改制企業(yè)檔案處置研究

張茜倩

[摘要]最近幾年，伴隨中國社會主義市場經(jīng)濟和企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度革新的逐漸進步與發(fā)展，改革企業(yè)檔案的問題日漸嚴(yán)重。企業(yè)檔案的重組包含了企業(yè)重組的發(fā)展歷程，它不僅是保障工作人員合理權(quán)益的主要基礎(chǔ)，也是調(diào)研當(dāng)?shù)孛褡骞I(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要素材。同時企業(yè)檔案處置還具有存儲社會記憶，繼承與發(fā)展工業(yè)文明的重要任務(wù)。由此可見，如何妥善處置改革后的企業(yè)檔案已變成檔案管理部門、國企機關(guān)及其附屬主管部門需要一起面臨的主要問題。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案 檔案改制 工作環(huán)節(jié)

最近幾年，伴隨國家供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的不斷深化，企業(yè)的檔案改制工作也不斷開展。企業(yè)檔案制度改革后，組織結(jié)構(gòu)、管理方式和運行模式都產(chǎn)生了了巨大的改變。企業(yè)檔案包含了企業(yè)的形成和發(fā)展的歷史，在企業(yè)資產(chǎn)的改制重組過程中起著十分關(guān)鍵的作用。同樣也是幫助企業(yè)處理財產(chǎn)問題、清償債務(wù)和處理企業(yè)員工退休和社會保障問題的關(guān)鍵途徑。所以，提高對于企業(yè)檔案改制的研究有著重要作用。

一、改制企業(yè)檔案的意義

企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部關(guān)鍵的信息資源，有著十分重要的歷史和實踐意義。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的過程：企業(yè)的檔案中包含著大量的原始數(shù)據(jù)，是企業(yè)內(nèi)部用車過戶、資產(chǎn)評價和法律申訴的關(guān)鍵依據(jù)：原始檔案可以為企業(yè)員工住房的維護和資產(chǎn)核查提供根源數(shù)據(jù)。企業(yè)檔案在市場招投標(biāo)和資格評定中起著關(guān)鍵的作用：產(chǎn)品原始檔案在產(chǎn)品開發(fā)和客戶服務(wù)中具有很高的使用價值，對企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營發(fā)揮著促進作用。通過對于部分企業(yè)檔案使用情況的分析，檔案的主要作用是編輯歷史、審計、債務(wù)核實、清算和驗資、市場競標(biāo)、維護員工權(quán)益和法律訴訟。

二、改制企業(yè)檔案處置原則

企業(yè)檔案改制是指國有企業(yè)在產(chǎn)權(quán)制度改革的前提下，原有公有制企業(yè)或非公有制企業(yè)的檔案改革過程中應(yīng)由國家所持有的檔案和改革過程中形成的由國家擁有的檔案總和。企業(yè)檔案的改制和重組過程中應(yīng)滿足安全原則、合法原則、合理原則、連續(xù)原則和利益最大化原則等。

（一）以安全性為首要原則

首先，要確保企業(yè)檔案處置的安全性，改良企業(yè)檔案的存儲條件，提高對于檔案的保護，預(yù)防文件的丟失和損壞：其次，應(yīng)該確保企業(yè)檔案信息的安全性，著重維護國家的安全性和國家的利益。注意保護國家的秘密，同時保護企業(yè)的商業(yè)秘密和企業(yè)員工的個人隱私。

（二）以合法性為基本原則

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》等相關(guān)法律規(guī)定，對企業(yè)檔案改革處置的機構(gòu)、組織、人員等提出規(guī)定，確保改制企業(yè)檔案處置工作合法進行。

（三）以合理性為重要原則

對于不同的企業(yè)、不同形式的改制企業(yè)檔案，應(yīng)按照實際情況進行調(diào)整，確定檔案的所屬與去向等問題，以保障改革企業(yè)檔案處置工作的科學(xué)性。

（四）以保持企業(yè)經(jīng)營管理的連續(xù)性為關(guān)鍵原則

企業(yè)檔案改革以保障改制企業(yè)檔案處置的連續(xù)性為主要目的，所以一定要保證改善企業(yè)檔案的處置工作都要有利于保持企業(yè)經(jīng)營管理的連續(xù)性。

