推進(jìn)精細(xì)化管理 提升辦公室工作效能

葛留濤

摘 要 隨著創(chuàng)業(yè)浪潮的涌進(jìn)，越來越多的人加入創(chuàng)業(yè)的大潮，公司數(shù)量劇增，造成市場競爭加劇，提高市場競爭力、在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟是公司努力的首要目標(biāo)。辦公室作為公司和企業(yè)的關(guān)鍵機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著公司大大小小繁雜但又重要的工作，在辦公室推進(jìn)精細(xì)化管理，提高辦公室工作效能，對各部門的協(xié)調(diào)工作和公司的總體發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞 精細(xì)化 工作效能 化繁為簡

辦公室在公司和企業(yè)中起著連通管理層與各分支部門的樞紐作用，領(lǐng)導(dǎo)的工作任務(wù)通過辦公室傳達(dá)至各分支部門，各部門工作中的問題匯總到辦公室集中上傳。同時辦公室肩負(fù)著對內(nèi)協(xié)調(diào)各部門工作、監(jiān)督落實上級決策，對外溝通合作商，獲取行業(yè)信息，規(guī)劃未來發(fā)展等任務(wù)。工作事務(wù)繁瑣，承擔(dān)責(zé)任較重。通過在辦公室推進(jìn)精細(xì)化管理來提高其工作效能，對公司及企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

一、精細(xì)化管理的引入

（一）引入精細(xì)化管理的原因

辦公室匯總了公司中各類事務(wù)，綜合性極強(qiáng)，建立一套優(yōu)質(zhì)的工作流程系統(tǒng)對于工作協(xié)調(diào)有序開展十分重要。現(xiàn)代企業(yè)中多有辦公室工作流程混雜，各職位任務(wù)分工不精細(xì)、負(fù)責(zé)范圍重余、反饋機(jī)制不健全、系統(tǒng)的自我調(diào)整力度不夠造成公司運營上的不當(dāng)影響。推進(jìn)精細(xì)化管理，優(yōu)化工作流程，提高工作效能，急需提上日程。另外，國外企業(yè)已相繼開始推進(jìn)精細(xì)化管理，效果極佳。國內(nèi)企業(yè)為不落于人后，勢必會開始進(jìn)行相應(yīng)的制度調(diào)整，一股精細(xì)化管理的浪潮即將拉開序幕。

（二）辦公室精細(xì)化管理的解讀

精細(xì)化管理，顧名思義，就是把辦公室工作進(jìn)行精分工，細(xì)化責(zé)任分布，優(yōu)化工作鏈條，對工作要求精益求精。辦公室工作類型繁多，將分工精細(xì)化，落實個人的負(fù)責(zé)項目，明細(xì)權(quán)責(zé)范圍，使各項工作在權(quán)責(zé)清晰，分工明確的情況下有序高效進(jìn)行。另外，精細(xì)化，引入辦公室辦公管理領(lǐng)域，意味著去除工作繁雜的表象，直抓任務(wù)關(guān)鍵，起到化繁為簡的效果，縮減任務(wù)時間，提高任務(wù)完成質(zhì)量。精細(xì)化主要落實于公司辦公室的工作流程體系的精細(xì)化，制度規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)工作主體，在一個極致優(yōu)化的體系中，個人才能最大程度上擺脫工作惰性，在整體上提高辦事效率，促成全局進(jìn)步。

（三）為推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理所做的準(zhǔn)備

精細(xì)化管理意味著高精度的工作分工，如果公司在此之前處于懶散懈怠狀態(tài)，無法立刻適應(yīng)過大的變革，首先需要對辦公室工作者進(jìn)行培訓(xùn)，了解精細(xì)化管理的推行目的，參與工作體系精細(xì)化改革，融入個人在工作中的實際經(jīng)驗提出的細(xì)致有效的建議，可以使得工作個人在具體工作中有效度過適應(yīng)期，快速融入精細(xì)化工作的大環(huán)境。此外，辦公室管理者需要在辦公室職員中進(jìn)行心理引導(dǎo)，提高辦公室職員的體系認(rèn)同感，有利于辦公室整體的人員凝聚力，進(jìn)一步提高辦公效能。

