房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義及改進策略

彭靖

【摘 要】房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)的重要組成部分，通過信息化手段將房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化的意義重大。信息化技術(shù)能幫助該行業(yè)的檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一。文章以房地產(chǎn)檔案管理為研究目標(biāo)，討論了房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義，從加強房地檔案管理的信息化建設(shè)、搭建房地產(chǎn)檔案信息資源共享平臺、升級房地產(chǎn)檔案管理軟件等信息化改造提升路徑進行深入的分析和探討，為房地產(chǎn)行業(yè)檔案信息化管理提供意見和建議。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn);檔案管理;信息化;改進策略

【中圖分類號】F293.3;G270.7【文獻標(biāo)識碼】A【文章編號】1674-0688（2019）11-0295-02

1 房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義

隨著時代的發(fā)展和社會的進步，我國房地產(chǎn)行業(yè)近年來飛速發(fā)展，在這個過程中，不可避免地會產(chǎn)生大量的檔案，再加之房地產(chǎn)調(diào)控政策不斷變換，改革措施層出不窮，房地產(chǎn)檔案管理的難度正在快速增加。傳統(tǒng)的手工記錄、紙質(zhì)歸檔的方式方法，已經(jīng)無法滿足房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理的多元化發(fā)展。所以，將房地產(chǎn)檔案進行數(shù)字化、信息化管理已經(jīng)成為必然的趨勢。信息化檔案管理能切實地提高房地產(chǎn)檔案管理行業(yè)的效率，降低錯誤信息發(fā)生率，提高房地產(chǎn)檔案管理水平;同時，在房地產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，還能使相關(guān)的檔案管理更加規(guī)范化，優(yōu)化檔案管理的環(huán)境。當(dāng)然，在給房地產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域量身打造信息化平臺的過程中，管理者要結(jié)合實際情況和房地產(chǎn)檔案管理要求，構(gòu)建好符合規(guī)范的信息平臺，靈活審慎地使用數(shù)據(jù)庫，穩(wěn)健地促進房地產(chǎn)檔案管理工作的數(shù)字化進程。

2 房地產(chǎn)檔案管理信息化水平提升路徑

2.1 加強房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

在房地產(chǎn)檔案庫日益龐大的今天，進行相關(guān)檔案管理的過程中，必須引入信息化技術(shù)，并強化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在房地產(chǎn)信息化建設(shè)的過程中，首先應(yīng)將房地產(chǎn)檔案進行數(shù)字化處理，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件檔案變換為數(shù)字版的文件，在該過程中可以使用掃描技術(shù)、ORC技術(shù)及多媒體技術(shù)來支持，形成新的檔案形態(tài)，并通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫存儲起來以備使用，再通過云技術(shù)將相關(guān)檔案備份到云端，可以隨時調(diào)用，多重保護，建立起統(tǒng)一的管理，形成規(guī)范的房地產(chǎn)檔案信息庫，擺脫空間和時間的藩籬，形成有效的資源管理和共享。其次要構(gòu)建數(shù)字化檔案平臺，規(guī)范相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，建立目錄信息。現(xiàn)階段，我國大部分地區(qū)的房地產(chǎn)行業(yè)檔案都已經(jīng)開始數(shù)字化的進程，但是相關(guān)的檔案平臺管理還沒有跟上，可能會出現(xiàn)因為系統(tǒng)更新、數(shù)據(jù)維護造成數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)混亂等問題。所以，在構(gòu)建房地產(chǎn)數(shù)字平臺之初就要做好管理規(guī)范，設(shè)定好冗余備份機制，做好整體信息目錄規(guī)劃，保證檔案數(shù)據(jù)的具體、清晰、明了，易于管理維護和查找信息。再次在數(shù)據(jù)采集時，保證檔案與目錄能一一對應(yīng)，頁數(shù)、份數(shù)都要有數(shù)字備份，以保護數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性。最后要注意平臺系統(tǒng)的前臺和后臺的細(xì)節(jié)開發(fā)，前臺上的交互界面盡量和實際工作緊密結(jié)合，使前臺工作人員能方便地錄入和整理數(shù)據(jù)，后臺設(shè)計則需要做好數(shù)據(jù)處理流程，前臺錄入數(shù)據(jù)后，后臺能將其歸檔至合理位置，方便用戶隨時查詢和使用信息，并簡化數(shù)據(jù)維護過程。

