試論中學教職工人事檔案信息管理

肖玉珊

摘 要：本文對中學教職工人事檔案信息管理現狀進行了簡要分析，討論中學教職工人事檔案信息管理中存在的問題，并提出了促進人事檔案信息管理發展的對策建議，希望本文能夠為中學教職工人事檔案管理工作的發展提供幫助。

關鍵詞：中學 教職工；人事檔案

引 言：教職工人事檔案是對教師個人職業生涯發展以及其他社會事務進程的綜合性數據收集和歸檔，人事檔案涵蓋了教師的教學事業發展過程、工作經歷、生活狀態等各個方面，是了解教師的第一手資料，也是進行教師人事勞資管理、職業技能培訓以及日常管理工作的基礎。在信息化時代，教職工人事檔案信息化管理的程度以及信息化管理工作的結果直接決定了人事檔案的應用程度，也間接影響中學學校發展的其他方面，值得我們進行深入的思考和探索。

1. 中學教職工人事檔案信息管理現狀

檔案管理信息化建設指的是將檔案管理工作的整個過程通過信息技術完成，這其中既包括了對信息資料的采集，也包括對信息資料的存儲和開發利用等。 大多數中學為檔案室配備信息化辦公設備，人事檔案資料多通過數據庫存儲，基本實現人事檔案的信息化管理，但不斷提高人事檔案信息管理程度，仍是中學檔案管理工作的重點。

2. 中學教職工人事檔案信息管理中存在的問題

2.1 人事檔案信息化管理效力不足

中學教職工人事檔案信息化管理工作的發展情況，從檔案管理工作的效率以及檔案管理工作的結果反映出來，雖然目前中學已經實現了人事檔案管理信息化，但是，從檔案管理的結果來看，信息化效力明顯不足。很多中學教師的人事檔案管理信息化管理，還只停留在對教師檔案的紙質版到電子版轉化。在社保、醫保等社會福利待遇檔案管理方面，由于國家有相關規定以及統一的系統，學校基本做到了這部分檔案管理的全面信息化，例如直接在數據庫中錄入數據，校對數據、教師可以登錄相關網站直接查詢個人信息等；教師本人的職業能力信息，也有勞動資源與社會保障相關網絡平臺做基礎。但是，涉及到教師校內獎懲、日常工作狀態等細節性的人事檔案，并沒有在檔案信息化管理過程中得到如實的體現，

2.2 人事信息檔案資料利用率不高

人事信息檔案的利用程度決定了檔案價值的發揮程度，中學教職工的人事檔案應用對教師個人發展以及中學教學工作進步均有助益，但是實際上檔案資料的利用率并不高。首先，教師人事檔案中包括與教師教學、薪酬獲得、社會福利以及個人生活狀態相關的各個方面，任何一種形式的檔案資料都應該被納入到檔案管理中，但是實際上，只有教師的薪酬、福利職稱等能夠在檔案數據庫中明確顯示，其他信息都相對模糊，不足以為后續的檔案資料應用提供基礎；其次，教職工人事檔案的調取和應用受到限制，教職工本人尚不能調閱自己的完整資料，其他單位更無法進行檔案使用，檔案的共享程度明顯不夠。

2.3 人事檔案信息管理存在安全風險

教師人事檔案中包含了大量的個人信息，例如教師的年齡、身份證號碼、婚姻狀態和家庭生活狀態等，有些檔案信息甚至能夠展示出學校的相關信息，例如學校招聘教師的職業考試規則、學校給與教師的福利待遇情況等。雖然這些檔案資料不涉及到國家政治、經濟機密，但是仍然是教師個人隱私，有些也是學校必須要保密的內容。在傳統人事檔案管理工作中，這些涉及到保密的檔案資料，只要進行保密性存儲，禁止調閱即可，但是在信息化時代，教師檔案資料 存儲在電腦甚至檔案管理平臺中，很容易被盜取和濫用。在節假日中使用假的教師資格證購買車票、景點門票等行為，就是教師人事檔案信息泄露的結果，這會為中小學教師行為管理造成不必要的麻煩。從這個角度看，檔案信息化管理發展中必然要考慮到保密工作，但實際上，中小學教師人事檔案管理保密工作存在著明顯的不足。