二、精細(xì)化管理在辦公室的應(yīng)用

（一）優(yōu)化工作鏈條，完善流程體系

保證不同工作類型不同交流方向的多項任務(wù)同時且有效地進(jìn)行，需要構(gòu)建一個完備精細(xì)的體系指導(dǎo)身處其中的工作者目標(biāo)明確的進(jìn)行下一步任務(wù)，以防止工作方向混亂造成的時間浪費。流程體系越細(xì)化，化繁為簡的效果愈明顯，辦公效率愈高。而一個完善的流程體系需要一套合理精準(zhǔn)的制度作為支撐，制度直接規(guī)范員工工作，行事舉止，是優(yōu)化工作鏈條，完善流程的直接手段。制度的制定需要上級管理層的協(xié)商，也需要加入員工意見，才能保證制度在精細(xì)化的同時保證合理度。

（二）明確工作分工，清晰權(quán)責(zé)分配

各個工作不同，權(quán)責(zé)交錯的職位協(xié)同合作共同組成辦公室機(jī)構(gòu)，每一個職位的正常高效促使整個辦公機(jī)構(gòu)的正常高效。分工不明，權(quán)責(zé)不清會引起不同程度的工作混亂，造成工作完成周期拉長，工作個人工作煩惱，長此以往，會打擊員工的工作積極性，降低工作熱情，引起辦公室整體的工作懈怠，氣氛壓抑等不良現(xiàn)象。在分工明確，權(quán)責(zé)清晰的情況下，辦公室員工可以目標(biāo)明確，步驟清晰的高效作業(yè)，長期保持工作高度專注，熱情持續(xù)高漲。每個職位的任務(wù)被高效完成，表現(xiàn)在整體上是整個辦公室高質(zhì)量的辦公能力。

（三）細(xì)化考核機(jī)制和獎勵措施

每一份工作的完成都有優(yōu)劣評定，優(yōu)質(zhì)的工作可以得到確定的獎勵，或者積累到一定程度獲得晉升或加薪的機(jī)會，工作失誤或工作不當(dāng)會有明確的懲處措施，工作者的工作態(tài)度會隨著考核體質(zhì)的精細(xì)變得愈加認(rèn)真細(xì)致。絕對落實的懲處措施可以有效鞭策工作者，明確的獎勵措施則會為工作者持續(xù)提供動力。而將獎勵懲處體制細(xì)化也可以有效避免不追究小失誤小錯誤造成長期懈怠的弊端。細(xì)化年終、月終的工作考核也是保障工作者工作高效進(jìn)行的有效措施。

（四）提高辦公室人員對精細(xì)化管理的認(rèn)可

在辦公室推進(jìn)精細(xì)化管理需要各個工作者的配合執(zhí)行。首先，推動整個體系的落實需要辦公室管理者的帶動，為辦公室職員樹立榜樣效應(yīng)。精致化管理在推動初期取得有效成果，帶給辦公室團(tuán)隊明顯改變，讓每個在職人員真切感受到精細(xì)分工下自我的進(jìn)步，可以提高其對精細(xì)化管理的認(rèn)可，提高精神的擁護(hù)，心理的認(rèn)同。辦公室精細(xì)化管理推行到一定程度可以上升到企業(yè)文化的高度。精細(xì)化管理的理念深入到每一個辦公室工作人員的內(nèi)心，如同企業(yè)文化深入到每一個員工的工作理念。

三、結(jié)語

隨著公司和企業(yè)技術(shù)實力等的普遍增強(qiáng)，公司間比拼的重心將逐漸轉(zhuǎn)移到一些較為細(xì)節(jié)的方面。推行辦公室精細(xì)化管理即是順應(yīng)市場發(fā)展趨勢，不久的將來，提高辦公室效能，提升整個公司的競爭實力，勢必會在世界范圍內(nèi)掀起一股精細(xì)化管理的浪潮。目前，辦公室精細(xì)化管理已逐漸滲透入大大小小的企業(yè)，未來可期。

（作者單位為國家能源集團(tuán)寧夏煤業(yè)有限責(zé)任公司煤制油分公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 周曉暉.小議精細(xì)化管理及其在水電廠科技管理中的應(yīng)用[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2016（24）.