淺談如何做好辦公室文件的檔案管理工作

楊偉群

摘 要：辦公室是一個綜合服務部分，為單位內部提供各項服務工作，與外部協調溝通，是承接外聯工作的主要部門。檔案管理是其一項重要的工作職能。很多單位由于對檔案工作重視程度不高，造成檔案管理中存在一些不足之處，阻礙了檔案管理工作的正常開展，檔案管理水平有待提高。利用現代計算機信息技術是提高檔案管理的水平的有效途徑，本文論述了辦公室檔案管理現狀和提高檔案管理的措施，對辦公室檔案管理有重要的指導意義。

關鍵詞：辦公室；文件；檔案管理

辦公室檔案管理是對單位相關重要信息的收集、存放、利用的管理過程，是一項長期持續的系統管理工作，可分為人事檔案、設備檔案、圖書檔案等許多種類。信息經濟時代背景下，計算機信息技術的發展對人們生產生活帶來了巨大的變化。傳統的檔案管理方式已不能滿足當代檔案管理工作的需要，落后的管理手段和管理理念，阻礙了檔案管理事業的發展。檔案管理應該突出系統性和綜合性的特色。對單位的發展提供信息支持。因此要高度重視檔案管理工作。檔案是記錄了單位的發展過程，對今后的發展提供參考數據，對單位人員的綜合考評提供信息依據，對單位的發展有重要意義。

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是對組織內部重要信息的管理利用工作。檔案信息詳細記錄了人員、項目、設備設施等相關數據信息，還有重要事件、會議、政策、制度等的原始文件，是記載單位發展歷程的重要歷史文件。通過對檔案的利用可以對記錄的信息進行再次開發利用，這是檔案管理最大的意義。通過檔案的利用可以為單位的發展提供重要的指導依據，可以在單位的發展中少走彎路，提高相關工作的工作效率。檔案管理必須堅持完整性、準確性的原則，在收集整理過程中要注意信息齊全、準確，認真核查相關的文件，資料，分門別類整理好，做好標識管理工作，制作相關的檔案信息目錄。檔案管理屬于信息管理的范疇，所以可以借助計算機信息管理技術，可以將傳統的紙質檔案，通過圖片、表單等形式以電子信息的方式進行檔案管理，形成多元化檔案管理模式，這種管理模式具有不易丟失，不易損壞，可以同時提供給多人共享，操作過程簡單高效，能夠快速地找到需要的檔案信息，大大減少了工作人員勞動強度。檔案為單位的發展提供重要的信息數據支持，直接關系到單位的正常工作，在單位發展中發揮著重要的作用。

2 辦公室文書檔案管理特點

1）檔案管理的安全性。檔案管理人員必須保證檔案的安全性，因為檔案涉及單位的商業機密、關鍵技術等保密性很強的信息。直接關系到單位的發展，所以必須做好檔案管理工作，避免重要信息檔案的泄漏，確保檔案管理工作的安全性，根據檔案權限進行管理，不對不符合相關權限的人員開發檔案的利用，嚴格執行檔案管理的保密制度。

2）檔案管理系統性。檔案來源于工作，是對單位發展的記錄，檔案管理流程包括文件的收集、整理、保存和利用，在管理過程中要注意文件齊全、準確，能過反應真實的情況，并為今后的工作提供科學的指導，確保單位的可持續發展。

3）檔案管理廣泛性。檔案管理工作涉及單位工作的方方面面，是對單位發展歷程的全面記錄，這是檔案管理的廣泛性。既有對單位重要制度、政策、事件的記錄，也有對技術、合同等重要文件的保管工作，都是單位發展的重要信息。

3 文書檔案管理現狀中出現的問題

1）檔案管理人員專業水平低。檔案管理人員因為沒有進行專業的培訓，對工作的重要性認識不足，認為檔案管理是對文件資料的保管，沒有意識到檔案的應用價值，沒有認識到存檔的目的主要是為了使用。分析檔案管理現狀可以看出多數管理者沒有認識到檔案管理的重要作用。專業水平不高造成檔案文件質量不高，而且管理效率不高，沒有進行系統的管理，造成檔案不齊全、不真實的情況，阻礙了檔案管理工作的發展。應該加強管理，使他們正確認識檔案管理重

要性。

2）辦公室文書與檔案工作認知不足。很多單位沒有重視檔案管理工作。管理理念落后，認為檔案管理不會產生經濟價值，沒有必要投入過多的資源進行管理，檔案管理的作用就是對信息資料進行簡單的存檔和使用。這樣的思維模式，造成檔案管理者工作散漫，沒有工作熱情，工作效率低下，不能對檔案進行有效的管理。在檔案管理中重藏輕用的現象比較普遍，認識不到檔案的參考價值和使用價值，檔案存檔以后就失去了使用的價值，失去了檔案管理的重大意義。

3）檔案管理制度不夠完善。檔案管理工作是一項系統性很強的工作，與部分發達國家相比，我國檔案管理制度還不夠完善，在檔案管理中存在的問題不能及時發現和處理，對檔案管理沒有統一的規范，在遇到問題缺乏制度支持。檔案管理工作面向大量的信息數據，而且各種各樣千頭萬緒，管理難度大，如果沒有較為完善的管理制度進行指導約束，就會造成檔案管理人員職責不明，獎罰考核措施落實不到位，檔案管理人員責任心不強，從而造成檔案管理工作混亂無序的情況，容易發生數據混亂或丟失，導致不可估量的嚴重后果。

4 改進檔案管理工作的相關措施

1）配備專門人員進行分管。辦公室工作具有復雜性、臨時性的特點，部分單位沒有專門人員對檔案進行管理，造成檔案管理混亂，同時檔案管理人員專業水平較低，現代檔案管理工作規模大范圍廣，信息化程度有了很大的提高，原有的專業技術已經不能滿足檔案管理工作的發展，所以要加強專業知識和計算機信息技術等相關知識的學習和培訓，以促進檔案管理人員素質不斷提升。

2）增強檔案管理工作的意識。正確認識檔案管理工作的重要性，檔案是記載了單位的發展歷程，具有很高的開發利用價值，存檔是一種手段，存檔的目的主要是為了使用，這是檔案管理的最大意義。分析檔案管理現狀可以看出多數管理者沒有認識到檔案管理的重要作用。因此要突破舊的管理理念，提高認識，使他們正確認識檔案管理重要性，從而增強他們工作的責任心。

3）完善現代化的檔案管理體系。檔案管理制度不完善，就無法開展高效的檔案管理工作。要想做好檔案管理工作，必須高度重視制度建設工作，結合工作中遇到的實際情況，不斷的對檔案管理工作制度進行優化，認真落實制度中的各項內容，提高檔案管理工作水平。從戰略角度出發，結合公司發展規劃，建立完善的檔案管理體系。檔案管理工作頭緒眾多，覆蓋范圍廣，需要所有部門的配合，要協調好各部門的信息管理工作，利用各部門的管理優勢和技術特長，做好各部門的信息檔案收集和整理工作，并針對各部門出現問題，不斷對檔案管理制度進行完善。同時注重獎罰制度，分清崗位職責，明確每個崗位的具體工作內容和考核標準，做好檔案管理工作的檢查和監督工作，落實好績效考核，提高檔案管理工作人員的責任心和積極性。

5 結語

信息經濟對檔案管理提出了更高的要求，所以必須重視辦公室檔案管理工作，為單位的發展提供可靠的數據信息支持，發揮檔案開發利用的價值，要加強檔案管理意識，提高檔案管理人員專業水平，引進現代計算機信息技術，搭建檔案管理信息管理平臺，提高檔案管理工作整體水平。

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