淺談內部控制在機關食堂財務管理中的幾點思考

彭琤

[摘 要]機關食堂是機關單位重要的后勤保障部門之一，它主要是為職工們提供用餐服務，解決職工的后顧之憂，從而增強單位凝聚力，提高職工的工作效率。機關食堂看似與機關工作沒有直接關系，但其管理水平的高低卻直接影響著機關工作能否順利開展。當前機關單位食堂普遍存在著人員素質不均、管理粗放、鋪張浪費、財務混亂等一系列問題，本文對機關食堂財務管理現狀及問題提出思考，并針對相關問題提出解決措施，以為機關單位食堂提升財務管理水平、促進業務活動健康有序發展提供參照。

[關鍵詞]機關食堂；內部控制；財務管理

1 加強內部控制對機關食堂財務管理的意義

（1）可以提高職工飲食水平，提高服務質量，解決職工的后顧之憂，增強單位凝聚力，提高工作效率，充分發揮機關食堂在后勤保障中的重要作用。

（2）可以加強財務控制，合理配置資源，有效節約成本，避免資源浪費，有效降低接待費用，減輕單位負擔，保證收支平衡，從而更好地為食堂領導提供決策的依據。

（3）可以做到財務規范化和精細化管理，創新模式，提高管理水平，改善機關食堂管理的現狀，以更好地為機關服務。

2 現行機關食堂在財務管理中存在的問題

2.1 缺少有效的內部控制制度，缺乏科學管理手段

現行的機關食堂，很多都沒有制定一系列的內部控制制度，如采購與驗收制度、存貨出入庫制度、物資管理制度、成本控制制度等，或者制定了相關制度但不健全，又或者制度健全了卻未嚴格按照制度來執行。由于制度不健全，沒有統一的標準，導致機關食堂會出現以下現象：

（1）未制定相關財務制度或制度不健全，未統一管理、獨立建帳，缺少完整的核算體系和一系列的審批流程，沒有嚴謹的操作流程，無法真實的反應機關食堂的收支情況。

（2）未建立物資采購報批制度，機關食堂長期固定一人采購，無人監督，缺少內部牽制制度，容易徇私舞弊，中飽私囊；采購人員不專業，導致采購材料不合適造成浪費。

（3）采購前未清點倉庫，未制定合理的采購計劃，缺少嚴謹的資金使用方案，不按實際需求定量，為圖方便每次大批量采購，未經過領導審批；采購時沒貨比三家，不能有效控制成本，加上采購量大，環節多，難以對貨物認真檢查，一一清點，導致一些食物以次充好，量質不齊。

（4）缺少物資管理制度，倉庫儲備過多，食材不定期清理，導致食材過期浪費；冰鮮食物入冰庫時未將以前購買的食材清理出來，直接將新購的食材堆上去，導致以前購買的食材長期積壓在底，造成大量過期浪費。

（5）未建立存貨盤點制度，出庫入庫不清晰不嚴謹，出庫程序隨意不嚴謹，物資臺帳不完善，手續不齊全，每月盤點隨意，并未認真逐一清點，帳實不符也簽名確認，帳表、帳證、帳帳、帳實等不符的情況沒有進行核實，盤盈或盤虧的存貨也沒按規定進行帳務調整，且未在帳面上真實反應。

（6）財務報批制度不嚴謹，大部分食材在小商小販購買，存在大量收據，容易虛開金額或虛增項目，無法核實經濟業務的真實性，負責驗收的人員驗收不嚴謹，實物與單據存在不對應。

2.2 管理粗放，模式落后，權責不清晰，漏洞多

（1）機關食堂的管理層對財務管理不重視，員工不專業，素質有限，內控意識不高，導致過多浪費，財務控制不到位。

（2）現行機關食堂，因為人員多，無法執行報餐流程，用餐人數無法精確預計，食材用量僅憑大體估計，加上很多臨時接待工作突然，變動較大，嚴謹的領用流程在現實中難以有效實現，導致內部控制在財務管理中的效用不明顯。

（3）不相容崗位未分離，權責未區分，負責采購的工作人員同時負責充飯卡及倉庫管理，容易弄虛作假，貪污腐敗。

（4）管理模式較粗放，用餐打卡缺少嚴格的監控模式，存在漏收、亂收等現象，財務管理軟件較落后，不能準確核算各項收入和支出。

（5）現行機關食堂大部分仍處在最基礎的機關飯堂模式，管理效率較低，不能按照“量入為出”的原則安排各項支出，支出管理不嚴格，缺少嚴密的財務管理計劃，對資金的使用和投入無法進行很好的評估。

