醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)對(duì)策

周靜 倪芳 聶真 曾瓊 張若麟

[摘 要] 新形勢(shì)下，我國(guó)各類(lèi)醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理工作難度不斷增大，檔案資料數(shù)量不斷增加，而且類(lèi)型呈現(xiàn)多樣性的特點(diǎn)，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視。文章對(duì)現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)醫(yī)院人事檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何采取有效的措施進(jìn)行積極應(yīng)對(duì)，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)與認(rèn)識(shí)，以供參考。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院管理 人事檔案 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：R197.322 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)醫(yī)院發(fā)展和管理工作應(yīng)當(dāng)高度重視人事檔案工作，這有利于提高人力資源利用效率[1]。為此，實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)正確審視和定位當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理實(shí)踐中存在的主要問(wèn)題，并針對(duì)性地采取有效的措施予以解決。

一、當(dāng)前醫(yī)院普遍存在的人事檔案管理問(wèn)題

近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革不斷深化，國(guó)內(nèi)醫(yī)院整體管理和發(fā)展水平有所提升，但人事檔案管理工作中依然存在一些問(wèn)題與不足，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）認(rèn)識(shí)檔案管理機(jī)制有待完善

保密性及專(zhuān)業(yè)性和真實(shí)客觀性是人事檔案管理工作的重要和主要內(nèi)容，這要求檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)檔案信息資料的整理、歸納以及存放工作。然而，實(shí)際效果并不理想，醫(yī)院檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，而且認(rèn)知上也存在著一定的誤區(qū)，片面地認(rèn)為檔案管理工作就是要保證檔案的安全可靠性即可，對(duì)于人事檔案的應(yīng)用缺乏認(rèn)知。此外，還存在著人事管理工作兼任代管的現(xiàn)象，以致于檔案管理處于被動(dòng)、疲軟的狀態(tài)。現(xiàn)階段，我國(guó)醫(yī)院普遍存在的人事檔案管理問(wèn)題，主要是因?yàn)橹贫取C(jī)制不完善所致，檔案資料記錄以及保存過(guò)程中制度體系不完善，未能明確信息記錄標(biāo)準(zhǔn)及其保存模式，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的科學(xué)化以及規(guī)范化建設(shè)與發(fā)展。

（二）檔案管理人員自身的素質(zhì)和技能有待提高

醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中涉及很多方面的內(nèi)容，而且復(fù)雜程度非常高，其中涉及很多煩瑣的事務(wù)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有信心以及耐心，還要有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。然而，從現(xiàn)階段部分醫(yī)院的表現(xiàn)來(lái)看，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視，甚至為了節(jié)省開(kāi)支而實(shí)行崗兼任機(jī)制[2]。從實(shí)踐來(lái)看，為數(shù)不少的醫(yī)院因所配備的檔案人員素質(zhì)差、責(zé)任意識(shí)不高以及專(zhuān)業(yè)技能不強(qiáng)等，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案管理工作的改革創(chuàng)新，不利于人事檔案資源的應(yīng)用。需要強(qiáng)調(diào)的是，長(zhǎng)期以來(lái)，部分醫(yī)院的人事檔案管理工作與人力資源管理工作之間協(xié)調(diào)不到位，未能形成有效的對(duì)接，尤其是人才任用、選拔以及考核時(shí)所采用的標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)，以致于所選用的檔案管理人才綜合素養(yǎng)低，無(wú)法勝任人事檔案管理工作。

（三）醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化水平低

通常情況下，醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中往往會(huì)涉及很多學(xué)科和領(lǐng)域，而且人員基數(shù)非常龐大、繁多。由于科技資金投入不足，比較注重臨床醫(yī)療先進(jìn)器械的引入和應(yīng)用，嚴(yán)重忽略了人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，因此很多醫(yī)院依然沿襲著傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件模式。該種情況下，由于醫(yī)院人事檔案管理工作存貯、整理以及調(diào)閱等較為復(fù)雜，因此容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。在當(dāng)前醫(yī)改背景下，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷推進(jìn)，人事檔案信息化建設(shè)已成主流之勢(shì)[3]；然而，因部分醫(yī)院對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入不重視，導(dǎo)致其信息化水平較低，嚴(yán)重影響了人事檔案建設(shè)和應(yīng)用效率。

二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新改進(jìn)路徑

基于以上對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院普遍存在的人事檔案管理問(wèn)題分析，筆者認(rèn)為要想加強(qiáng)人事檔案管理，提高其管理水平和應(yīng)用效率，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面著手落實(shí)工作。

