如何做好檔案管理工作

孟慶濤

【摘? ?要】 電子信息技術產業的發展為各行各業的發展提供了新的可能性。把它應用到我們的傳統產業中，我們就能振興僵化的傳統產業。我們的檔案管理也是如此。通過將電子信息技術應用于檔案管理，可以大大提高現有檔案管理流程的效率，實現許多我們從未想到的事情。本文簡要闡述了新形勢下檔案管理的具體途徑，分析了現有檔案管理中存在的一些常見問題，并提出了相應的解決辦法。

【關鍵詞】 如何做好檔案管理;工作

[Abstract] The development of electronic information technology industry provides new possibilities for the development of all walks of life. By applying it to our traditional industries， we can revitalize rigid traditional industries. The same is true of our archives management. By applying electronic information technology to archives management， we can greatly improve the efficiency of the existing archives management process and achieve many things that we have never thought of. This paper briefly expounds the specific ways of archives management under the new situation， analyzes some common problems existing in the existing archives management， and puts forward the corresponding solutions.

[Keywords] how to do a good job in file management; work

目前，電子信息技術在我們的生活和工作中得到了廣泛的應用，在我們的檔案管理過程中也是如此。通過這些新技術的應用，可以大大提高我們在一系列相關檔案信息管理工作中的效率，如信息調用、信息上傳、信息管理等。

1? 新形勢下檔案管理綜述

1.1? 電子信息技術在檔案管理中的應用

隨著信息技術的創新發展，電子信息技術在檔案管理中的廣泛應用己經逐漸成為一種新的發展趨勢。顯而易見，這種先進的檔案管理方式己然將傳統的紙質檔案替代，并成為當今最為常用的電子檔案模式。實踐訕證明，通過對這些檔案文件的讀、寫、修改和查詢，我們就能十分輕松地做好檔案電子文件的管理工作。這種方式極大地改變了我國傳統的檔案管理流程，從而也最大限量地提高了我國檔案管理的效率，已儼然成為一種最先進的檔案管理方式。唯如此，我們就可以在相同的單位空間中存儲更加龐大的文件數據。一個小小的光盤所存的文件數據就可以替代以往用傳統的方式存儲所占用的廣大的人力和空間。從而使數據存儲空間占用率有了一個飛躍式的提高。除此而外，這種方式的應用，還使得我們在文檔的編輯、管理等各個方面帶來了極大的便利，實踐證明，此種技術對于我們有效提高文檔管理工作的效率起到了莫大的幫助。

1.2? 實時數據上傳

如何及時處理檔案數據的變化一直是困擾我們的一個大問題。我們需要首先找到相應的文件位置，轉到該位置修改文件中的文件，并將文件放在正確的位置…整個過程非常繁瑣，要達到我們想要達到的目的需要很多手續，這是費時費力的。結合現有的一些互聯網技術，我們可以方便地修改和查詢文件中的數據，真正實現文件數據變更的實時上傳。應用這些新技術，我們可以大大降低文件管理鏈接的復雜性，提高存儲文件信息的準確性，確保存儲文件數據的真實性和完整性，從而幫助我們更好使用和管理這些文件信息。

1.3? 利用互聯網技術實現云數據的有效途徑

現如今由于互聯網技術的廣泛應用，使得我們檔案管理工作者不僅可以如上面所述的那樣可以隨時更新檔案文件數據，而且在調整文件數據方面也顯得非常方便。在以往，我們這方面的工作得需要耗費大量的人力和時間來傳輸紙質文件數據。然而如今，隨著互聯網技術的不斷升級，現通過服務器技術、云技術等創新技術的應用，我們檔案管理工作者可以在任何與文件管理系統連接的終端上調用和存儲在云上的文件數據。通過這種創新技術與方法，我們就可以更加便捷地實現檔案數據在存儲方面的應用，進而可以方便用戶在需要調用檔案數據時能夠有效地并最大限店滿足用戶的需求，因而大大提高了我們存儲的檔案數據的應用效率。不單如此，同時我們也可以更加方便地詳細查詢文件數據調用的全過程，最終得以更好地保證了文件數據存儲過程的安全性。