（6）遇到臨時接待任務，缺少財務審批流程，沒有統一的收費標準，后續收入及支出財務也無法跟蹤確認，僅憑飯堂收費入帳，實際收入支出難以準確核算，容易出現漏洞。

2.3 缺乏有效的監督管理機制

機關食堂本身就管理粗放，模式落后，領導內部控制意識不足，加上機關食堂的員工以職工家屬為主，存在人情管理問題，致使很多機關食堂并沒有健全監督機制或設了監督機制，亦監管不力，并沒有對物資采購、出入庫管理、財務報銷管理、資源配置等方面進行有效監督，只為應付上級檢查，根本沒有起到實際的監督作用。

3 加強內部控制改善機關食堂財務管理問題的措施

3.1 建立各項財務內控制度并加強執行力度

制定一系列的財務內控制度，如《采購與驗收制度》、《存貨出入庫制度》、《成本控制制度》等：

（1）建立和完善物資采購制度，堅持“勤進快出、以量定購”的原則，材料采購應嚴格按照制度，根據實際需求，從計劃采購到報領導審批到采購入庫、材料出庫等一系列環節都制定嚴格的審批手續并嚴格按照制度執行，必須實行雙人采購，相關人員監督采購數量和質量，切實把好食品采購關。

（2）建立物資驗收制度，材料入庫及管理應有專人跟蹤負責，應清點驗收，辦理入庫手續，及時發現處置不合格食材，要建立臺帳，將定期盤點與不定期清點相結合，做到帳實、帳表、帳帳相符，對于盤盈或盤虧的存貨應按有關規定進行帳務調整。

（3）建立物資出入庫管理制度，堅持厲行節約，加強食堂成本核算，嚴格控制食堂成本開支范圍，規范食堂物資出入庫流程，加強進出物資管理。食材用量應合理，出庫時應盡量做到與人數相符，避免浪費；廚師應對食材的庫存大致掌握，及時食用倉庫積壓的食材，避免食材過期造成過度浪費；對于確實過期不能食用的食品，應及時上報領導，并辦理財務相關手續，在帳面上真實反應。

（4）建立內部牽制制度，落實主體責任，不相容崗位應嚴格區分，采購人員應定期或不定期輪換，應有人監督一起采購，避免長期一人采購，弄虛作假，牟取私利。

（5）完善財務報帳制度，按計劃合理安排各項支出，切實提高資金使用效率，確保預算資金執行科學規范。報帳手續要齊全，發票、送貨單等單據需確認與實物相符，經手人和驗收人應有所區別。

3.2 細化管理、創新模式、分清權限

（1）提高機關食堂管理者內控意識和財務管理意識，加強員工專業素質，參考好的模式，做好精細化管理，合理配置資源、有效節約成本、避免鋪張浪費。

（2）廚師多觀察，能較準確估算用餐人數及用量，嚴格控制食材用量，降低消耗，避免大量浪費。有條件的機關食堂，可以飼養一些家禽，將殘羹剩飯利用，這樣一方面可以廢物變寶，減少浪費，另一方面，也可以自給自足，補充食堂的資源，減少食材采購成本，一舉兩得。

（3）創新管理模式，對各流程做好嚴密的財務管理計劃，對資金的使用和投入精細地評估，科學規范的使用資金，尋求適合本單位的財務管理方法，優化財務管理的效果。

（4）規范執行標準，分清各崗位權限，細化工作流程，對能做好財務管理、開源節流、控制成本的每個環節精細化管理，進行全面核算和控制財務開支，為各項經濟業務提供準確的信息。

（5）對機關食堂各種收入等情況，應精細區分各項收入、支出，準確核算各項目收益。嚴格接待審批流程，制定統一的接待收費標準和成本開支標準，收款時制定詳細的單據并齊全手續上交財務，對少收、亂收、漏收等現象，應及時核查，禁止飯堂私設“小金庫”。

3.3 建立健全監督機制并嚴格貫徹執行

（1）建立健全監督機制，在財務部門和其他部門抽調相關人員，組成監督小組，對物資在采購、驗收、入庫、出庫、盤點、成本控制等環節上嚴格監督，定期或不定期抽查盤點，審核臺帳，力求將財務數據做到精細化管理。要發揮監督機制的實際作用，強化監督力度。

（2）嚴格監督機關食堂對各項制度的執行情況，做到防微杜漸，對各項收入、支出監督，避免不合理的開支，是否存在鋪張浪費現象，有無損公肥私情況，是否亂用濫用廚具導致毀損……認真觀察各項制度在執行過程中所出現的問題，及時糾正，改善經營管理，合理配置資源，提高經濟效益，提高機關食堂在財務核算中的準確度和精準度。

總之，加強財務管理的內部控制對機關食堂提高經營管理的質量與效率都有著積極的作用，能提供更好的服務，增進單位凝聚力，切實做好后勤保障工作；能合理配置資源、開源節流、杜絕浪費；能提高機關食堂的管理質量和服務能力，減輕單位負擔。

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