大數據時代醫院檔案管理工作的新思路探究

金奚佳

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-099-02

摘 要 檔案是記錄醫院各項工作的重要載體，包括醫療科研、醫務人員管理等內容，可以分為病例、科研、人事、行政等多種類型。文章以醫院檔案管理為研究對象，就大數據時代醫院檔案管理工作的新思路進行探討。

關鍵詞 大數據時代 醫院檔案管理工作 新思路

醫院檔案記錄了醫院的醫療、管理、科研、人事等方面的內容，能夠為醫院管理、醫療科研等積累經驗和提供病例資料等方面的支持，給醫患糾紛提供有力的證據，為醫師的診斷提供科學有效的參考依據。在大數據時代，醫院必須在檔案管理工作中注重思路的轉化，找出存在的問題，才能有的放矢的加強對其的應用。

一、加強醫院檔案管理的重要意義

醫院檔案主要借助紙張、光盤等媒介，將醫院的病例、醫療及日常管理等內容記載下來。檔案管理可以記錄醫院的發展歷程，是醫院管理的重要內容之一，能夠為醫院的科研和醫療技術的提升提供可靠的依據。因此，作為醫院，應該高度重視檔案管理工作。精細化管理就是將醫院的各項檔案資料按照各個環節進行精準分類、精準存檔和精準查詢，從而提高檔案管理的效率和質量。如某醫院將各類檔案進行分類，將醫療檔案管理的流程進行優化設計，充分借助計算機網絡信息技術等手段，可以建立健全醫院檔案數據庫，這樣就可以為醫務人員提供可靠的數據信息支持，也能醫務人員工作提供有效的參考。而從中就會形成大量的數據，利用大數據輔助檔案管理，能更好地促進檔案管理成效的提升。

二、大數據時代醫院檔案管理工作存在的主要問題

從當前醫院檔案管理來看，在大數據時代下，傳統的檔案管理工作已經難以適應時代發展的需要，主要是存在的管理比較粗放的問題，這就影響了醫院管理的效率和質量。

（一）管理責任不明

有的醫院對檔案管理不夠重視，管理比較混亂，主要體現在責任不明晰方面，存在著職能交叉、重疊等問題。如由于管理責任不明確，對病例等檔案資料沒有進行及時的分類收集，從而就很容易出現病例檔案丟失的事情。當需要找這些病例資料時，就很難準確快速地找出來，降低了工作效率。有的對檔案管理較為混亂，導致醫生可以借鑒的檔案資料比較少。

（二）管理效率低下

有的醫院雖然安排了檔案管理工作，但是由于缺乏科學有效地安排，因此，在醫院檔案的歸檔、立卷等方面不夠認真負責，存在較大的隨意性，這樣就導致檔案管理工作的效果較差。正因為檔案管理效率低下，也就影響了檔案管理在醫院管理中的積極作用。如由于檔案管理不到位，而導致在醫療研究中難以提供科學有效的參考依據。

（三）信息水平不夠

由于對醫院檔案管理不夠重視，辦公條件較差，缺乏獨立的檔案管理場所，大多與辦公室、倉庫、檔案閱覽室混合在一起，存在較大的安全隱患。檔案管理設施設備配備不到位，特別是在防火、防潮、防蟲咬、防腐蝕和防盜竊等方面沒有采取安全有效的措施。現在已經進入信息化時代，但是醫院檔案管理的信息技術水平比較落后，仍然只停留在紙質材料檔案上，而沒有充分借助計算機信息。加上紙質檔案體積大，所占空間多，保存起來比較困難。有的因為在檔案信息電子化建設方面比較滯后，導致紙質材料檔案的內容與計算機信息相脫節。由于醫院檔案管理主要是采取人工的方式，導致檔案管理工作效率較低，也就影響了醫院其他工作的高效運行。

三、大數據時代醫院檔案管理工作的對策

大數據背景下，醫院檔案管理工作應一直堅持以數字化為重點，并創新檔案管理模式為目標，切實注重以下工作的開展，才能更好地滿足實際管理工作的需要。尤其是要在檔案管理工作中發揮大數據的作用。

（一）完善制度，科學管理

檔案管理要實行全程動態化。一是堅持事前謀劃為先。要做到任何一項工作，都需要科學全面地謀劃，做好充分準備，為后續管理奠定堅實的基礎，這樣才能確保檔案管理工作取得實實在在的效果。針對不同檔案類型的隱私程度不同，制定相應的制度，將公開和涉密類檔案的查閱權限予以區別，科學分級分類，還要合理安排查閱過程中的控制。二是堅持事中控制為主。要根據醫院各個工作的流程，科學制定檔案管理的具體流程，確保檔案管理科學化、高效化運作。在檔案管理過程中，要突出重點，針對重點崗位、重要手術、關鍵部位、薄弱環節，采取全程化重點跟蹤，確保各塊檔案資料收集更加及時完備?？梢圆扇∠葒L試運行，根據運行中出現的具體問題，再進行調整和逐步完善，使得所制定的制度更為科學高效。三是事后控制為要。針對各塊工程的流程不同，加強檔案后續管理的方式方法也不盡相同。要切實做好檔案資料的登記、收集和整理，在后續工作中，要切實做好檔案查詢、借閱、保管、銷毀和保密等工作。

