財務共享服務中心業務處理效率管理研究

連斐

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-105-02

摘 要 本文從財務共享服務中心的運營現狀出發，研究影響其業務處理效率的主要因素，從流程優化、崗位分工、處理標準、與成員單位溝通、信息系統建設等方面提出了解決方案，有助于共享中心提高業務處理效率、提升服務水平。

關鍵詞 財務共享 業務處理 效率管理

財務共享服務中心，作為大數據時代財務管理信息化應用的創新，猶如雨后春筍般在國內迅速發展，在財務共享服務運營尚未成熟階段，業務處理的成本、速度和質量直接影響整個財務共享服務中心的價值和未來發展，優化業務處理效率的管理對提高財務共享服務中心的服務水平有決定性的影響。

一、現狀及存在的問題

（一）運營現狀

財務共享服務中心實施運營主要是基于企業實施統一的系統平臺、統一的操作流程以及統一的會計核算方法。財務共享服務中心需要依靠網絡信息技術發起并推動，其運營需要依賴一套高效集成的IT信息系統，通過信息系統實現會計業務線上審批受控、會計憑證自動生成、財務管理集中高效、財務信息實時分析等多種財務功能。財務共享服務中心的業務范圍，主要包括費用報銷、成本核算、資金收付款等會計核算業務，此外還有資金結算、發票管理、總賬生成報表、歸檔管理電子檔案、收集分析財務信息數據等輔助管理工作。財務共享服務中心內部運作的關鍵流程中，審核經濟業務會計核算、進行資金結算是其中最為重要的職能。財務共享服務中心從會計核算職能正在逐步向業財一體化的方向發展。

（二）存在的問題

財務共享服務中心上線后，業務處理效率的問題會帶來負面影響：其一，新的流程運作模式下，所有職員的角色都發生了轉變。上線初期，各個崗位角色轉換仍處于磨合期，未能按照崗位職責履行相應的審核和監督責任屢有發生，有關人員業務還不精，動作起來比較緩慢，各個環節銜接不夠緊密，導致業務處理效率較低。其二，財務共享服務中心上線后，所有業務都需要按照標準處理。共享中心作業人員由于工作經驗等各方面有差異，審核業務需要進行會計職業判斷時標準及尺度不夠統一，導致同樣的業務處理效率不同、處理結果不一致。此外，上線后，所有成員單位的業務都要按照規章制度中的統一標準執行，導致業務處理不規范的單位上線后對部分規范化要求不適應，影響業務處理效率。其三，業務處理效率不好考量，作業的數量和質量需要綜合考慮。在業務處理時盡管處理得快、耗時少對于流程運作來講是有益的，但是要綜合考慮管控風險保證業務處理的質量，只有將業務處理的時效控制在合理的區間，才能真正意義上提高業務處理的效率。

二、主要影響因素

從財務共享服務中心成立框架到運營模式，從其依賴的信息技術到日常的管理體系，影響業務處理效率的因素是多維的，歸納為以下幾個方面：

（一）流程優化程度

流程優化，是財務共享服務中心高效運作的基礎。首先，流程節點設計優化。在符合內控制度要求的前提下，工作流程的設置應精簡、優化，冗余的流程會耗費資源，影響業務處理的效率。其次，組織架構設計優化。財務共享服務中心設置權責清晰、分工明確的組織架構，才能夠保證流程順暢、高質高效完成，如果內部部門機構職能重疊，導致業務處理存在扯皮推諉的現象，不僅業務處理的效率受到影響，業務處理的質量也無法保證。再次，崗位分工優化。財務共享服務中心組織內部按照流程、業務模塊分工明確，可以最大程度實現科學配置人力資源，提高共享中心內部競爭力，規范業務處理行為，提高工作效率。

（二）業務標準化程度

業務標準化程度高，是成熟運營的財務共享服務中心的標志。首先，財務核算標準化。統一的會計政策、會計核算辦法是財務共享服務中心成功上線的基礎，如果會計核算在政策及基本要求方面存在差異，會較大程度影響業務會計處理的效率。其次，規章制度標準化。上線財務共享服務的成員單位應執行集團統一的規章制度，個體內控制度應與集團整體制度大同小異，避免出現相悖的規定。再次，其他各業務部門業務標準化。財務共享服務中心負責處理各部門提供的經濟業務，如果業務部門管理不夠統一、規范，也將使業務處理的效率大打折扣。

