淺談民政專業檔案的特點

秦好奎

民政專業檔案是指民政部門在從事專項民政業務活動中直接形成的，具有保存價值并經整理立卷、歸檔的各種專項業務檔案的總稱，是民政部門進行專項業務活動的真實記錄。民政專業檔案屬于國家專門檔案的范疇，除具有檔案的共性特點外，還有它自己的特殊性，即個性特點。

1 專業性強

民政專業檔案是民政部門（特定的部門）在各專項民政業務活動（特定的活動）中形成的，無論是業務受理、登記調查、審核審批、公文制作，還是文件材料歸檔范圍、歸檔時間和歸檔質量，以及檔案保管期限的確定、整理方法和保管條件的設計都有其特定的程序和要求，是民政部門所獨有的。因此，民政專業檔案具有很強的專業性。

2 專業檔案種類多

民政工作的多元性決定了民政業務涉及的專業面比較廣、類型比較多，因此，形成的民政專業檔案種類也就相對比較多。國家檔案局確定的100種國家基本專業檔案中，涉及民政的有9種，即：城鄉居民最低生活保障檔案、傷殘撫恤人員檔案、殯葬服務單位業務檔案、婚姻登記檔案、社會組織登記檔案、地名檔案、行政區域界限檔案、農村五保供養檔案、慈善捐贈檔案，是專業檔案種類最多的部門。隨著民政業務工作的深入開展，民政專業檔案的種類還會增加。

3 檔案內容的專指性和形成的多樣性

每一種民政專業檔案反映著特定的某項專業活動。因此，從內容看每種專業檔案都具有專指性，如地名檔案反映著地名管理方面的情況，社會組織登記檔案反映著社會組織登記情況，農村五保供養檔案反映著農村五保供養對象供養方面的情況等。而形式的多樣性則體現在3個方面。一是載體多，既有紙質檔案，又有照片、錄音、錄像、電子等特殊載體檔案；二是記錄方式多，既有以文字、圖表、聲頻、視頻為記錄手段的檔案，又有以光盤、磁帶、磁盤為記錄手段的數字檔案；三是文件材料名稱種類多，民政專業檔案涵蓋了各個專業特定名稱種類的文件材料，且數量眾多，規格不同。

4 涉及民生檔案多

民政工作具有社會性、群眾性特點，保障基本民生是民政工作的重要內容。因此，在民政專項業務工作中形成了內容豐富、數量龐大、涉及千家萬戶的民生檔案，如：婚姻登記檔案、傷殘撫恤人員檔案、殯葬服務檔案、收養登記檔案、農村五保供養檔案、流浪乞討人員救助檔案等。這些檔案與公眾利益密切相關，是維護廣大群眾合法權益的原始憑據，是人民群眾最關心、最直接、最現實利益問題在民政專業檔案中的集中體現。

5 檔案管理方法的特殊性

民政專業檔案是在專項業務活動中直接形成的，每種專業檔案即是該項專業活動形成的副產品，其文件材料有著穩定、規范的名稱和結構形式，而且絕大多數都是格式文件、彈性表格等。民政專業檔案的特殊性決定了每種專業檔案的形成、積累、整理、歸檔規律和管理方法、技術標準各不相同，為了規范化管理專業檔案，應當為每種專業檔案制定一個專門管理辦法。為此，近年來，民政部、國家檔案局相繼制定了《地名檔案管理辦法》《收養登記檔案管理辦法》《婚姻登記檔案管理辦法》《關于加強最低生活保障檔案管理的通知》《傷殘撫恤人員檔案管理辦法》《社會組織登記檔案管理辦法》《殯葬服務單位業務檔案管理辦法》《行政區域界線檔案管理辦法》《農村五保供養檔案管理辦法》《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》等。這些專門檔案管理辦法的出臺，使各種民政專業檔案管理有章可循，有效地保障了檔案的齊全完整、系統規范、安全保管和有效利用。