2? 新要求下對檔案管理工作存在的問題具體分析

2.1? 較為缺乏有效管理檔案數據的操作系統

雖然信息技術在我國檔案管理工作中已經具有了較多的優勢，然而不可否認的是在具體實施中，我國各級檔案管理工作過程中在應用這些技術方面仍存在很多問題。因而缺乏有效的操作系統來管理相應的文件數據，所且這還是其中的一個主要問題。在我國各級檔案管理機構中，因其各種原因，往往會使用完全不同的獨立操作系統。這種就會在不同程度上會出現一些檔案管理機構之間難以共享檔案資料和同步檔案資料的問題，因而對我國檔案管理工作產生很大的消極影響。正如前面己經所闡述的那樣，我們只有具正實現檔案數據云技術的同步共享，才會真正達到實現電子信息技術的具體應用，從而大大提高檔案管理的效率。假如我們不能真正做到這一點，那么我們在文件管理過程中需要執行的許多操作將變得事倍功半。由此可以看出，如何有效建立統一的檔案資料管理操作系統已然成為當前工作的重中之重。實事求是講，雖然檔案管理工作在目前的一些機構中取得一定的成就，但它還遠遠沒有真正實現統一的檔案信息管理操作系統，需要相關從業人員的進一步關注。

2.2? 檔案管理中的問題

隨著我國檔案水平的提高，越來越多的企業開始建立自己的檔案管理制度，這在一定程度上提高了全社會的檔案管理意識，對全社會的發展具有重要意義。然而，這只是各種行業中企業的一小部分。由于一些中小企業受到各種制約因素的制約，對檔案管理還沒有形成完整的認識。雖然他們有一定的認識，但他們不夠全面和科學，忽視了檔案管理的重要性。他們簡單地把檔案管理分為人事檔案保存或其他類型。檔案管理。在檔案管理過程中，由于分析不充分、管理理念不科學，許多企業的檔案工作不有序，甚至會出現檔案混亂的現象，不能滿足新時期人們對檔案價值利用的要求，也不利于檔案館的發展。韭菜管理。

2.3? 缺乏專業人才培訓流程

在新的形勢下，我國傳統的檔案管理發生了很大的變化。然而，在我國檔案管理人才培養過程中，在整個培養過程中并沒有很好地體現這一點。目前，在我國檔案管理人才培養過程中，信息檔案管理過程的培養還處于起步階段，不足以滿足我國日益增長的檔案信息管理需求。這一現象最終導致檔案管理專業人員短缺，專業素養不足。這個問題不僅不利于我國目前的檔案管理工作，而且對我國未來檔案管理業的進一步發展也產生了很大的影響。因此，我們必須從根本上解決這個問題。在當今的信息化浪潮中，我們最需要注意的是在檔案管理領域的人才培養過程中，增加了一些有關計算機使用、檔案管理系統運行等信息化檔案管理工作的信息。只有做好這些工作，才能使我們的人才以最快的速度適應信息檔案管理工作，使這些新技術以最佳的條件和最高的效率得到應用。

2.4? 現有檔案管理體系存在隱患

除上述兩點外，我國現行的文件管理系統還存在一些安全風險。在當今利用電子信息技術管理檔案的過程中，互聯網技術的應用勢在必行，給我國檔案資料的安全帶來了新的隱患。盡管如上所述，我們可以在一定程度上調查檔案數據的存取記錄，但本次調查的準確性畢竟是有限的。一些高級黑客仍然可以掩蓋他們的訪問記錄來訪問這些檔案數據。因此，在提高文件管理系統的安全性方面，我們還有很長的路要走。在這方面，我們可以引用阿里、騰訊、百度等大型互聯網企業在數據管理方面的一些人才和經驗。這些互聯網企業需要整年準備應對一些針對互聯網上企業服務器的攻擊。他們有一套完善的預防計劃來處理各種情況下的外部網絡攻擊。可以將這些經驗應用到文件數據管理過程中，以提高我們的文件數據系統的安全性，幫助我們更好地完成文件數據管理的工作。

3? 結束語

隨著我國信息技術的發展，檔案信息管理發生了巨大的變化。在應用這些技術提高我國現有檔案管理效率的同時，也應注意這些新技術應用中出現的一些新問題。只有在技術轉型過程中對這些問題給予足夠的重視和解決，才能真正做好新形勢下的檔案管理工作，為提高我們的檔案文件管理工作的效率和質量做出貢獻。

參考文獻：

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