、提高檔案利用率的問(wèn)題。只有合理、有效的使用檔案信息，才能使事業(yè)單位的各項(xiàng)管理制度和工作走上正軌。

1.2 檔案管理制度不完善

由于事業(yè)單位不夠重視檔案管理工作，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理制度不夠健全、完善。這是我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的普遍問(wèn)題，該問(wèn)題引發(fā)的主要現(xiàn)象是檔案管理制度混亂。相關(guān)部門制定的檔案管理制度，也沒(méi)有得到有效執(zhí)行，這就導(dǎo)致檔案管理制度很難進(jìn)一步完善。其他現(xiàn)象例如：部分事業(yè)單位的檔案資料被隨意堆放在資料室里，檔案管理人員責(zé)任意識(shí)較低、未及時(shí)進(jìn)行歸納整理，這將容易導(dǎo)致丟失檔案資料、信息收集混亂等不良后果，影響檔案管理工作的正常、有序進(jìn)行。尤其是這些檔案資料中如果包括從別處借來(lái)的檔案資料，檔案管理人員未嚴(yán)格按照檔案管理制度和相關(guān)程序處理檔案資料，進(jìn)而會(huì)使檔案資料丟失而無(wú)法歸還。另外，檔案資料編號(hào)不規(guī)范、分類混亂，檔案管理人員隨意調(diào)動(dòng)等，都會(huì)影響檔案資料的使用價(jià)值。因此，若檔案管理制度不完善，檔案管理人員工作不嚴(yán)謹(jǐn)，事業(yè)單位檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性也將得不到保證。

1.3 檔案管理方法落后

隨著社會(huì)發(fā)展、科技進(jìn)步，檔案管理從內(nèi)到外都被賦予了新的任務(wù)，從而對(duì)事業(yè)單位的檔案管理提出了許多新要求，同時(shí)信息技術(shù)的融入也促使事業(yè)單位需要提出科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理方法。然而，在我國(guó)大部分事業(yè)單位中，關(guān)于檔案管理的管理方法和管理工具還很落后，并沒(méi)有適時(shí)、合理地應(yīng)用當(dāng)代發(fā)達(dá)的信息技術(shù)，仍以當(dāng)前比較普遍的人工管理模式為主。一方面，該管理模式下，耗時(shí)長(zhǎng)，投入的人力、物力多，而且管理水平和管理效率較低，隨著需要處理的信息量增多，管理人員工作量也隨之增多。另一方面，由于該管理模式中大量工作需由人工處理，相較于更先進(jìn)、更快捷、更安全可靠的信息技術(shù)，人工處理出錯(cuò)率較高、工作效率較低，限制了檔案資料的社會(huì)價(jià)值。而部分事業(yè)單位各部門對(duì)檔案資料分散、重復(fù)的管理，不僅不利于檔案資料利用的統(tǒng)一性、完整性、連續(xù)性，而且浪費(fèi)更多的人力、物力和空間。所以，新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理方法有待進(jìn)一步創(chuàng)新。

1.4 檔案管理人員綜合能力不高

新時(shí)期新形勢(shì)下，檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求。由于事業(yè)單位不夠重視檔案管理工作，目前檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)道德素養(yǎng)不高，管理知識(shí)落后，缺乏對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新精神，不擅長(zhǎng)檔案信息電子化。

2 新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新方法探討

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提升檔案資料的利用率

檔案管理只存管不利用是對(duì)檔案資料的嚴(yán)重浪費(fèi)，在新時(shí)期信息時(shí)代環(huán)境下，檔案資料的價(jià)值將會(huì)越來(lái)越大。那么該如何提升檔案管理水平并有效地利用檔案資料？首先，事業(yè)單位必須從源頭上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，增加檔案管理宣傳，提升檔案管理的服務(wù)性、有效性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性。通過(guò)普及檔案管理相關(guān)制度以及相關(guān)知識(shí)，使事業(yè)單位全體人員全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性、全局性。同時(shí)，充分結(jié)合單位的實(shí)際情況和需求制定出合理的檔案管理方案，優(yōu)化自身的工作效率。其次，在檔案的管理過(guò)程中，要富有責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，把控好對(duì)檔案的管理環(huán)節(jié)和使用環(huán)節(jié)。如此，足夠的重視，加上良好的管理模式，再加上優(yōu)秀的服務(wù)態(tài)度，必能提升檔案資料的利用率，達(dá)到對(duì)檔案工作有效優(yōu)化管理的效果。

