高校財(cái)務(wù)檔案管理問題及對(duì)策分析

王紅娜

摘要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，促進(jìn)高校檔案財(cái)務(wù)檔案管理形式的更新。良好的檔案管理模式能夠有效提高數(shù)據(jù)安全性與精準(zhǔn)度，本文將結(jié)合高校財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容及現(xiàn)存問題，提出認(rèn)知檔案管理作用、提高檔案應(yīng)用效率、強(qiáng)化人員隊(duì)伍素質(zhì)、引進(jìn)信息管理技術(shù)、規(guī)范工作運(yùn)行流程等對(duì)策，促進(jìn)高校財(cái)會(huì)更好的工作。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)會(huì);檔案管理;信息化技術(shù)

引言：

新時(shí)期背景下，高校管理方式開始向著多元化方向轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案處理方式的弊端也在不斷暴露出來(lái)。在當(dāng)前背景下，如何提高財(cái)務(wù)檔案精準(zhǔn)度，保證其信息優(yōu)勢(shì)被發(fā)揮出來(lái)，是我們需要考慮的問題。檔案管理是財(cái)務(wù)部門工作成果的最終總結(jié)，需要工作人員加以重視，為高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展提供充分保障。

一、高校財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容

高校財(cái)務(wù)檔案屬于財(cái)務(wù)部門，所以其衍生出的數(shù)據(jù)資料也被稱為會(huì)計(jì)檔案。其檔案管理就是對(duì)現(xiàn)有資料進(jìn)行獲取、收集、保存、歸檔、調(diào)用、交接等處理，每個(gè)環(huán)節(jié)都十分重要。相比較于社會(huì)中其它事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，高校會(huì)計(jì)檔案包含了學(xué)校經(jīng)濟(jì)情況、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)等重要信息資料，是學(xué)校建設(shè)發(fā)展不可缺少的一部分。所以在管理時(shí)，必須要保證其真實(shí)有效、精準(zhǔn)齊全。為確保工作落實(shí)的順利有效，我國(guó)高校結(jié)合國(guó)家檔案管理法律法規(guī)制定了對(duì)應(yīng)管理制度，規(guī)定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容包含：日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)形成的各類原始憑證、銀行對(duì)賬單、月報(bào)表、季度報(bào)表、年度報(bào)表、年度預(yù)算報(bào)表、年度決算報(bào)表、以及各類賬簿：現(xiàn)金銀行日記賬、總賬、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡片，輔助財(cái)務(wù)賬等等。由此可見，高校財(cái)務(wù)檔案管理具有一定的復(fù)雜性與多元化，需要我們加大管理力度，提高對(duì)相關(guān)工作的重視。

二、高校財(cái)務(wù)檔案管理問題及對(duì)策

（一）認(rèn)知檔案管理作用

目前，意識(shí)淡薄、用途認(rèn)知較淺是制約我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案管理快速發(fā)展的首要原因，很多高校領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案應(yīng)用方式不是很清楚，導(dǎo)致會(huì)計(jì)管理工作開展難度增加。對(duì)此就需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)，只有了解才能發(fā)展，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能深化全體工作人員認(rèn)識(shí)。各個(gè)高校的領(lǐng)導(dǎo)管理人員可以積極探究國(guó)內(nèi)外知名企業(yè)檔案管理方式，結(jié)合自身實(shí)際情況制定發(fā)展策略，在學(xué)校各個(gè)部門加大宣傳力度，讓全體工作人員都能具備良好的思想認(rèn)知，潛移默化中樹立責(zé)任心，重視自身崗位工作。

（二）提高檔案應(yīng)用效率

檔案的核心用途就是挖掘現(xiàn)有材料價(jià)值，為學(xué)校財(cái)務(wù)部門后續(xù)開展工作提供基礎(chǔ)憑證與指導(dǎo)方向。高校主要活動(dòng)類型分為：教學(xué)、管理、科研三方面，需要針對(duì)性制定檔案管理策略。例如：在教學(xué)方案需要檔案管理人員按照規(guī)章制度嚴(yán)格記錄教學(xué)活動(dòng)安排、師資隊(duì)伍調(diào)度情況、教學(xué)改革財(cái)務(wù)事項(xiàng)等等，財(cái)務(wù)檔案不僅僅能夠?yàn)楦咝ｎI(lǐng)導(dǎo)制定戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)支持，同時(shí)還可以明確財(cái)務(wù)管理的方式，促進(jìn)教育行業(yè)向著積極、正面的方向發(fā)展。另外，科研項(xiàng)目是高校日常工作，所以需要檔案人員加強(qiáng)重視，深入研究經(jīng)費(fèi)應(yīng)用方向與使用途徑，方便后續(xù)節(jié)約成本，發(fā)揮現(xiàn)有資金的最大價(jià)值[1]。

（三）強(qiáng)化人員隊(duì)伍素質(zhì)

