信息化對檔案工作的影響及對策

趙成文

如今，信息化廣泛滲透到社會生活的各個領域，已經并且繼續對國民經濟和社會的發展產生極為深刻的影響。作為記錄歷史、傳承文明的檔案部門，同樣受到了它的影響，主要表現在以下幾個方面：

一是要求檔案要變被動為主動，最大限度地實現檔案的利用價值。過去的檔案過多地注意了收藏保管，不注重利用，檔案在人們的心目鮮為人知。信息化時代的到來要求檔案信息資源要實現全社會共享。這就要求檔案要宣傳，要走出去，加強與社會之間的聯系，讓社會知道檔案，了解檔案，從而更好地利用檔案。

二是檔案載體多元化，要求多種載體并存。過去的紙質檔案具有客觀性、原始性，難以刪改和造假，更具有法律效用。但是紙質檔案在保存和利用過程中，由于環境和人為因素，容易受潮、變霉、影響了檔案的使用壽命。另外紙質檔案查閱起來費時、費力。信息化時代的到來要求檔案載體多元化，檔案載體不僅僅停留在紙質載體上，還要有縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式，形成各種載體檔案共存的局面。

三是檔案利用主體多元化。過去的檔案工作注重為黨和政府服務，機關工作人員一直是利用檔案的主體。隨著信息化時代的到來以及公民法律意識的健全，來自社會各階層的檔案需求者紛紛走進檔案館，查詢所需的各種檔案信息?，F在檔案利用者已經不僅僅是機關工作者、企事業單位管理者、科學研究工作者、文學藝術工作者等，而且工人、農民、個體私營工商者，甚至在校學生也已成為實際的檔案利用者。

四是利用檔案目的多元化。社會的發展、科技的進步、公眾檔案意識的增強，使檔案利用者利用檔案的目的也趨向多元化。利用者利用檔案不僅僅以編史修志及工作查考為主要目的，而是有為解決自身日常學習、生活問題的，有為進行科學研究、生產建設、土地房屋確權、撰寫家譜等種種不同目的的。近年來為經濟建設、學術研究、土地房屋、個人取證等以往非主流目的前來查閱檔案者呈逐年上升趨勢。

五是利用檔案形式多樣化。檔案利用者既可以直接到檔案館查閱所需的檔案或檔案資料匯編，也可以通過參觀檔案史料展覽、收聽廣播、閱讀報刊、觀看電視、還能上網查詢，還可通過電話、電報、傳真、信函等形式咨詢。

六是檔案工作者要提高自身素質，使自己成為一專多能的人才。信息時代，信息技術在檔案工作中的發展和運用，使檔案工作發生了根本性變革，已經徹底拋棄了保守的看家守業的傳統觀念。從傳統手工作坊式的實體管理模式向現代檔案的信息管理模式轉變.大力開展檔案資源信息化建設。檔案信息化是將“檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源合理的配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享”。這是一個依賴于通訊和網絡的全新工作，檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色。檔案工作者是要具有一定現代科學技術能力的檔案專業人才。所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求。檔案工作者不僅需要具備檔案學的業務知識，還需要具備多方面的素質，如廣博的知識結構、英語應用能力、創造性的思維能力，特別是現代信息技術使用能力，這樣才能實施和勝任信息化時代檔案管理工作。

信息化社會的突飛猛進，使人們對檔案信息的需求越來越迫切。筆者認為應該從以下幾方面探討檔案工作在新形勢下的對策：

一是加大檔案宣傳力度，利用各種媒介和手段宣傳檔案，實現宣傳工作的突破，使檔案由“行業內了解”向“全社會知曉”發展。要充分利用館藏資源，發揮愛國主義教育基地的作用，舉辦檔案展覽。舉辦檔案展覽是新形勢下檔案館一項重要的職責和義務，是開放公布檔案的好形式，是合理開發有效利用檔案信息資源的主要途徑，是發揮檔案自身價值，實現檔案信息共享的重要手段。要利用大眾傳播媒介，以豐富的內容和多樣的形式開展檔案宣傳工作。從檔案中挖掘信息，充分利用電視、電臺、廣播、報紙。上街懸掛橫幅等手段，宣傳檔案，擴大檔案的社會影響，從而讓人們更好的了解檔案。

二是建立檔案網站。隨著信息技術、網絡時代的到來，建立檔案網站成為許多檔案部門拓寬利用報務的新舉措。建立檔案網站不僅能實現大量館藏信息資源的共享，更快速、廣泛、深入、低成本地完成檔案信息服務于社會的職能，而且可以直接快速地獲取反饋信息，準確掌握利用者需求，提高服務質量。

三是檔案事業要緊跟時代發展步伐，重視信息化建設，營造信息化建設的良好環境，多方面多角度地開辟信息化建設渠道。信息化時代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開發利用力度，對檔案信息資源利用價值進行分析，實行分類管理，使檔案信息資源更好地為經濟和社會事業發展服務，使其轉化為現實的生產力，從而更好地推動社會事業的發展。

四是開展現行文件利用工作，解決館藏滯后和檔案信息需求時效性之間的矛盾。根據《檔案法》規定：立檔單位應當自檔案形成之日起滿十年或二十年向各級檔案館移交，而國家檔案館保管的檔案自形成之日起滿三十年向社會開放。如此，就形成一個不允許公眾利用的封閉期。這期間，許多和群眾利益息息相關的檔案人們無法通過正常渠道和途徑利用。近幾年來，檔案部門通過開展現行公開文件利用工作，把政府部門產生的可以公開的文件，特別是與廣大人民群眾的生產、生活密切相關的文件收集起來.集中提供利用，把檔案部門變成廣大人民群眾了解黨和國家有關方針、政策、法律、法規的重要場所，有利于廣大人民群眾參政議政和維護自身權益，有利于推進政務信息公開，有利于推動檔案事業發展。

五是檔案事業要發展，就必須創新。創新是一個民族前進的動力，是發展的源泉，任何事物要想發展，就必須創新。檔案事業的發展也不例外。我們要圍繞當合政府的重點工作.適時抓好一些重大活動、重大項目的檔案創新，或開展一些有聲有色、影響巨大、反響強烈的檔案宣傳活動，使檔案工作更好地為中心工作服務。要增強品牌意識，盡力培育本地區、本單位有特色的檔案品牌。事實上，只要思想敏銳，能及時發現新的閃光點，充分調動各種積極因素，重視吸取專家意見，就能搞出一些有新意、有特色的檔案品牌，增強檔案工作活力，擴大檔案工作的社會影響。