3. 中學教職工人事檔案信息管理的發展策略

3.1 全面建立信息化管理工作模式

中學教職工人事檔案的效力取決于檔案管理的模式，雖然目前很多學校已經實現了信息化管理，但是僅限于對檔案資料的數據化轉換，很多重要的管理程序仍舊采用人工的形式，因此，中學教職工人事檔案信息化管理的發展策略之一，就是全面建立信息化管理模式，從檔案資料的收集、存儲到調取、應用，均采用信息化工作方法。首先，規范人事檔案資料模式，形成模板，要求填報資料的單位和個人按照模板填寫電子版形式；其次，建立檔案數據庫，交報人事檔案的教職工能夠訪問數據庫自行添加和修改個人資料檔案，隨時完善檔案信息。

3.2 豐富信息化檔案資料

由于中學教職工的人事檔案內容信息缺少，缺乏實用性，無法滿足當前中學發展的實際需要，因此學校應在教職工的人事檔案中補充教職工的個性材料。首先，教職工的教育教學水平能夠反映學校教學水平和教師個人職業發展狀態，應該被納入到人事檔案當中，因此，要在人事檔案中設立教職工的教育教學登記表，綜合反映教職工的教學以及工作情況，增加教職工的學術研究情況，準確的反映出教職工的學術能力和地位；其次，學校對教師進行的培訓，教師自主參加的培訓和學習活動等，能夠證明學校對教職工職業發展的關心程度以及教師個人能力發展的主觀能動性，是珍貴的人事檔案資料，應該納入到信息檔案管理當中，除了相應的紙質證明材料之外，還應該增添制造片、視頻、音頻等資料，驗證紙質檔案的真實性；其三，應增加教職工的進修以及獎勵情況，在教職工原有檔案的基礎上補充這些內容，能夠更加全面的反映出教職工的工作、教育水平，為中學教職工評價工作的開展、教職工隊伍的建設提供了科學的依據，也有助于提高教職工的競爭意識，實現良好的發展。

3.3 強化人事檔案的安全管理

教職工人事檔案中包含了很多教師的個人隱私，在信息管理過程中，涉及到隱私的內容一定要做好保密工作，只有這樣，檔案信息管理才能健康發展下去。強化人事檔案的安全管理，首先要嚴格進行人的管控，即要求涉及到教職工檔案中隱私內容管理的相關工作人員，有高尚的職業道德和操守，堅決維護教職工檔案中的隱私，應對此進行制度建制，通過管理條例和規章制度，嚴格控制人事檔案的知曉人員，特別是涉密科研教職工的人事檔案，禁止無關的人員接觸人事檔案；其次，應進行檔案管理環境管控，建立專門的人事檔案室，做好防火、防盜工作，尤其要做好網絡安全防護工作，對儲存人事檔案信息的計算機以及硬盤等要定期殺毒、升級以及更新，保證計算機的安全運行，人事檔案信息的網絡發布要嚴格管理，禁止移動硬盤的外帶，避免人事信息的泄露。

4. 結論

綜上所述，中學教職工人事檔案管理工作還存在一些問題，信息化管理發展不完善，管理效力不足，檔案利用率不高以及一些信息安全風險問題，降低了中學教職工人事檔案的利用價值。對此，中學學校應該積極建立健全信息化管理的工作模式，強調管理工作者的職業能力發展和檔案管理制度發展；豐富信息化檔案資料，并且強化人事檔案的安全管理，這是提高中學教師中人事檔案管理工作你發展進步的有效途徑，值得各學校驗證和踐行。

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