提升企業(yè)辦公室秘書綜合素質(zhì),助力企業(yè)發(fā)展的研討

吳俊

中圖分類號：F272 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-119-02

摘 要 在市場競爭日益激烈的大環(huán)境下，企業(yè)也在通過各項措施推動內(nèi)部優(yōu)化，以強化自身市場競爭力。作為企業(yè)內(nèi)部關(guān)鍵職位，辦公室秘書承擔(dān)著重要的責(zé)任，上傳下達、組織協(xié)調(diào)、聯(lián)系溝通等都是秘書的日常工作。辦公室秘書形象會在很大程度上影響人們對企業(yè)的感觀，甚至可以說辦公室秘書的綜合素質(zhì)代表著企業(yè)整體辦事效率，所以提升辦公室秘書綜合素質(zhì)對企業(yè)發(fā)展的重要性也就不言而喻了?；谔嵘k公室秘書綜合素質(zhì)的現(xiàn)實需要，本文將結(jié)合企業(yè)日常工作對辦公室秘書應(yīng)有的綜合素質(zhì)展開具體分析，以便提出出比較理想的辦公室秘書個人素質(zhì)及職業(yè)素質(zhì)要求，從而為企業(yè)辦公室秘書崗位的優(yōu)化建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞 辦公室 秘書 綜合素質(zhì) 企業(yè)發(fā)展

出于辦公室秘書工作特殊性的考慮，相關(guān)工作人員往往要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和溝通、協(xié)調(diào)能力。對企業(yè)內(nèi)部來說，辦公室秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，可以起到協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的作用；從對外角度來看，秘書承擔(dān)著接待來訪者的工作，向來訪者介紹企業(yè)文化內(nèi)涵離不開秘書的介紹，所以秘書在一定程度上可以說成是外界了解企業(yè)的窗口。對辦公室秘書綜合素質(zhì)的提升要求，不僅是企業(yè)內(nèi)部有序性建設(shè)的需要，也是企業(yè)適應(yīng)新時期經(jīng)濟發(fā)展和全球一體化的內(nèi)在要求。在瞬息萬變的市場環(huán)境中，辦公室秘書日常工作中面臨的任務(wù)和挑戰(zhàn)也在不斷變化，如果沒有高水平的綜合素質(zhì)作為基礎(chǔ)，辦公室秘書的工作將寸步難行。對于辦公室秘書綜合素質(zhì)的提升，以下將從企業(yè)運營和發(fā)展的各方面展開論述。

一、企業(yè)辦公室秘書綜合素質(zhì)

（一）企業(yè)秘書職業(yè)素質(zhì)要求

隨著我國經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài)，企業(yè)的發(fā)展也面臨越來越多的挑戰(zhàn)，深化企業(yè)改革、實現(xiàn)內(nèi)部優(yōu)化已經(jīng)成了企業(yè)發(fā)展的不二選擇。在企業(yè)發(fā)展的過程中，既需要面臨外部市場競爭的壓力，也要妥善處理好內(nèi)部利益分配問題，否則企業(yè)這艘輪船便難以在大濤洶涌的大海航行。在嚴峻的發(fā)展形勢下，秘書應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮崗位作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行決策活動，并高效、準(zhǔn)確的將決策內(nèi)容傳達給其他部門。除此之外，在日常工作中，辦公室秘書應(yīng)當(dāng)發(fā)揚精神，以優(yōu)良的職業(yè)操守履行職責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)和同事提供有必要的幫助。

1.優(yōu)良的道德品質(zhì)。秘書需要經(jīng)常協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理工作，所以在日常工作中可能接觸到比較機密的文件，從而掌握部分企業(yè)機密信息。因此，秘書綜合素質(zhì)中的基本構(gòu)成便是職業(yè)道德。關(guān)于職業(yè)道德，可以細化為以下幾點：辦公室秘書首先要具備的素質(zhì)是保密意識，只有擁有良好的職業(yè)操守，才能抵制外界誘惑，保守企業(yè)核心機密。從個人誠信角度出發(fā)，作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書，獲得信任才能處理企業(yè)機密文件，如果保密工作做得不好，便是辜負信任，這對領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)乃至自身都是不負責(zé)任的行為。隨著電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)辦公基本采用電腦執(zhí)行，這在便利辦公的同時也為保密工作埋下隱患。因此，企業(yè)秘書除了職業(yè)道德外，還要掌握一定的計算機保密能力?？偠灾鳛楣娟P(guān)鍵崗位的工作人員，辦公室秘書應(yīng)當(dāng)嚴于律己，堅守底線不動搖，拒絕任何泄露機密信息損害企業(yè)利益的行為。