2.2 搭建房地產(chǎn)檔案信息資源共享平臺

隨著時代的發(fā)展，信息傳遞、信息共享、大數(shù)據(jù)的作用越來越大，所以房地產(chǎn)檔案管理必須借助網(wǎng)絡(luò)化的功能，為房地產(chǎn)行業(yè)提供支持，為管理者了解情況、指定策略提供標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。建立房地產(chǎn)檔案信息平臺，一是能夠促進政府、開發(fā)商之間的交流，方便統(tǒng)一管理;二是促進了開發(fā)商之間的交流，彌補房地產(chǎn)行業(yè)信息閉塞的缺點;三是方便購房客戶，無論是查詢檔案、辦理手續(xù)還是房屋買賣，都可以方便地在平臺上完成正規(guī)流程，杜絕各類詐騙、哄抬價格、隱瞞信息等不當(dāng)行為。

各地房地產(chǎn)管理部門應(yīng)該從本地實際情況出發(fā)，構(gòu)建好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的房地產(chǎn)管理、檔案管理體系，借助信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，搭建好平臺，促進本地政府、房產(chǎn)商、房屋中介、購房客戶之間的信息交流，并將平臺納入地區(qū)和產(chǎn)業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，并規(guī)劃好信息接口，接入國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的房產(chǎn)管理體系當(dāng)中，進一步提升房地產(chǎn)檔案管理水平。

2.3 不斷升級房地產(chǎn)檔案管理軟件

在信息化程度不斷加深的今天，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化是房地產(chǎn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化必經(jīng)的一個過程。在這個過程當(dāng)中，必須開發(fā)和使用標(biāo)準(zhǔn)化的房地產(chǎn)檔案管理軟件，并且構(gòu)建規(guī)范化的房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。而在開發(fā)軟件和構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的過程中，必須注意到房地產(chǎn)行業(yè)和其他行業(yè)的區(qū)別。

首先，房地產(chǎn)檔案需要建立案卷、目錄數(shù)據(jù)庫及卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫、全文檔案數(shù)據(jù)庫等，主旨是方便數(shù)據(jù)互聯(lián)、共享，促進房地產(chǎn)行業(yè)管理便捷化和一體化。房地產(chǎn)行業(yè)的檔案類別千差萬別，所需的目錄也大有不同，所以管理軟件和數(shù)據(jù)庫必須具有強大的擴展性和兼容性，以適應(yīng)現(xiàn)代化房地產(chǎn)行業(yè)不斷遞進的管理需求，實現(xiàn)數(shù)據(jù)靈活訪問和共享。其次，在檔案數(shù)字化的過程中，必須保證軟件具有整理編撰目錄、檢索保密、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)備份等功能，能夠為各個類型的用戶提供幫助。針對不同的工作職位，系統(tǒng)還需要符合工作實際和相關(guān)行業(yè)法律的要求。最后，房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理軟件和數(shù)據(jù)還需要具有合理的數(shù)據(jù)獨立特性。隨著技術(shù)和工作環(huán)境的不斷變遷，數(shù)據(jù)遷移在很多情況下是不可避免的，所以數(shù)據(jù)必須相對獨立，有合理的存儲和冗余備份方案，數(shù)據(jù)庫要功能齊全、可操作性強，要具備安全的數(shù)據(jù)輸入、修改、刪除等規(guī)程，為房地產(chǎn)行業(yè)管理提供穩(wěn)定的支持。

2.4 重視房地產(chǎn)管理系統(tǒng)的安全建設(shè)