（三）系統自動化程度

財務信息系統自動化，是財務共享服務中心賴以運營的平臺支撐。首先，系統操作易用性。穩定、安全、易于操作的財務信息系統，是財務共享服務中心發揮職能的基本保證。如果系統運行頻繁維護、出現漏洞、難于操作或操作繁瑣，影響企業內部用戶的系統體驗，進而對業務處理效率產生負面影響。其次，系統功能多樣性。從企業各項經濟業務數據的采集、處理到分析利用，財務信息系統多樣化的應用將數據轉化成信息， 豐富的系統功能有助于信息的查詢，便于提高業務處理的效率。再次，相關系統聯動性。財務信息系統的架構、功能及與其他業務系統的集成，是企業信息系統規劃的重要內容， 與業務端業務財務一體化運作，能夠實現端到端流程效率與流程自動化的提升，為業務處理提供及時、有用的信息支持。

三、管理主要措施

建立完整的運營管理機制，對企業各項經濟活動進行全面分析和設計，不斷優化、創新工作流程和方式方法，有利于財務共享服務中心的穩定運營和持續改進，促進業務處理低成本、高效率、高滿意度完成。

（一）流程優化機制

流程管理是財務共享服務中心的重要職能之一，設立專門的流程優化團隊，建立長效的流程優化機制，包括流程的設計、范圍、層級、功能需求、對流程定期考核等。業務處理規則變化、系統升級優化、企業經濟環境或內控制度發生變化等一系列因素都將面臨流程再造的需求，財務共享服務中心需要長期的、持續的進行分析，去除流程中冗余的環節，讓工作流程中的節點得到精簡和優化。根據流程執行情況持續跟蹤、反饋，圍繞企業實際管理需求，不斷優化流程、不斷檢驗流程并加以修正，通過流程管理循環的實施，建立最適合企業的、最適合財務共享服務中心的業務流程，提高業務處理效率。

（二）崗位分工權責明晰

明確細致的專業化分工，能夠提高組織效率。按照不同的業務流程和業務內容設置崗位，不同的崗位負責分工內的業務，對業務的會計核算、內控制度、常見問題、頻發性錯誤能夠比較熟練的掌握，將業務做熟、做精、做專，在業務處理時能夠直擊重點關注事項，按標準熟練處理業務，提高作業效率。此外，建立有效的內部考核機制，對共享中心業務處理人員實施績效考核，對職員從操作提單量、業務完成周期、業務完成準確率等多方面考評，進一步提高工作積極性。

（三）業務處理標準的制定

對不斷細化的工作內容制定相應的業務處理標準，有利于職員在作業時有據可依、有章可循，提高質量和效率。一方面，根據企業內控制度等要求制定詳盡的作業標準，形成標準化文檔。如審核經濟業務時要按照不同的業務類別規定不同的審核要點，詳細列明審核時應關注的重點事項，以及審核必須完成的規定動作等。另一方面，按照業務處理標準測試各類業務處理所耗用的時間，利用統計學原理計算作業時效的合理區間，以便于及時排查因消極怠工延長作業時間或不關注質量盲目縮短作業時間等問題，及時進行整改，促進業務效率提升。

（四）與成員單位溝通

積極與共享中心服務的成員單位交流，建立溝通機制，提升服務水平。其一，共享中心應完善員工操作手冊、報賬指南等指導性文檔，加大宣傳和培訓財務基本業務方面的內容，減少使用財務專業用語，便于業務人員操作應用；其二，根據業務人員的常見系統操作、業務咨詢等方面的問題進行分類整理，按時間發布常見問題答疑或提示，既可以給業務人員同樣問題統一的回復，又便于業務人員的問題得到及時解答。其三，定期與成員單位就發現的問題、現場管理需求等內容，以書面資料或會議的形式進行溝通，提升業務操作規范，促進實現財務管理工作的需求。

（五）信息系統的建設

功能完善、運行平穩的信息系統是保證財務共享中心高效運作的強有力基礎。其一，信息技術的充分應用。財務機器人是信息技術在財務領域的最新應用，利用財務機器人完成大量重復的流程標準化程度高的業務處理，比如與銀行對賬，可以節約工作成本，提升工作效率。其二，系統功能完善和擴展。增加系統可延伸的各類數據查詢、利用系統設置強化內部控制等，能夠優化用戶體驗。系統功能的擴展，比如總賬自動生成報表、資金收付銀企直連，增值稅進銷項發票管理與稅務局直連等，可以直接簡化人工操作，流程自動化程度較高，可以極大提升業務處理效率。其三，與業務系統互動互通。增加財務信息系統的融合度，實現與各業務系統的數據交互，利于在事前規范業務，使財務信息系統變成企業整體信息系統的有機組成部分。

綜上，提高財務共享服務中心業務處理效率，能夠釋放更多的人力從事更高附加值的工作，促進財務人員轉型，提升財務共享服務中心的運營價值，為企業管理提供良好的支撐，持續為企業發展助力。

參考文獻：

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