淺析提高基層檔案管理工作效率的措施

姜文莉

摘 要：近年來，隨著我國基層建設(shè)對檔案管理工作的重視程度不斷加強，需要轉(zhuǎn)變以往紙質(zhì)檔案管理模式，重視信息化建設(shè)，才能提升檔案的安全性與完整性，為各項工作的開展提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：提高 基層檔案管理 效率

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案管理較為混亂

文件管理不夠標(biāo)準(zhǔn)化。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（鎮(zhèn)）人民俱樂部中心在業(yè)務(wù)量、人口、檔案儲存等方面均不及市區(qū)。因此，除了將個人保險信息分為村和鄉(xiāng)外，還可以在檔案柜中進行存儲。但是由于較大的檔案數(shù)量無法實現(xiàn)將所有檔案均存放在柜中，所以在沒有固定存放地點的情況下，常常會發(fā)生檔案不存檔的情況。另外，由于搜索文件自動化的辦公方式并沒有完全普及，因此不少社會中心仍然采用手動搜索并以計算機從旁輔助的形式來搜索文件。除了被保險人的資料可以被電腦找到檔案編號并找到紙張檔案外，其他檔案資料不在官方保管范圍之內(nèi)。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理作為一項系統(tǒng)性且管理壓力相對較大的工作，因此有效的檔案管理工作需要多名管理人員共同完成。由于檔案管理工作薪酬的不甚理想，因此在管理人員稀缺的情況下，當(dāng)前檔案工作的管理人員通常都是兼職的。在這種現(xiàn)狀下，不僅人員的流動性較高，也在基層單位領(lǐng)導(dǎo)缺少培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)檔案管理人員意識的同時，使管理工作的順利開展帶來不小的阻礙。[1]

二、解決檔案管理工作問題的有效對策

（一）轉(zhuǎn)變落后的傳統(tǒng)觀念

一方面，基層單位管理人員需要意識到傳統(tǒng)的檔案管理工作，已經(jīng)逐漸被時代摒棄，建立信息化的管理活動已經(jīng)迫在眉睫。所以基層單位要從實際出發(fā)，將其納入單位長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，并提供更多的人力、物力和財力資源。另一方面通過學(xué)習(xí)對自身落后的管理觀念進行創(chuàng)新，從而保證管理人員在開展檔案工作時，能夠以創(chuàng)新的管理理念與新興的信息化技術(shù)，參與到檔案管理工作中來。同時，工作人員也要以《檔案法》作為規(guī)范自身行為的管理準(zhǔn)則，確保本單位檔案管理工作能夠進行有效的開展，然后更好地履行自己的職責(zé)。[2]

（二）做好檔案信息的安全防護

由于檔案信息內(nèi)容的重要性與私密性，所以需要建立完善的安全防護機制，對檔案數(shù)據(jù)庫實施全方位的嚴(yán)密監(jiān)測，采用身份認(rèn)證方法提高檔案安全，定期對系統(tǒng)進行維護。同時，基層單位也可以使用飛機檔案管理系統(tǒng)，對重要檔案進行備份與加密的同時，通過安裝防火墻、病毒查殺等軟件加強對電子文檔的防護。另外，單位也需要建立嚴(yán)密的傳輸渠道，以防止各個單位間在進行資源共享輸送時，造成檔案數(shù)據(jù)的丟失或泄露，在加強信息檔案數(shù)據(jù)防護的同時，能夠推動檔案信息化建設(shè)，成為各基層單位間資源共享的有效保護。

（三）增加檔案信息管理的資金投入

檔案信息化管理，主要是指管理人員能夠?qū)㈦娮有畔⒓夹g(shù)與管理技術(shù)進行有效結(jié)合的同時，對檔案信息進行系統(tǒng)、高效、科學(xué)化的整理與收集，將紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案進行變更，并通過對檔案數(shù)據(jù)庫的建立，來改變傳統(tǒng)檔案管理容量不足的情況。所以基層單位在進行檔案管理的過程中，需要增加對信息化設(shè)備配置的資金投入，保證檔案管理工作能夠在相應(yīng)技術(shù)與設(shè)備的支持下，對工作效率進行有效的提升。同時，基層單位也要做好電子文件的存儲和備份，并不斷提高基層文件信息管理水平，利用防火墻以及各種殺毒軟件來保障檔案信息的安全，以免出現(xiàn)檔案丟失或被盜取的情況出現(xiàn)。

（四）提升對檔案管理人員的素質(zhì)

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各個行業(yè)領(lǐng)域?qū)Ω咚刭|(zhì)的新型人才需求數(shù)量也在不斷提高。因此基層單位需要重視檔案管理人員具備專業(yè)素質(zhì)的重要性，定期開展培訓(xùn)工作，鼓勵管理人員積極學(xué)習(xí)管理工作的新知識，并通過對各種先進設(shè)備的學(xué)習(xí)使用，更好地進行對檔案管理工作效率的提升。單位也要加強對高素質(zhì)人才的引進，在保證基層人力資源得到優(yōu)化的同時，推動檔案信息管理工作的順利開展。另外，基層單位還需要建立完善的獎懲制度，對管理工作態(tài)度積極且效率高的管理人員給予一定的獎勵，對工作不積極且無法完成工作任務(wù)的管理人員則采取一定的懲罰措施，保證檔案管理人員能夠在良好積極的工作氛圍中，更好地完成管理工作。

三、結(jié)語

由于現(xiàn)階段我國基層檔案管理工作仍存在諸多問題，因此需要基層單位意識到管理信息化建設(shè)的必要性，尋找多種提升檔案管理工作效率的方法，以期能夠在推動基層檔案管理工作順利開展的同時，推動檔案管理事業(yè)未來的蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王洪民.試論基層單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，2（08）：86.

[2]王閣.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].勞動保障世界，2018，3（17）：72.