（五）以堅持利益最大化為必要原則

最大程度上發(fā)揮檔案憑證參考的作用，使改制企業(yè)檔案把服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展的作用最大化，防止改制企業(yè)檔案變?yōu)椤八罊n案”。

三、改制企業(yè)檔案工作環(huán)節(jié)

改制企業(yè)檔案處置工作是企業(yè)改制工作的關(guān)鍵內(nèi)容，應(yīng)結(jié)合到企業(yè)工作的各個環(huán)節(jié)中，并保障與企業(yè)檔案改制工作同時進行

（一）準(zhǔn)備環(huán)節(jié)

企業(yè)檔案改制工作開展之前，一定要向企業(yè)主管部門和地方檔案管理部門上報，辦理改制的登記手續(xù)，申請檔案改制的各項事宜。同時，每個改制的企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立專門分管企業(yè)檔案的專項團隊。團隊由改制機構(gòu)的負責(zé)人、企業(yè)主管部門檔案負責(zé)人、相關(guān)類型檔案負責(zé)人以及主要業(yè)務(wù)部門負責(zé)人構(gòu)成。專項團隊要成立企業(yè)改制聯(lián)絡(luò)小組以便智慧企業(yè)檔案處置工作，研究解決相關(guān)問題，決定相關(guān)檔案的保留和銷毀。同時團隊部應(yīng)實施企業(yè)檔案改制報告政策，并將企業(yè)檔案的所有權(quán)、流動和所需費用報告當(dāng)?shù)貦n案管理部門以便備案。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對其進行監(jiān)督，并指導(dǎo)改革企業(yè)的檔案處置工作，依法處置違法案件。

（二）實施環(huán)節(jié)

企業(yè)檔案改制實施的主要內(nèi)容包含如下四個方面：第一，采集、整合、統(tǒng)計和維護公司在各種活動中形成的所有檔案。第二，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進行檔案存儲及銷毀工作，鑒定工作應(yīng)由企業(yè)檔案處理工作領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督進行，待銷毀的檔案目錄由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和資產(chǎn)清理部門負責(zé)人聯(lián)合審查，經(jīng)企業(yè)主管部門批準(zhǔn)，并在當(dāng)?shù)氐臋n案行政管理部門備案后再對檔案進行銷毀，同時相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)予以監(jiān)督。銷毀參與人數(shù)應(yīng)超過兩人，并應(yīng)簽署銷毀清單，并將清單保存。第三，轉(zhuǎn)移和存放文件目錄應(yīng)該根據(jù)文件的去向單獨編制。檔案的轉(zhuǎn)移或存放目錄應(yīng)由負責(zé)移交的人員和企業(yè)檔案管理團隊負責(zé)人共同簽名。同時需要企業(yè)主管部門和地方檔案管理部門各自保存一套。第四，做好企業(yè)改制過程中形成的文件和資料的采集、整理、備案和移交工作。

（三）驗收環(huán)節(jié)

企業(yè)檔案的改制處理一定要由當(dāng)?shù)貦n案管理部門進行核查和檢驗。在處置工作結(jié)束前，改制后的企業(yè)檔案、設(shè)施和必要的辦公用品不得用于其他用途。所有地區(qū)應(yīng)當(dāng)集中保存對國家和社會有著重要意義的企業(yè)檔案。在企業(yè)改制過程中，檔案的分類、評估、轉(zhuǎn)移和存檔等工作所需的費用由企業(yè)內(nèi)部財務(wù)進行支付。如果需要向地方國家檔案館或社會檔案服務(wù)機構(gòu)存放改制后的檔案，企業(yè)也需要支付相關(guān)費用。

四、總結(jié)

總而言之，企業(yè)檔案的改制不僅是企業(yè)資產(chǎn)的主要組成部分，同樣是國有資產(chǎn)的主要組成部分。檔案是對一個地區(qū)或當(dāng)?shù)噩F(xiàn)代工業(yè)史的歷史發(fā)展階段和社會生活變化見證的真實寫照。改制企業(yè)檔案的處理不但關(guān)系到企業(yè)的利益和積極性，還對國家的利益、秘密和安全有著一定影響。改制后的企業(yè)檔案處理應(yīng)以維護國家安全和社會利益為基礎(chǔ)，秉承安全、合法、合理、利益最大化的原則，明確歸屬和流向。做出全面的安排，確保企業(yè)檔案資源得到妥善保留，繼續(xù)為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。