（二）加大投入，強化保障

作為醫院的決策高層人員，應該充分認識到醫院檔案管理的重要性和必要性，從而高度重視醫院的檔案管理工作。一是加大經濟投入，改善醫院檔案管理條件。配齊配強醫院檔案工作所需的檔案室、檔案柜、保密柜，做好防火防潮防盜防腐蝕等方面的硬件設施建設。二是注重信息建設，加大醫院檔案無紙化管理。配備檔案管理所需的計算機網絡信息技術所需的硬件設施，建好醫院檔案數據庫，借助檔案信息系統，可以實現精準、快速、完好的信息存儲，且能夠多處備份，能夠實現一鍵式精準查詢，比紙質檔案的查詢要方便許多。三是加強檔案信息化管理人才隊伍建設。提高檔案工作人員的工資福利待遇，將致力于從事檔案工作的優秀人才吸納到醫院檔案管理隊伍中來，實行績效管理，對于工作認真負責、表現突出的，予以一定的獎勵。對于表現不好的，則要予以嚴格懲罰。同時，要加強對檔案人才的培養，做好培訓規劃，強化培訓過程管理，以確保培訓取得實實在在的效果。

（三）加快醫院檔案信息化建設進程

大數據背景下，醫院檔案的信息化建設應一直堅持以數字化為重點。首先將數字化當作醫院檔案管理的發展方向，并同時以醫院檔案的網絡化為基礎，把醫院檔案信息化資源的整合和可視化當作目的。其次相關部門，在以數字化資源為核心的前提也，還需將視野放在完善管理體系方面中來，不斷提高醫院檔案管理能力，利用構建圖文一體的醫院檔案管理登記模式，良好的提高醫院檔案應用率。除此之外，在以數字化為資源核心前提下，還需保證統計業務實現辦公自動化，在此基礎上，實現部門內信息資源共享。但是在內部信息資源共享的同時，為確保數據信息的安全，還要建立相應的保障機制，切實加強對大數據的安全管理，并加強云計算技術的應用，構建安全的信息系統機制和完善的云安全系統，才能更好地促進信息化進程的加快。此外，信息安全是一個持續不懈的工程，所以我們必須在信息化建設中發揮自身的優勢，切實強化大數據檔案管理工作的開展，以適應新時代發展的新需求。

（四）大數據時代下創新醫院檔案管理模式

伴隨著醫改的不斷深入和實施，必須對過去醫院檔案管理方式進行創新，醫院檔案管理需朝著信息化管理發展。創建龐大規模的數據資源系統與數據處理系統。構建醫院檔案管理的數字化模型，用全新的方式，通過對龐大數據進行分析，得到檔案部門特有的一種全新型的服務功能。因此，大數據背景下，醫院檔案實現信息化管理還需對現有信息資源進行合理整合。在重視信息資源整合過程中，首先，需從根本上解決，醫院檔案信息化管理中信息零散的問題，在此過程中，如想保證醫院檔案管理能更高效，便需對整體格局進行優化，只有解決資源零散問題，才可以提升管理效率。其次，工作人員在對信息資源進行整合的過程中，還需重視強化檔案管理結構性，盡量防止信息的零散性和不確定性，對工作進行不斷總結，只有這樣才能不斷進步，并將醫院檔案管理工作充分的做好，逐漸不斷完善，并同時，提升醫院檔案管理的信息化發展。最后，在利用大數據加強對檔案管理時，需要借助大數據分析工具，加強對檔案的分析，并結合檔案分析的結果，找出在檔案管理工作中存在的不足，并結合存在的不足，切實加強對其的優化和完善。比如在檔案數據上傳到云系統過程中，經常存在上傳時間較慢的問題，需要在基于大數據的傳輸機制的完善，加上帶寬速度的支持，能有效的促進檔案上傳、備份、下載、刪除和修改等工作的便利性提升。

（五）對軟件和硬件需加強管理

大數據背景下，醫院檔案管理的信息化需對軟件和硬件的管理不斷加強。首先，工作人員需大力開發新軟件、新技術，同時還需從技術上解決信息技術中的各種問題，有效改進信息管理滯后的相關問題，從而應用新技術和新軟件不斷優化醫院檔案信息化。除此之外，對于軟硬件設備需加強管理，管理中需以先進設備使用技術為基礎確保醫院檔案信息化管理的高效性，對基礎設施加強整合，可以確保管理穩定性。另一方現，在對軟硬件進行管理時，還需對數據進行處理，由此可以節約大量時間，從而更有效的提升醫院檔案管理的效果。

四、結語

綜上所述，精細化管理是醫院檔案管理發展的必然趨勢。加強精細化管理，有利于增強管理的針對性和有效性，減少醫院檔案管理的人力資源浪費，提高管理的效率和質量。因此，在醫院檔案管理中實行精細化管理，就要完善管理制度，優化管理的硬件和軟件條件，改進管理的方式方法，尤其要發揮計算機信息化建設的優勢。

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