2.2 建設(shè)科學(xué)、有效的檔案管理制度

事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理方法的基礎(chǔ)是創(chuàng)新檔案管理制度。首先，事業(yè)單位需要根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合單位檔案實(shí)際情況，建立科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒁?guī)范的、現(xiàn)代化的檔案管理制度，做到檔案管理有章可循，為檔案管理工作提供合理、可操作的依據(jù)，讓檔案管理更加健康有序。而且，應(yīng)該完善相關(guān)責(zé)任制度，明確規(guī)定各級(jí)檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資料管理重要性。另外，事業(yè)單位可以將檔案管理工作納入獎(jiǎng)懲機(jī)制和績(jī)效考核制度，保證檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)新性，提高檔案管理工作效率。

2.3 創(chuàng)新檔案管理方法

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，需要加大事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)投入，建立并完善檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，提高現(xiàn)代化管理水平。通過(guò)引進(jìn)高科技的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備和檔案保護(hù)設(shè)備，節(jié)省更多的時(shí)間、人力和物力，改變檔案管理工作效率低的過(guò)去，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。改變各部門對(duì)檔案資料分散、重復(fù)的管理局面，實(shí)行統(tǒng)一集中管理，確保檔案資料利用的統(tǒng)一性、完整性、連續(xù)性。

2.4 提高檔案管理人員的綜合能力

隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理對(duì)相關(guān)工作人員的綜合能力提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位需要通過(guò)全面培訓(xùn)來(lái)提高檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，事業(yè)單位應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)人才的重視，一方面重視教育和培訓(xùn)現(xiàn)有人才，積累經(jīng)驗(yàn)，有效提高現(xiàn)有人才的專業(yè)素質(zhì)。另一方面，事業(yè)單位需要提高檔案管理人員的管理水平，重視其個(gè)人品質(zhì)的提高。最終為事業(yè)單位培養(yǎng)一批思想過(guò)硬、懂得管理知識(shí)、專業(yè)性較強(qiáng)、又掌握信息化應(yīng)用管理技術(shù)的復(fù)合型人才。其次，要重視人才的引進(jìn)，這些人才掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，能夠有效促進(jìn)檔案管理水平的提高。最后，要加強(qiáng)新上崗的檔案管理人員的崗前培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，一方面要使新上崗檔案管理人員全面了解相關(guān)工作范圍和工作內(nèi)容，方便其盡快投入檔案工作。另一方面，要重視實(shí)踐操作，使其了解相應(yīng)事業(yè)單位的檔案管理的具體工作流程，并與事業(yè)單位其他部門能夠合理溝通。事業(yè)單位通過(guò)建立一支與其單位發(fā)展相適應(yīng)的具有較強(qiáng)責(zé)任心、事業(yè)心、大局意識(shí)的檔案管理隊(duì)伍，才能確保其各項(xiàng)工作正常、有序的開(kāi)展。

2.5 加強(qiáng)思想政治教育，開(kāi)展紀(jì)律檢查工作

紀(jì)律檢查工作也是檔案管理工作的一部分，我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的重視。開(kāi)展有效的紀(jì)律檢查工作，可以幫助規(guī)范檔案管理人員的工作行為，提升管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想政治教育，開(kāi)展紀(jì)律檢查工作，這是在新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)具有重大意義。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文簡(jiǎn)要分析了事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，進(jìn)而提出了相關(guān)創(chuàng)新方法。事業(yè)單位和檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理中的問(wèn)題，采取加強(qiáng)檔案管理意識(shí)、完善檔案管理制度建設(shè)、創(chuàng)新檔案管理方法、提高檔案管理人員的綜合能力、加強(qiáng)思想政治教育，開(kāi)展紀(jì)律檢查工作等措施來(lái)提高檔案管理工作水平和工作效率。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作不斷發(fā)展，相關(guān)工作人員尤其要重視創(chuàng)新管理思路與方法的研究。

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作者簡(jiǎn)介

蔣麗（1979-），女，本科，主要從事辦公室公文處理、檔案管理、資產(chǎn)管理、人事管理、績(jī)效工作等。