（一）加強(qiáng)思想重視，做好人才選用工作

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)注重人事檔案管理工作的重要性，自上而下的加強(qiáng)宣傳教育，不斷加強(qiáng)專(zhuān)項(xiàng)資金的投入和完善檔案管理工作機(jī)制，從軟件以及硬件設(shè)施引入方面著手，從行動(dòng)上真正重視起來(lái)。同時(shí)，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高自我素養(yǎng)，積極踐行崗位責(zé)任制度，而且各科室醫(yī)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)配合檔案資料的收集、整理和管理應(yīng)用工作，準(zhǔn)確、客觀上報(bào)信息，以免與事實(shí)不符[4]。同時(shí)，還要在人才選拔以及培養(yǎng)方面下功夫，做好人事檔案專(zhuān)業(yè)人員的選用工作。醫(yī)院加強(qiáng)人事檔案管理，說(shuō)到底是要充分發(fā)揮人的作用，因此管理人員自身的綜合素養(yǎng)和能力非常關(guān)鍵。院部應(yīng)當(dāng)選拔素質(zhì)過(guò)硬的人才，而且有高度的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、態(tài)度端正的人員為首選。在競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制落實(shí)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)擇優(yōu)錄用人才，規(guī)避任人唯親的現(xiàn)象。為了有效鞭策現(xiàn)役檔案管理人員加強(qiáng)自我修為和能力提升，應(yīng)當(dāng)定期考核以及組織參加培訓(xùn)，通過(guò)嚴(yán)格競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制實(shí)施來(lái)督促他們不斷提高自我水平。值得一提的是，應(yīng)當(dāng)注重人才的培養(yǎng)，建立人事檔案團(tuán)隊(duì)，外樹(shù)形象、內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，通過(guò)完善和提高福利待遇、晉升機(jī)制以及建立學(xué)習(xí)平臺(tái)等，留住人才、提高人才素養(yǎng)。

（二）完善制度，規(guī)范認(rèn)識(shí)檔案管理工作

針對(duì)現(xiàn)階段存在的問(wèn)題，很大程度上是因?yàn)槿狈π兄行У闹贫人拢瑸榇酸t(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際，制定切實(shí)可行的規(guī)范化的管理制度，建立科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)，并積極引導(dǎo)和約束檔案管理人員的行為[5]。從某種意義上來(lái)講，制度能夠執(zhí)行的意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)制度的制定，在此期間可采用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段進(jìn)行人事檔案資料分析和研究，成立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理小組。通過(guò)嚴(yán)格的責(zé)任制度落實(shí)，將醫(yī)院的人事檔案管理工作、任務(wù)及目標(biāo)與崗位聯(lián)系在一起，督促管理人員積極工作。同時(shí)，各類(lèi)醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理工作中，主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)與科室加強(qiáng)溝通交流，提高檔案管理工作的層次化以及高效化。值得一提的是，實(shí)踐中還應(yīng)當(dāng)不斷規(guī)范檔案管理工作人員的行為，尤其是在收集和整理檔案資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視。醫(yī)院若想提高檔案管理水準(zhǔn)，就必須在檔案資料的收集以及優(yōu)化整理等方面下功夫。從以往醫(yī)院檔案資料收集的情況來(lái)看，人事檔案管理人員積極主動(dòng)性差，很少第一時(shí)間收集相關(guān)的人事檔案資料，以致于收集的信息真實(shí)性大打折扣。針對(duì)上述問(wèn)題，筆者建議醫(yī)院規(guī)范檔案資料的收集整理流程，定期采集人事信息，及時(shí)更新醫(yī)院人事檔案資料，將醫(yī)務(wù)人員各階段的材料予以補(bǔ)充完整或者調(diào)整，以免人事檔案出錯(cuò)或者遭到破損，尤其要規(guī)避檔案信息造假等違法違規(guī)行為，在快、準(zhǔn)、全方面做實(shí)、做好[6]。對(duì)醫(yī)院人事檔案信息而言，其收集的主要內(nèi)容有醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人信息、學(xué)歷以及黨員資料和技術(shù)職稱(chēng)等，也包含了醫(yī)務(wù)人員各階段的工作表現(xiàn)，如救治病人的成功率、護(hù)理滿(mǎn)意度以及科研進(jìn)展與成果等。通過(guò)人事檔案資料收集內(nèi)容的定量化處理和研究，不斷提升檔案材料質(zhì)量和價(jià)值，以免出現(xiàn)人事檔案資料問(wèn)題。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化與醫(yī)院文化建設(shè)

醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷加大先進(jìn)技術(shù)的引入力度，充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)作為第一生產(chǎn)力的作用。針對(duì)國(guó)內(nèi)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理技術(shù)成果和應(yīng)用現(xiàn)狀，一方面應(yīng)當(dāng)積極借鑒國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和人事檔案管理模式，取其精華部分，結(jié)合國(guó)內(nèi)醫(yī)院現(xiàn)狀進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。還要不斷加大本土境內(nèi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)和軟件平臺(tái)的應(yīng)用，研發(fā)適合本院實(shí)際情況和需求的信息化管理系統(tǒng)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支高水平的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)手段提高檔案管理效率。在此過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)、完善的檔案資料安防體系，這關(guān)系著人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是一把雙刃劍，現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注意安全方案，不斷加快人事檔案安防管理系統(tǒng)建設(shè)步伐。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)，對(duì)人事檔案采取細(xì)化管理模式。文化是醫(yī)院的核心，關(guān)系著醫(yī)院內(nèi)部從業(yè)人員的思想價(jià)值觀和行為趨向，因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視，通過(guò)加強(qiáng)文化建設(shè)，提高醫(yī)務(wù)人員的整體素養(yǎng)[7]。醫(yī)院人事檔案管理工作改革過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)采取精細(xì)化管理手段，以醫(yī)院人事檔案管理工作現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，建立適應(yīng)市場(chǎng)運(yùn)行發(fā)展的管理制度，從而為醫(yī)院提供人才資訊和提高醫(yī)院人事檔案管理工作實(shí)效性。

三、結(jié)語(yǔ)

在新的歷史時(shí)期，醫(yī)院人事檔案管理改革過(guò)程應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，從思想上、制度上以及文化建設(shè)和現(xiàn)代信息化技術(shù)手段引入等多個(gè)方面著手，形成合力，這樣才能促進(jìn)和提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。

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