高中學校檔案網絡信息化管理研究

【摘要】在新時代高速發展背景下，人們的生活、工作與學習方式發生的巨大變化。對此，各學校及其檔案管理人員應給予足夠重視，及時更新管理理念，積極引用更新穎、更先進的管理策略與手段，構建更適合的信息化管理模式。

【關鍵詞】高中學校；檔案網絡信息化；管理研究

【中圖分類號】G623.3 【文獻標識碼】A

一、高中學校檔案管理現狀分析

首先，高中學校檔案管理的工作量相對較低，但效率卻一直難以得到顯著提升。尤其是在高中學校不斷擴大招生規模之后，學生數量大幅度增加，而在此階段，學生不論是轉學還是輟學等問題的產生都會導致檔案管理工作量的不斷增加。一直引用傳統管理方式，不僅會耗費大量時間與精力，枯燥的工作內容與方式也會導致其人員出現諸多錯誤，既不利于管理工作效率的進一步提升，也難以為信息的真實有效性提供保障；其次，檔案信息查找、使用上也存在諸多難題，程序的更新、維護也極為繁瑣。同時，再加上相關工作人員綜合素質相對較低，難以適應新時期檔案管理工作提出的實際需求，無法保證工作質量。

二、高中檔案實施信息化管理的必要性

一、高中檔案信息化管理的有效實施能夠促進檔案信息保密性的進一步提升。主要是因為計算機的保密系統能夠從不同層面來促進高中檔案信息保密性的不斷增強。基于計算機也能夠將相關信息做成單份來促進信息收集、整理質量的大幅度提升；二、檔案管理信息化的有效實施，能夠促進高中檔案管理工作效率的大幅度提升。在實際工作中，相關工作人員可以擺脫紙張方面的種種限制，更便捷地完成信息的錄入與更改，既有助于促進檔案管理工作水平的進一步提升，也能夠有效避免因為更改信息而不斷產生紙張浪費。此外，通過計算機等技術手段的科學引用，能夠省去文件裝訂、打印等程序，能夠使檔案管理人員的工作量大幅度降低，節省了成本。

三、高中學校檔案網絡信息化管理

（一）增強學校領導對檔案管理的重視

為了從整體上來增強領導的重視程度，檔案管理工作的負責人員可以從不同角度來為領導分析自己部門的工作內容，或者是定期向領導交一份工作內容及相關計劃書，使得領導可以從不同角度來加強對檔案工作內容、重要性的深入認識，以此來引起、增強其對檔案管理工作的重視。同時，檔案管理部門的領導者還要從不同角度來積極鼓勵本部員工積極參與各項培訓活動，使其能夠從內心認識到認真落實各項檔案管理工作的意義。

（二）注重學校檔案管理工作的重心轉移

對于高中學校檔案管理來講，需要逐漸將其工作重心向信息化加工領域轉移，而不是將檔案管理工作單純的視為對相關信息資料的保存。轉移重心的主要目的是為了最大限度地避免出現檔案信息錯誤錄入情況，也只有為其檔案信息的正確性提供有力保證，才能夠將其作用、價值充分發揮出來。

通過不斷加強檔案信息的信息化加工，積極引用各種先進的網絡信息化管理手段，能夠對檔案信息管理工作做出進一步規范，充分體現其各項工作的科學性。同時，信息網絡的智能化也能夠對輸入的檔案信息結果做出智能化分析，提示可能存在的信息錯誤，高效完成二次信息檢測；檔案管理人員在查閱檔案過程中，也不需要親自進入到檔案的保存地點來翻閱檔案原件，只需要調取網絡上的相關數據資源即可，能夠快速、簡潔地完成查閱、更新檔案信息的工作，促進其工作水平的提升。尤其是對于學生檔案管理來講，在實施信息化管理之后，能夠為其完整性、連續性提供有力保障。而在此基礎上打印出來的檔案信息紙質檔文件，既可以在格式方面實現標準統一，也能夠更清晰地呈現相關信息。

（三）重視學校檔案服務潛在價值的挖掘

學校檔案與資源存在著密切聯系，很多信息都存在相應檔案之中，而最初要加強檔案管理的主要目的也是為了給學校的經營管理、建設發展提供更優質的服務。但就目前來看，大多數高中學校檔案管理者都側重于管理這一方面，很少會重視起資源利用方面的深入分析。對此，應注重學校檔案服務價值的深入挖掘，只有將學校檔案服務潛能全面挖掘出來，才能夠探索出更新穎、多樣化的資源開發、利用思路，才能夠為檔案價值的充分發揮提供有力支持。對此，檔案管理人員應懂得深層次開發檔案資源，將其更好地向領導、各處室，進行傳遞，使檔案服務內容得到不斷豐富，更好地服務與教育教學工作。在檔案管理工作信息化建設過程中，其管理人員應本校獨有的一系列原始信息的科學引用，針對性整理、調整相關信息，使其能夠成為使用的教學檔案信息，使其能夠逐漸成為具有具有一定權威性的教學信息。進而使得學校領導、相關部門以及學校外來人士提供更便捷的了解學校的路徑。