建立數(shù)字化的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)能極大地推動行業(yè)管理水平的提升，但是同時也帶來一些不安全的因素。建立房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，將檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，牽涉網(wǎng)絡(luò)傳輸、存儲、數(shù)據(jù)處理等環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都有可能遭遇到攻擊，只有在每一個環(huán)節(jié)上把控好安全措施，才能保障好檔案的穩(wěn)定管理。為了提高房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的安全性，相關(guān)工作人員要做好規(guī)范工作，保證系統(tǒng)能夠無漏洞執(zhí)行任務(wù)。使用正版軟件是房地產(chǎn)檔案工作要做到的事，并且要及時根據(jù)安全形式對系統(tǒng)進行補丁和升級。在系統(tǒng)安全性的各項設(shè)置上也要進行經(jīng)常性的審查和變化，例如更新密碼、改變防火墻形式、定時服務(wù)器維護等。同時，在保障好系統(tǒng)安全的基礎(chǔ)上，我們也要重視數(shù)據(jù)庫的信息數(shù)據(jù)安全，檔案數(shù)據(jù)安全是所有安全工作的重中之重。所有的安全工作核心就是為了保護房地產(chǎn)檔案信息的完整性和真實性，所以檔案的加密措施必不可少，通過轉(zhuǎn)碼、增加防御層等方式，增加檔案存儲的復(fù)雜性，最終保障好檔案數(shù)據(jù)的安全。

2.5 提高房地產(chǎn)檔案管理行業(yè)的人力資源水平

在信息化、數(shù)字化進程不斷推進的今天，房地產(chǎn)檔案管理信息化發(fā)展是大勢所趨，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理人員必須樹立好新的管理意識，結(jié)合自身工作的特點，不斷學(xué)習(xí)，提升優(yōu)勢，補足不足，創(chuàng)新檔案管理工作方式。無論是房產(chǎn)管理局、房地產(chǎn)開發(fā)商還是房屋中介，都應(yīng)該積極地組織開展好信息化檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，并且通過宣傳等手段加強工作人員的信息化意識，努力提高檔案管理工作者的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)化房地產(chǎn)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，使其成為能夠跟上時代發(fā)展的服務(wù)型人才。一方面原有的檔案管理人員應(yīng)該加強信息技術(shù)學(xué)習(xí)，另一方面相關(guān)部門也應(yīng)該積極補充新的信息化人才，全面提升整個檔案管理行業(yè)的信息化水平，有效地展開對房地產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，確保所有工作人員和管理人員能對檔案進行高效應(yīng)用。除此之外，檔案管理部門還需要通過完善薪酬福利機制、職業(yè)進階機制等，建立好穩(wěn)定的信息化人才梯隊，保證能夠持續(xù)穩(wěn)定地提供好檔案服務(wù)，并進一步拓展房地產(chǎn)檔案的應(yīng)用范圍。

3 結(jié)論

在所有行業(yè)不斷推進數(shù)字化改革的今天，房地產(chǎn)檔案管理也必然需要進一步改革創(chuàng)新。為了滿足不斷增長的房地產(chǎn)信息管理需求，通過軟件平臺使檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化、規(guī)范化，并拓展數(shù)據(jù)應(yīng)用是必然的趨勢。軟件信息化作為一種管理手段，在提高房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性、便捷性方面具有非常明顯的優(yōu)勢，將相關(guān)技術(shù)通過軟件運用到檔案管理中，可以推進檔案管理規(guī)范化進程，也可以提高行業(yè)的工作效率，提升管理水平。在建設(shè)房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)平臺的過程中，要結(jié)合本地房地產(chǎn)實際情況和客觀要求，建設(shè)好規(guī)范的、合理的、便于應(yīng)用的平臺和可以靈活使用的數(shù)據(jù)庫。本文通過研究房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，對房地產(chǎn)行業(yè)信息化、數(shù)字化建設(shè)進行了討論與思考，提出了一些助力房地產(chǎn)檔案管理信息化進程的建議，為房地產(chǎn)行業(yè)提供了理論支撐。

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