淺析高職院校的檔案管理工作

邢翠香

[摘要]高職院校檔案管理是展現高職院校風采、見證高職院校歷史以及展望高職院校未來的第一手資料。高職院校檔案不僅記錄著高職院校的發展歷程，同時也是高職院校完善自我本身，發展未來的寶貴資料，在促進高職院校現代化建設的道路上有著舉足輕重的地位。通過分析高職院校檔案管理工作的現狀，查找出當前高職院校檔案管理工作存在的問題，提出了一些針對性建議，對如何做好高職院校檔案管理的工作大有裨益。

[關鍵詞]高職院校 檔案管理 現狀 問題 建議

一、高職院校檔案管理工作的現狀

1、對高職院校檔案管理工作的重視程度不夠

受以往傳統教育的影響，部分高職院校往往對于檔案管理這一類的教育基礎工作重視的程度不夠，只把重心放在學生管理和教學科研上面，而沒有充分意識到高職院校檔案管理工作對于學校的發展建設的重要性。在檔案管理方面投入的資金嚴重不足，更甚有的學校沒有專門獨立的檔案室以及專業的檔案人員。

2、忽視學生檔案的規范性

目前部分高職院校的教師把學生的教育管理和培養作為學校的首要任務來發展，卻忽視了學生的檔案問題。學生檔案不僅是高職院校學生管理的有力依據，介紹畢業生個人素質的權威材料，更是用人單位對畢業生全面了解的重要途徑。目前師生對此認識還不足，致使檔案管理員對學生檔案工作也缺乏正確的認識。表現出來的現狀如：給學生填寫歸檔材料時不積極、主動，態度不夠友好等等。高職院校教育與人才市場良性互動發展的過程中，學生檔案信息資源必然為社會所需，必須與人才信息數據庫相銜接。所以必須認識到學生檔案的重要性，這是高職院校檔案管理工作發展的大勢所趨。

3、高職院校檔案管理工作技術落伍

高職院校檔案管理是學校科學管理的重要組成部分，而計算機則是體現現代化管理水平的重要標志。而運用計算機及網絡技術管理檔案的高職院校較少，有的高職院校檔案管理人員仍然是即將退休或返聘的人員，對新技術新方法不了解不會用，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

1、高職院校擴導致高職院校學生檔案工作量增加

高職院校擴招給高職院校檔案管理工作帶來了巨大的工作量，但是由于人力不足，管理措施不力，導致學生的入學注冊成績考核，紀律考勤，升級留級，降級，轉專業，與轉學，休學，退學，復學時，出現少數學生檔案跟不上學生的實時情況。由于學生的劇增，導致教學人員的工作量也急劇增加，在學生管理的過程中，對于個別學生資料管理上報不及時，導致如退學學生的資料仍存留在教學系統沒有及時清除等，也間接的增大了檔案管理的困難以及造成失誤。

2、高職院校檔案管理工作人員服務意識有待提高

現代高等教育對檔案管理工作人員的素質要求越來越高，但是多數檔案管理人員文化素質較差，缺少檔案管理人員應具備的理論水平和政治素養，目前高職院校檔案管理人員隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內容能進行檔案信息深層次研究和開發的人才仍顯得十分匱乏，這種復合型的檔案管理人才嚴重缺乏的現象影響了高職院校檔案工作的開展。

3、檔案工作的制度管理不完善

在日新月異的時間更替中，隨著新的檔案人員的出現和管理技術的發展，原有的檔案管理制度明顯已經落后。之前的檔案管理人員可能在執行工作的過程中刻意突出了權利的專制，長此以往實現了生硬的管理制度，每個人按部就班，沒有創新，當遇到突發事件時沒有機警的應對方式。同時人們對原有的技術已經習慣不愿意突然的改變，這就導致工作效率的大打折扣，人員工作的不協調，技術不能快速跟上時代的發展使得教學管理工作陷入到一片落后的僵局中，這一切都和管理的制度模式有關。在這一種落后的體制下，無論再先進的個人或者工具都是徒勞無功的，必須依靠明文規定，設立有效的管理制度和懲戒制度，讓大家有著統一的案例和范本，可以在機制運行時更好地依賴和執行。

三、如何做好檔案管理的工作建議

1、利用現代信息網絡建立網絡化檔案管理

現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學的學籍管理信息系統的基本條件。隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

2、規范管理，樹立良好的服務理念

建立健全規范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著高職院校自身發展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍管理的效率。

3、積極探索、推行學分制

學分制是高等教育大眾化形勢下改革學籍管理制度的必然選擇，它允許學生根據個人情況對所學知識和學習進程上的自主選擇，是一種全新的教學管理制度和人才培養模式。學籍管理應當以適應學生個體的差異化、多樣化為原則，根據學校實際情況，積極探索推行學分制。學生只要修滿了學校規定的各項學分，就可以提前畢業。學分制的實行能極大調動學生的學習熱情，減少學生壓力，改善考風考紀，有利于學生根據自身特點構建自己的知識體系。

四、總結

在我國經濟全面發展的歷史背景下，只有不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能客觀完好的體現高職院校的真實情況。只有真實的反映我國的高職院校教育現狀，才能更好的推動我國的教育事業，做好高職院校檔案管理工作是我們每一個檔案管理人員的終身責任。