為了盡可能發掘檔案的潛在價值，更有效地為當前的學校工作服務，在當前管理中需要應用辯證法的原則，這樣可以處理好多和少、靜態和動態、整體和個體的關系。每個檔案都有著一定的特點，需要在整體管理中實現管理的網絡化和信息化，重視每個檔案的具體性，并且不能忽略整體的普遍性，在檢索、編目和收集中需要重視整體和個體的統一。在引入信息技術之后，原來靜態的檔案具有一定的動態性，成為活躍的資料內容，可以為學校當前的工作服務。所以，在管理中需要重視檔案的動態性，讓學校的財務管理、人事管理、學籍管理人員能夠有效使用檔案開展工作。這些檔案需要進行持續的修訂和更新，這樣可以提升檔案資料的及時性和實效性，應用這樣的辯證原則能夠深度發掘檔案的價值。

（四）加強基礎設施建設，創新服務手段

首先，基礎設施能夠為檔案管理信息化的有效落實提供有力支持，對此，各高中學校應給予足夠重視，結合具體情況，適當增加對檔案管理部門的投入，進一步優化計算機軟件、掃描儀等基礎設施建設，且要結合學校不同階段的檔案管理要求來進行相關數據庫的構建，為檔案信息的手機、整理提供一定便捷，促進檔案管理軟件實效性、針對性的顯著提升。條件允許的學?？梢院蛙浖ぷ骱献鏖_發更適合自身需求的檔案管理軟件，以此來促進檔案管理質量、效率的大幅度提升。

其次，針對服務手段的創新探索，以及現代化檔案管理模式的科學構建來講。為了緊跟新時代發展腳步，檔案管理信息化建設也要堅持與時俱進，重視網絡、各種平臺的科學引用來獲取豐富信息，為此，檔案管理部門應注重檔案管理模式的創新探索、應用研究，注重新穎、多樣化服務手段的科學引用，使檔案管理內容能夠得到不斷豐富，為高中檔案管理提供具有顯著現代化、信息化優勢特點的檔案管理模式。

（五）管理人員應注重信息系統的科學靈活引用

在信息時代高速發展背景下，大多數學校檔案載體都逐漸由傳統紙質檔案向電子檔案方向轉變，電子檔案形式也是豐富多樣的。除了從紙質到電子之間發生的巨大變化之外，學校辦學規模的進一步擴大、格局逐漸發生改變，也會導致檔案種類的不斷增加，以及時間跨度的不斷拓展等，這些都會在一定程度上給各項檔案管理工作的有效落實增加很大難度，迎來了新一輪的發展挑戰。對此，各高中學校應給予足夠重視，注重檔案管理信息系統的科學利用。若能夠促進檔案管理人員信息系統利用水平的進一步提升，不僅能夠給各項工作帶來諸多便利，在實際整理過程中，既可以省掉諸多時間與精力，也能夠通過計算機技術的直接引用來給予妥善處理，不需要人為地一個一個進行檢測，以促進工作效果與效率的大幅度提升。

（六）完善信息安全保障體系，提示人員業務素質

首先，針對信息安全保障體系的構建與完善來講。為檔案信息安全提供有力保障也是檔案管理工作的主要內容。同時，其工作人員還要及時對檔案信息進行備份，進一步提升自身安全意識，始終堅持對檔案信息的嚴格保密。除此之外，學校也可以針對檔案信息工作內容來進行責任機制的科學構建，真正將各項責任落實到個人，使檔案信息安全能夠獲得有力保障，促進高中學校檔案管理信息化水平的進一步提升。

其次，檔案管理人員作為檔案管理主體。對此，為了進一步生信息化檔案管理水平，應充分重視相關工作人員綜合素質、業務水平的顯著提升，真正實現無紙化辦公。而要想真正實現無紙化辦公，在緊跟時代發展腳步、提升技術應用水平的基礎上，要將綠色環保理念充分體現出來。信息技術是實現無紙化辦公的主要路徑，能夠為檔案管理信息化推進提供有力支持。為此，檔案管理人員應注重計算機基礎知識的熟練掌握，實現對計算機技術的靈活應用，注重自身認知視野的進一步拓展，全面適應社會高速發展需求，探索出更適合本校的檔案管理模式，促進檔案管理質量、效率的大幅度提升。

綜上所述，加強網絡信息化管理建設，既可以跟緊時代發展步伐，也能夠促進管理工作質量、效率的大幅度提示，為工作人員盡可能地減輕工作負擔。對此，為了給學校的經營管理提供有力參考資料，將檔案信息資源的利用共享價值充分發揮出來，各學校應不斷整合各方力量加強網絡信息化管理體系的構建，更全面、高效且有序地落實各項管理工作。

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作者簡介：蔡菊（1976-），女，漢族，江蘇新沂人，教師管理員，本科，研究方向：檔案管理。