辦公室秘書需要頻繁的與公司內(nèi)部成員打交道，如果自恃崗位重要而輕視其他同事，就會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)和員工溝通不暢，信息傳遞“失真”的狀況產(chǎn)生。因此，辦公室秘書要牢牢樹立愛崗敬業(yè)、謙虛熱情的精神風(fēng)貌，既不能因為工作繁瑣而拒絕處理，也不能因為自身原因在工作中任意妄為。另外，必要的待人接物手段也是辦公室秘書應(yīng)當(dāng)具備的，與人交往時，應(yīng)真誠熱情對待他人，并在尊重他人的基礎(chǔ)上做到相互幫助。由于秘書經(jīng)常協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理工作，所以在企業(yè)中秘書往往代表領(lǐng)導(dǎo)的形象，為了維護領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)內(nèi)的威信，秘書應(yīng)當(dāng)注重自身行為，以謙虛的心理對待企業(yè)內(nèi)的同事。

接待來訪者是秘書日常工作的關(guān)鍵，同樣也是秘書待人接物能力最直觀的體現(xiàn)。在接待活動中，秘書應(yīng)在第一時間了解來訪者的目的，并且判斷是否有必要告訴領(lǐng)導(dǎo)，因為領(lǐng)導(dǎo)日常工作比較繁忙，事事告知領(lǐng)導(dǎo)只會使領(lǐng)導(dǎo)不勝其煩。當(dāng)然對于已經(jīng)有約的來訪者，秘書只需要按照約定內(nèi)容進行處理即可，如來訪者有秘書權(quán)限內(nèi)的合理訴求，秘書可以酌情處理，但必須注意的是，秘書權(quán)限不可逾越，代替領(lǐng)導(dǎo)做決定的行為要不得。

2.良好的心理素質(zhì)和身體素質(zhì)。激烈的市場環(huán)境給企業(yè)發(fā)展造成了強大的壓力，為了緊握發(fā)展機遇，企業(yè)在某些時間段需要進行加班，秘書作為企業(yè)內(nèi)部的連接紐帶，一般不能輕易離開崗位，這也就意味著加班時秘書也要在場，以便應(yīng)付突發(fā)問題。不定期的加班活動需要良好的身體素質(zhì)作為支撐，只有保證身體健康，才能更好的應(yīng)付繁重的工作。在必要情況下，秘書要調(diào)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)和各個部門的工作，而這也對秘書的心理素質(zhì)提出要求。謙虛謹慎、不卑不亢始終是秘書工作的指導(dǎo)方針，對于沒有完全理會的領(lǐng)導(dǎo)指令，秘書應(yīng)及時請教，防止錯誤解讀造成的工作失誤。日常工作中難免和同事產(chǎn)生矛盾，如果不能相互理解而刻意極度他人，必然會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部工作呈現(xiàn)出無序狀態(tài)。

3.優(yōu)秀的工作能力。突出的工作能力是優(yōu)秀秘書必須具備的品質(zhì)。結(jié)合秘書日常工作來看，協(xié)調(diào)能力、組織能力、語言能力、分析能力都缺一不可。

（1）秘書每天都要處理大量繁瑣的工作，保持頭腦清晰，對工作內(nèi)容進行條理性的劃分，從而制定出高效的工作方法，做到忙而不亂，這是秘書優(yōu)秀工作能力最直觀的體現(xiàn)。

（2）掌握工作規(guī)律可以實現(xiàn)工作效率最大化，按照事物輕重緩急處理是開展工作的指導(dǎo)原則。當(dāng)然，秘書在完成大量工作的同時也要確保工作完成質(zhì)量，一旦發(fā)生疏漏，輕者減低工作效率，重者便會導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受挫，所以秘書在進行相關(guān)工作時，必須牢記細節(jié)決定成敗這句俗語。

4.廣博的知識積累。辦公室秘書應(yīng)當(dāng)具備廣博的知識積累，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展涉及廣泛，政治、經(jīng)濟、文化等方面的內(nèi)容處理不當(dāng)便可能影響企業(yè)的發(fā)展。因此，辦公室秘書要在掌握企業(yè)運營狀況的基礎(chǔ)上進行選擇性學(xué)習(xí)，挑選有益企業(yè)發(fā)展的內(nèi)容加以學(xué)習(xí)，以便為企業(yè)的發(fā)展提供幫助。

5.現(xiàn)代信息素質(zhì)?，F(xiàn)代企業(yè)的辦公離不開電腦，掌握信息技術(shù)的應(yīng)用時當(dāng)前辦公室工作人員必須具備的基本能力。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)運營產(chǎn)生的各項數(shù)據(jù)將會更多的集成到計算機上，辦公室秘書想要更好的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，就要努力加強自身現(xiàn)代化信息素質(zhì)。

6.基本創(chuàng)新素質(zhì)。萬眾創(chuàng)新是新常態(tài)下經(jīng)濟發(fā)展的“雙引擎”之一，企業(yè)生產(chǎn)效率的提高離不開一線生產(chǎn)人員創(chuàng)新，但是作為工作與企業(yè)運營息息相關(guān)的秘書而言，必要的創(chuàng)新意識可以幫助理解和協(xié)助其他部門創(chuàng)新舉措的進行。培養(yǎng)基本創(chuàng)新意識可以促進辦公室秘書崗位作用的強化，從而更好地助力企業(yè)發(fā)展。

