借助OA辦公平臺實現檔案查閱信息化管理

李玲

【摘 要】隨著信息技術的不斷發展和管理水平的不斷提高，傳統辦公模式逐步被辦公自動化所取代。在此形勢下，實現檔案查閱的信息化管理不僅是檔案工作順應信息時代發展的必然選擇，也是實現檔案資料有效開發利用的客觀需要。本文從德陽市人民醫院借助OA辦公平臺實現檔案查閱信息化管理的實際經驗出發，著重就實施過程中取得的成效和存在的問題進行了探索與思考。

【關鍵詞】OA辦公平臺；檔案查閱；信息化管理

Informatization Management of Archives Access with OA Platform

Ling Li

（Peoples Hospital of Deyang City， Deyang， Sichuan， 618000）

Abstract： With the development of information technology and management level， OA （office automation） is taking the place of traditional work mode. In this trend， informatization management of archives access will be an inevitable choice in archival work， which is also needed for the exploitation and utilization of archived data. Based on the practical experience of OA- integrated archives access and informatization management in Peoples Hospital of Deyang City， this article explores and discusses its existing achievements and problems.

Key Words： OA Platform， Archives Access， Informatization Management

檔案查閱是檔案管理的重要一環，在信息技術飛躍發展的今天，如何轉變傳統的檔案查閱方式，提升醫院檔案工作管理水平和服務水平，進一步促進檔案信息資源的開發與利用，是醫院檔案管理工作的一項重要內容。

一、檔案查閱信息化管理的必要性

隨著計算機技術、網絡技術以及信息技術的應用與發展，我國已逐步步入了一個信息化、數字化的社會。[1]社會對信息的時效性、系統性等要求越來越高，傳統檔案管理模式弊端日益顯現。在以往傳統的檔案管理工作中，職工到檔案室查閱檔案資料，不僅受時間、空間限制，同時耗費檔案管理人員大量的時間成本。

二、德陽市人民醫院實現檔案查閱信息化管理的途徑

（一）醫院檔案信息化管理歷程

德陽市人民醫院使用計算機管理檔案90年代即有所涉獵，但使用相對簡單粗放。2006年，實行電子檔案備份存檔，因是單機版管理軟件，網絡技術優勢無法充分發揮。2011年，德陽市利用黨政網啟用在線歸檔系統，為檔案延展保存提供了技術和政策保障。但對院內查閱使用來說，查閱者仍只能到檔案室辦理現場查閱手續。

（二）醫院OA辦公平臺應用情況

2014年底，德陽市人民醫院啟用OA辦公平臺。彼時，OA應用趨于成熟，利于實現院內信息資源整合，規范工作流程，提高辦公效率，行政管理滿意度不斷攀升。

（三）檔案查閱信息化管理實施情況

OA的便捷觸發了檔案管理人員推進檔案管理信息化的思考，如何借助OA辦公平臺實現檔案查閱成為繼OA在線歸檔之后的又一課題。參照辦公應用模塊設計方式和原始查閱登記表，檔案管理部門設計流程并制定OA模板上線。

應用中，發起人發起查閱表單，完善日期、部門、查閱內容（可關鍵字）、利用目的等信息并提交，表單即自動流轉到檔案部門負責人，審批同意后，檔案部門負責人指定相應檔案管理人員查找檔案資料并上傳，之后表單自動流轉到發起人，發起人查閱完畢后填寫利用效果，檔案人員審核評估后表單即自動歸檔。查閱表單可追蹤、可評估、可歸檔。

對于涉密檔案，采取的方式是走OA檔案查閱登記流程，但檔案人員不再直接上傳涉密文件，而是要求發起人到中心檔案室現場查閱。

（四）檔案查閱信息化管理實施效果

1.查閱過程方便快捷

借助OA辦公平臺實現檔案查閱信息化管理，不僅簡化手續辦理程序，借閱過程可實時追蹤，也有助于檔案管理負責人精確指派相關門類檔案管理人員具體負責資料的查借，加快流轉速度，科學準確評估使用效果，提高檔案資料利用效率。

2.查閱管理有跡可循

借助OA辦公平臺實現檔案查閱信息化管理，檔案管理人員在查閱登記表存檔文件夾下，可以通過時間、查閱者、查閱關鍵字、文號等指定內容進行搜索，快捷精確。

3.促進檔案資源開發利用

運用現代化借閱工具方便檔案使用者檢索查閱檔案信息，保證了檔案信息的安全性和完整性，提高效率，且利用業余內部局域網，可能實現各科及部門之間信息的暢通交流，實現資源的有效共享，使檔案借閱工作能夠更好地滿足醫院科研及醫療工作的需要，更好地促進醫院各項工作的順利開展。[2]

德醫借助OA平臺實現檔案在線查閱以來，查閱頻率不斷提高，表單流轉速度越來越快；據滿意度測評調查顯示，查閱者滿意度亦不斷提升。

三、存在的主要問題及應對策略

德陽市人民醫院借助OA辦公平臺實現檔案查閱信息化管理實踐確實取得一定成效，但在實際操作中，仍存在問題有待解決。

（一）存在的主要問題

1.按照保密規定，檔案查閱人員查閱涉密文件，在OA填寫查閱表單的基礎上，仍只能現場查閱，不得帶出或復制。

2.目前德醫所使用的OA系統設定的檔案借閱時間為3個月，籠統的時間限制離精益管理還有距離。

3.在線查閱方便快捷，導致個別職工一旦需要查閱資料首先就想到OA查閱，且該情況多是查閱價值不高的信息，浪費檔案資源和人力時間。

4.對于利用效果，個別查閱者疏于記錄，不如實填寫或拖時甚至不填寫，有悖于醫院檔案查閱管理制度。

（二）應對策略

1.涉密檔案保密的目的之一是為了更好地利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去檔案的價值。[3]對于涉密檔案的查閱，醫院不僅要嚴格執行涉密檔案查閱審批制度，重點監護現場查閱環節，更是要強化檔案管理規章制度落實。

2.著重從借閱時間和流程環節處理時間著手，限定借閱時限和填寫利用效果時限，加快流轉，確保檔案資料安全規范使用。

3.在一定條件下，檔案管理水平的有限性與社會多樣的、變化的檔案信息需求之間始終是一對矛盾。[4]實踐表明，部分職工檔案意識還很欠缺，開展全院范圍檔案管理培訓，已經迫在眉睫。

四、結語

借助OA辦公平臺實現檔案借閱的信息化管理，讓我們切實嘗到了信息化技術助推檔案管理的甜頭，但它不是終點，我們將進一步深化OA辦公平臺檔案管理模塊開發，為檔案管理標準化、自動化、網絡化打下基礎。

【參考文獻】

[1]朱琦.高校人事檔案借閱服務向信息化服務轉變的思考[J].產業與科技論壇，2015，14（23）：225-228.

[2]郭冬玲.醫院檔案借閱中存在的問題及強化措施[J]. 赤子，2017（6）：151-151.

[3]楊曉燕，文敏，陶革，丁勇，巫珊.試論檔案保密與利用的關系[J].天然氣勘探與開發，2013（1）：72-74.

[4]李宏偉.檔案工作的特點[J].黑龍江交通科技，2011（2）：87.