如何做好儀器設(shè)備檔案管理

文/鄭艷林

儀器設(shè)備檔案管理是檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系管理的組成部分，規(guī)范有序的設(shè)備檔案管理有助于實(shí)驗(yàn)室最高管理者準(zhǔn)確地掌握本單位的檢測(cè)資源，節(jié)約大量的資金，保證資源的合理高效配置，提高實(shí)驗(yàn)室的工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系的穩(wěn)定、可持續(xù)運(yùn)行。

近些年，各級(jí)專業(yè)纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)為了適應(yīng)檢測(cè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，在實(shí)驗(yàn)室能力建設(shè)方面投入了大量的人力、物力、財(cái)力，購(gòu)置了大量的檢驗(yàn)檢測(cè)儀器。然而由于儀器設(shè)備檔案管理人員專業(yè)知識(shí)欠缺以及管理能力上的不足，對(duì)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的原始資料收集不及時(shí)、不完整，有關(guān)規(guī)章制度規(guī)定執(zhí)行不到位，以至于設(shè)備在后續(xù)的使用過(guò)程中相關(guān)資料缺失，無(wú)法溯源，不能真實(shí)地反映出儀器的使用狀況，直接影響到檢測(cè)工作的順利開(kāi)展，影響到檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性。因此必須高度重視儀器設(shè)備的檔案管理。

準(zhǔn)確掌握儀器設(shè)備檔案的內(nèi)容

1.購(gòu)置申請(qǐng)計(jì)劃書(shū)。在采購(gòu)過(guò)程中注意收集使用部門(mén)提出的儀器購(gòu)置申請(qǐng)，其內(nèi)容應(yīng)包括生產(chǎn)廠家、儀器型號(hào)、采購(gòu)價(jià)格、領(lǐng)導(dǎo)批示，還有采購(gòu)合同，如果涉及到政府采購(gòu)合同的項(xiàng)目，要按照《政府采購(gòu)法》《檔案法》等的要求，將招投標(biāo)過(guò)程中形成的文件和材料收集齊全，保證資料的真實(shí)性和完整性。

2.安裝驗(yàn)收記錄。儀器到貨后，開(kāi)箱時(shí)要收集裝箱單、產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品使用說(shuō)明書(shū)、維修說(shuō)明書(shū)及工作線路圖，并仔細(xì)檢查到貨的儀器設(shè)備和配件是否與采購(gòu)合同清單上的要求相符，如有短缺或損壞應(yīng)立即溝通解決。對(duì)于儀器設(shè)備出廠的各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)，要逐項(xiàng)進(jìn)行調(diào)試和驗(yàn)收，安裝調(diào)試完畢后，儀器安裝調(diào)試人員、實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人要在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字，并加蓋單位公章。如有遺留問(wèn)題，應(yīng)一并載明，簽字后留存歸檔。

3.檢定（或校準(zhǔn)）記錄。儀器設(shè)備安裝好后，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)提出申請(qǐng)，由有資質(zhì)的檢定（或校準(zhǔn)）機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行檢定或校準(zhǔn)，合格后方可投入使用，檢定（或校準(zhǔn)）記錄應(yīng)及時(shí)歸檔。

4.操作規(guī)程及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。根據(jù)儀器使用說(shuō)明，及時(shí)編制操作規(guī)程，對(duì)于大型復(fù)雜儀器，可制定更為詳細(xì)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，方便檢測(cè)人員操作使用。

5.使用記錄。儀器移交給使用部門(mén)后，使用過(guò)程中要有專人負(fù)責(zé)保管，做好使用記錄，內(nèi)容包括檢測(cè)樣品的名稱、檢測(cè)項(xiàng)目、使用時(shí)間、儀器狀態(tài)、操作人員。使用記錄完成后要及時(shí)歸檔。

6.維護(hù)保養(yǎng)記錄。各種儀器的日常保養(yǎng)、定期維護(hù)、階段性的大保養(yǎng)應(yīng)實(shí)時(shí)記錄，期間核查和檢定記錄等都應(yīng)歸檔留存。

7.設(shè)備故障及維修記錄。儀器設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)故障，尤其是高精尖設(shè)備，一定要將每次的故障原因、維修時(shí)間、故障排除方法、更換的零配件、維修人員的資料登記清楚歸檔，以便相關(guān)人員查閱學(xué)習(xí)。

8.停用和報(bào)廢。實(shí)驗(yàn)室的一些儀器設(shè)備由于使用的年代較長(zhǎng)，零部件老化或者干脆長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有使用，也沒(méi)有進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，還有些儀器由于所測(cè)試的指標(biāo)滿足不了新標(biāo)準(zhǔn)的要求，或者是指標(biāo)已由更先進(jìn)的儀器替代檢測(cè)，屬于淘汰設(shè)備。對(duì)于這類(lèi)設(shè)備，實(shí)驗(yàn)室要申報(bào)停用或報(bào)廢，通知有關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。

建立健全儀器設(shè)備的各項(xiàng)規(guī)章制度

儀器設(shè)備檔案涵蓋了儀器設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、校準(zhǔn)、維修、維護(hù)保養(yǎng)等各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的文字資料，因此必須建立完善的管理制度，統(tǒng)一管理、各負(fù)其責(zé)、緊密配合，要及時(shí)建立儀器設(shè)備檔案。設(shè)備投入使用后，要不斷充實(shí)更新檔案材料，建立起完整的技術(shù)檔案。

加強(qiáng)設(shè)備檔案的數(shù)字化、信息化管理

對(duì)檔案實(shí)行電子化管理，能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)傳輸與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立儀器設(shè)備信息的管理平臺(tái)，通過(guò)自動(dòng)識(shí)別不同的用戶，控制其存取權(quán)限，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理人員可以借助平臺(tái)更新和錄入檔案資料，確保檔案信息的完整、齊全，設(shè)備使用人員可以查詢儀器設(shè)備的具體信息，從而提高工作質(zhì)量和工作效率。

嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱登記制度

檔案的使用應(yīng)嚴(yán)格履行調(diào)閱手續(xù)，并且按規(guī)定查閱，遵守檔案的保管、借閱、歸還登記制度。歸還時(shí)要認(rèn)真翻頁(yè)檢查，防止缺頁(yè)及涂畫(huà)現(xiàn)象，要做到檔案存放場(chǎng)所環(huán)境整潔、存放有序、查找方便。嚴(yán)防檔案損壞和散失。

加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的知識(shí)水平

儀器設(shè)備檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接關(guān)系著其工作的質(zhì)量，為了適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的需要，要從實(shí)際出發(fā)，開(kāi)展多渠道、多形式的教育培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，加快知識(shí)更新，不斷提高檔案管理能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。