（二）企業(yè)秘書的職業(yè)素質(zhì)能力

1.多樣化服務(wù)。辦公室秘書要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)整服務(wù)類型，良好的文字溝通能力和日常服務(wù)能力是秘書的必備條件。辦公室秘書的前綴是辦公室，所以精通辦公室業(yè)務(wù)是秘書首先要做到的，在了解領(lǐng)導(dǎo)日常工作習(xí)慣后，秘書應(yīng)當(dāng)及時對工作方法進行調(diào)整，以便更好的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，從而推動企業(yè)的發(fā)展。

2.智能化服務(wù)。智能化服務(wù)是辦公室秘書工作的理想狀態(tài)，經(jīng)過長期與領(lǐng)導(dǎo)接觸，明白領(lǐng)導(dǎo)辦事風(fēng)格和個人性格，秘書可以對領(lǐng)導(dǎo)下一步將要做出的指示提前做好準(zhǔn)備，從而提高領(lǐng)導(dǎo)決策效率。

3.主動性服務(wù)。主動性服務(wù)說到底說還是工作積極性的問題，當(dāng)秘書能在工作中保持高漲的熱情，急企業(yè)之所急，主動新服務(wù)也就水到渠成了。

4.協(xié)同性服務(wù)。企業(yè)的發(fā)展從來都不能依靠個人實現(xiàn)，各個成員和部門間的協(xié)調(diào)工作是企業(yè)競爭力提高的必要前提。無論是辦公室工作人員還是其他部門的工作人員，都應(yīng)當(dāng)樹立協(xié)同工作的意識，尤其是辦公室秘書，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮表率作用，積極提供協(xié)同性服務(wù)，促進企業(yè)內(nèi)部和諧氛圍的創(chuàng)建。

二、企業(yè)秘書綜合素質(zhì)提升策略

（一）實施嚴格有效的信息培訓(xùn)制度

上文中提到，利用現(xiàn)代信息技術(shù)辦公已經(jīng)成為企業(yè)中的常態(tài)化現(xiàn)象，為了更高效率的處理工作中的各類信息，辦公室秘書必須在信息技術(shù)應(yīng)用技術(shù)方面達到基本要求。當(dāng)前辦公室秘書的信息掌握水平尚不能達到企業(yè)發(fā)展要求，所以秘書應(yīng)當(dāng)針對這種狀況做出改變，針對性的強化自身信息技術(shù)應(yīng)用能力，主動接受企業(yè)開辦的信息培訓(xùn)課程。

（二）進行自我教育，更新秘書知識

綜合素質(zhì)不單指業(yè)務(wù)水平，文化、藝術(shù)、理論方面的知識也是秘書應(yīng)當(dāng)涉及的內(nèi)容，這對秘書接待商業(yè)合作伙伴提升企業(yè)形象來說具有重要意義。對于在崗秘書自我教育的實現(xiàn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予支持，給予秘書更多學(xué)習(xí)時間和機會。

（三）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作水平

關(guān)于辦公室秘書工作能力的強化，可以通過崗前培訓(xùn)，在崗進修等形式實現(xiàn)，但是在這一過程中，必須注重理論與實踐相結(jié)合，否則培養(yǎng)出的辦公室秘書業(yè)務(wù)能力便得不到保障。

（四）培育創(chuàng)新思維

創(chuàng)新是經(jīng)濟發(fā)展的重要動力，企業(yè)發(fā)展需要工作人員的集思廣益，擁有創(chuàng)新意識的辦公室秘書可以為其他工作人員的創(chuàng)新行為提供更加周到的服務(wù)，所以辦公室秘書應(yīng)當(dāng)培育自身創(chuàng)新思維，通過創(chuàng)新思維協(xié)助同事工作，推動企業(yè)長遠發(fā)展。

（五）加強應(yīng)變能力和判斷能力

辦公室秘書需要應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)的各項要求和企業(yè)內(nèi)部的突發(fā)事件，故而應(yīng)變能力和判斷能力的培養(yǎng)也是至關(guān)重要的。對于企業(yè)中各個部門的運行狀況，辦公室秘書要從全面的視角著眼，理清企業(yè)各項經(jīng)營活動間的關(guān)系，從而為有條理的解決實際問題提供理論基礎(chǔ)。在日常工作中，辦公室秘書必須時刻保持清醒的頭腦，防止因疏漏產(chǎn)生的不必要損失。

三、結(jié)語

企業(yè)辦公室秘書的工作不僅是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，更是服務(wù)企業(yè)發(fā)展的全過程。在參與企業(yè)決策和協(xié)調(diào)管理等各項工作時，秘書人員應(yīng)充分調(diào)動自身專業(yè)知識和綜合素養(yǎng)，積極為領(lǐng)導(dǎo)和同時提供有益服務(wù)，促進企業(yè)內(nèi)部優(yōu)化趨向形成。最后，在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的大環(huán)境下，辦公室秘書要不斷學(xué)習(xí)充實自己，以便適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。

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