企業文書檔案管理滯后性探討

摘 要：文章首先分析了企業的文書檔案管理現狀，例如企業在管理過程中存在管理意識薄弱、管理制度不完善和隊伍建設不足等問題，隨后文章提出了促進企業加強文書檔案管理的有效措施，例如提高文書檔案管理重視程度、規范文書檔案管理、提升管理人員綜合素質、建立網絡管理系統等，希望能給相關人士提供一些參考。

關鍵詞：文書檔案 管理系統 規范管理

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）06-00-01

引言

在企業發展過程中，文書檔案管理的作用十分突出。因為企業日常運行過程中的行政活動會產生多種資料信息，在這種狀況下，就需要對其中的各種文件進行妥善管理。文書檔案管理在企業發展中的作用主要可以從下面兩種層面體現出來，首先是能夠將企業發展過程全面記錄下來，其次是能夠為企業的未來發展提供可靠的決策支持。

一、企業文書檔案管理現狀

1.管理意識淡薄

因為企業中的文書檔案管理工作需求不高，工作效果不明顯，同時日常管理又比較復雜，因此企業領導和相關管理人員也就降低了對于文書檔案管理工作的重視，影響了管理人員的工作態度。此外，領導的忽視導致的另一個問題就是基礎設備的配置不足，缺少專用的打印機和除濕機等設備，從而影響了文書檔案管理的完整性與安全性。此外文書檔案管理中的軟件更新問題也會對文書檔案管理和其他業務之間的銜接過程造成一定的影響。為此，應該從根源入手，提高領導重視，加強資金投入。

2.管理制度不夠完善

盡管部分企業在發展過程中逐漸認識到了文書檔案管理的重要性，同時還制定了文書檔案管理的具體管理制度，但是相關制度文件和具體實施過程之間卻存在嚴重的脫節問題，從而不能發揮出制度的管理作用，無法對企業中的文書檔案管理進行科學指導，同時在企業進行文書檔案管理時，還沒有合理的反饋考核方法，導致部門之間在管理過程中存在較為嚴重的互相推諉問題，企業間的權責不明現象也愈加突出。為此企業應該通過制定科學的工作標準和管理準則，促進企業文書檔案管理的規范化進行。

3.隊伍建設不足

從外部角度對企業進行分析發現，企業中因為人員離職、干部調動、結構變更等因素的影響，導致企業中的文書檔案管理人員隊伍結構存在不穩定的問題。從而企業內部角度分析，發現相關文書檔案管理人員存在整體素質水平不一等問題，管理人員之間的素質能力存在較大差異。部分新進的管理人員基礎技能較差，同時對于業務也不夠熟悉，從而對規范化的文書檔案管理產生一定阻礙。

二、加強企業文書檔案管理的有效措施

1.提高文書檔案管理重視程度

企業在各個生產活動時期會產生具有重要價值的歷史資料，而這些資料的形式也存在較大的差異，主要囊括了管理、經營和生產等活動，對于企業未來發展具有重要的借鑒價值，為此企業中的領導者也應該充分認識到文書檔案管理對于企業發展的重要作用，只有領導的重視，才能促進文書檔案管理的前進發展^[1]。企業也能夠增加文書檔案管理方面的資金投入，健全文書檔案管理過程中所需的各種基礎設備設施，讓文書檔案管理部門能夠擁有充足的資金去購買檔案設備，加強技術投資，組織管理人員進行集中培訓等，促進管理質量的有效提高，同時加強企業各部門對于文書檔案管理的重視，還能做好相關輔助工作，以更好的配合度促進文書檔案管理的順利進行。

2.規范文書檔案管理

為了促進企業文書檔案管理的全面優化，還應該制定合理的制度和工作標準，從而讓文書檔案管理能夠更加規范，保證各項責任的全面落實，除此之外，企業還可以通過一體化方法進行管理，針對文書檔案管理中的撰寫要求、儲存格式、檔案用紙樣式等內容進行統一的管理要求，并制定完善的工作準則^[2]。在資料管理初始階段開始就進行全面控制，逐層深入，從而對相關文檔資料的管理控制工作細化到每一工作環節當中，對于那些已經整理結束的資料應該進行及時儲存，避免發生文書檔案資料遺失等問題的發生。

3.提升管理人員綜合素質

職員是文書檔案管理的主要負責者，能夠對文書檔案管理質量產生直接影響，為此企業應該重視員工的培訓工作，讓相關管理人員能夠對文書檔案管理有一個更加清晰的認知，避免形式化問題發生。比如企業可以利用集中培訓或是組織管理人員定期參加講座等方法提升其管理意識。此外負責文書檔案管理的工作人員還應該從自身角度出發，不斷提升自己的管理能力，主動學習相關理論知識，不斷提高自己。隨著時代的發展，各種先進科技的出現也改變了企業中的工作形態，企業中也逐漸建立起現代化的管理模式，辦公流程也不斷優化，從而能夠促進文書檔案管理的不斷優化創新。文件是檔案管理的基礎形式，而檔案管理則是企業各種文件資料的終極形態，因此文件的內容也會對文書檔案管理效果產生一定影響，需要相關負責人員提高檔案意識，形成深厚的管理意識與責任感，提高專業技能，并能夠熟練使用各種現代化辦公軟件。

4.建立網絡管理系統

通過計算機網絡的應用，能夠進一步提高企業的文書檔案管理質量，為此企業中應該建立起針對文書檔案的網絡管理系。以企業中的文書檔案管理部門為核心，建立起綜合企業各個職能部門的全覆蓋、全參與、全方位的文書檔案網絡管理系統，其中除文書檔案管理部門之外的企業職能部門屬于系統中的二級機構，在這一管理系統中，是由各個業務單位中的檔案管理人員和企業中的文書檔案管理部門實施直接領導的，并促進文書檔案管理逐級落實。文書檔案作為企業運行發展中重要的無形資產，是企業自身核心競爭力的主要內容之一，同時也是企業未來發展和提高自身競爭實力的信息基礎，為了促進企業文書檔案管理質量、效率的全面提升，應該強化對于文書檔案信息的采集整理工作。

結語

綜上所述，企業中的文書檔案管理水平也能夠展現出一個企業的發展狀況，是整個企業綜合水準的直接反應。通過提高企業中文書檔案管理質量，還能夠促進企業實現可持續發展的目標，為此企業應該樹立起現代化的管理理念，將檔案管理系統有效應用于文書檔案管理當中，從而順應時代發展趨勢，促進企業自身實力的全面提升。

參考文獻

[1]陳晶.企業文書檔案管理滯后性探討[J].現代商貿工業，2015，36（04）：60-61.

[2]李超.企業文書檔案管理滯后性探討[J].企業改革與管理，2016（01）：29-31.

作者簡介：付麗君（1988.03—），女，籍貫：湖北孝感，民族：漢，最高學歷：本科，目前職稱：助理政工師，研究方向：企業文書檔案管理滯后。