雖然高校中很多檔案管理人員在崗時(shí)間較長(zhǎng)，具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)，能夠熟練將財(cái)務(wù)檔案分類，儲(chǔ)存。但是目前我國(guó)檔案管理模式開始向著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，需要相關(guān)工作人員具備更加先進(jìn)的檔案處理技術(shù)，傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)不再適用。普遍工作人員都存在觀念落后、技術(shù)守舊等問題，需要高校領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)進(jìn)行強(qiáng)化。從檔案人員需要具備的素質(zhì)來(lái)看，首先其應(yīng)該了解檔案對(duì)于學(xué)校財(cái)務(wù)發(fā)展的重要性，確保其能夠?yàn)樨?cái)務(wù)開展活動(dòng)提供幫助，另外財(cái)務(wù)檔案自身專業(yè)性比較強(qiáng)，需要相關(guān)工作人員具備一定的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)理論知識(shí)。當(dāng)前信息化技術(shù)開始逐漸走進(jìn)檔案管理工作中，相關(guān)工作人員同樣需要具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作能力。對(duì)此高校可以定期開展培訓(xùn)課程，落實(shí)階段性考核，提高工作人員的綜合素質(zhì)，保證其能夠以更好的技術(shù)服務(wù)于高校財(cái)務(wù)的檔案管理工作。

（四）引進(jìn)信息管理技術(shù)

當(dāng)前信息技術(shù)開始在人類社會(huì)中占據(jù)了越來(lái)越重要的位置，中國(guó)的信息化建設(shè)與會(huì)計(jì)專業(yè)融合最早源于1980年，歷經(jīng)了檔案電子化、管理電子化、會(huì)計(jì)電算化等階段。直到2016年，我國(guó)中央檔案局出臺(tái)了《會(huì)計(jì)檔案管理?xiàng)l例》，其中明確指出會(huì)計(jì)檔案管理需要實(shí)現(xiàn)電子化，轉(zhuǎn)變以往檔案管理模式，使其邁進(jìn)“無(wú)紙化”時(shí)代。雖然相比較于其他行業(yè)來(lái)說(shuō)，高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)度較為緩慢，起步較晚，但是經(jīng)過(guò)近五年的發(fā)展，已經(jīng)取得了可觀成績(jī)。例如：ORC技術(shù)、條形碼技術(shù)、多媒體技術(shù)都能夠基本實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，從PC端服務(wù)模式向著瀏覽器模式轉(zhuǎn)變。高校是為社會(huì)各行各業(yè)培養(yǎng)人才的重要場(chǎng)所，加快財(cái)務(wù)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型速度已經(jīng)刻不容緩，想要增強(qiáng)管理效率，首先需要領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，然后將理念與思想傳達(dá)給財(cái)務(wù)部門人員。改變以往紙質(zhì)檔案記錄方式，將其通過(guò)掃描轉(zhuǎn)化成為電子檔案。電子檔案具有可永久保存、維護(hù)成本低、后臺(tái)儲(chǔ)備量大等優(yōu)勢(shì)，能夠保證檔案資料的安全性。另外，高校還需要積極采購(gòu)現(xiàn)代化設(shè)備，例如：計(jì)算機(jī)、掃描儀等等，促進(jìn)信息化技術(shù)更好的融合到財(cái)務(wù)檔案管理當(dāng)中，給工作人員提供更加方便的管理方法[2]。

（五）規(guī)范工作運(yùn)行流程

雖然我國(guó)大部分高校都在最開始制定了檔案管理?xiàng)l例，但是受到多種因素影響，往往制度與實(shí)際工作內(nèi)容適應(yīng)度較低，剛性約束的作用不能被發(fā)揮出來(lái)。對(duì)此就需要管理人員結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況制定一套動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的檔案工作制度，例如：《高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理?xiàng)l例》、《檔案數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)移銷毀制度》、《工作人員職責(zé)規(guī)范》、《檔案安全銷毀制度》等等，用科學(xué)合理的管理?xiàng)l例來(lái)促進(jìn)檔案工作執(zhí)行的規(guī)范性、合理性，讓相關(guān)工作落實(shí)的有章可循、有制可依，堅(jiān)決避免制度的應(yīng)用流于表面。

結(jié)論：

綜上所述，高校承擔(dān)著為社會(huì)輸出高質(zhì)量人才的重要責(zé)任，需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極更新內(nèi)部管理手段，合理應(yīng)用檔案資料，發(fā)揮出其最大價(jià)值。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展速度較快，在檔案管理中融合計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠加快數(shù)據(jù)交流效率，為高校財(cái)會(huì)進(jìn)行下一步?jīng)Q策提供強(qiáng)而有力的保障，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

參考文獻(xiàn)：

[1]張傳智.基于高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案系統(tǒng)的構(gòu)建及管理分析[J].學(xué)周刊，2019 （15）：186.

[2]趙玉靈.淺析大數(shù)據(jù)條件下高校檔案館的規(guī)范化建設(shè)要點(diǎn)[J].中國(guó)管理信息化，2019，22 （08）：182-183.