事業單位檔案管理創新思路探究

肖怡紅

摘 要：為適應社會發展需求，事業單位需要不斷優化檔案管理方式與方法。也正因為如此，事業單位在轉型期間，需要考慮和應對如何強化事業單位的檔案管理工作，如何加大事業單位檔案管理的信息化、規范化、科學化發展等。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

1 檔案管理工作的重要性

1）共享檔案的信息資源。如今，在信息技術的影響下，大數據信息共享平臺在不斷建設，在現代化管理中，經過大數據平臺的應用，事業單位的各項工作能夠充分融入計算機技術、網絡技術等，可以有效提升工作效率。比如說，在人力資源部門中，在獲取學歷、職稱等信息時，通過數據平臺，能夠及時獲得相應的信息。財務部門對固定資產進行統計時，利用數據平臺，也可以在第一時間內了解本單位的相關情況，為各部門的相互合作打下基礎，有助于資源共享，全面提高了事業單位的工作效率。

2）為決策者提供可靠信息。通過檔案管理水平，能夠充分反映出事業單位的發展情況，檔案不僅記錄所有人員的相關信息，還保存了很多重要的資料等。通過創新檔案管理工作，可以進一步提升檔案管理工作的規范性，在程序上使檔案資料得到了合理應用。當相關科室需要查找所需資料時，在數據庫中可以及時搜索出所需的資料，有助于決策者作出正確的決策，實現事業單位的新發展。

3）提高各部門的工作效率。在事業單位中，工作流程有著明確的說明，部門與部門之間需要相互配合，共同完成相應的任務，通過大數據信息平臺的建設，相關信息能被及時共享，在很大程度上促進了各部門的交流，能夠按照既定目標實現工作目標。不僅如此，對于工作人員來說，也提供了很多便利。通過大量的實踐證明，通過對檔案資源的合理開發與高效管理，除了可以節省大量的資源，還可以提升管理水平，有助于實現節能減耗，為社會發展打下堅實的基礎。

2 事業單位檔案管理現狀

1）單位重視程度低，軟硬件配置落后?！稒n案管理辦法》和《檔案法》的出臺為事業單位的檔案管理工作提供了規范及運作標準。但是在實踐中，部分事業單位在經濟效益最大化的認知下，并沒有真正認識到檔案管理的重要性，導致檔案管理工作并沒有被真正列入到事業單位的重要議事日程中。年中和年底考核期間檔案管理工作質量與考核也缺乏關聯性，進而使檔案管理工作人員工作積極性不高，管理措施執行效果不明顯。

由于資金投入不足及重視力度低，部分單位并沒有設立專門的檔案管理部門或者負責人。如辦公條件不足時存在集辦公室、庫房和閱覽室于一體的情況，辦公經費不夠而導致檔案室軟硬件設施不完善等情況，不能達到檔案管理中“三分開”及“八防”等規范化要求，由于缺乏檔案現代化管理措施，極易造成單位的檔案管理工作落實不到位。

2）管理方式方法不完善，檔案管理權責難以到位。部分單位盡管建立了檔案管理制度，但是組卷和具體保管等方面缺乏規范性及具體限定，部分單位甚至存在不按法定程序及檔案鑒定程序管理要求擅自銷毀檔案的行為。此外，隨著信息化技術在事業單位中覆蓋范圍的不斷加大，很多事業單位雖然增加了計算機引入的比率，但是信息系統的不健全，并不能保障事業單位檔案信息化管理的有效執行。

譬如有些單位由于人員不穩定、流動大，僅能從人力資源管理層面著眼分析檔案管理工作的歸檔、整理，收集不及時、應用技術及程序不規范等問題。此類問題的背后，實際是檔案管理權責難以到位，相關責任主體缺乏清醒的權責認知所造成的。

3 如何有效創新事業單位的檔案管理工作

1）從觀念入手，樹立檔案管理意識。在信息化的社會背景下，檔案管理的要求變得愈發嚴苛。為從源頭上改善并創新相關單位的檔案管理工作，單位應扭轉技術人員的管理觀念，并為其樹立正確的檔案管理意識。首先，單位領導階層應對檔案管理工作引起足夠的重視，并為各部門的檔案管理工作者提供良好的學習平臺與學習榜樣。其次，事業單位應進一步加強對檔案管理工作的宣傳，使各個層級的技術人員對檔案管理工作引起重視。最后，單位管理階層應為檔案管理人員樹立正確的表率，使其充分意識到自身的職責與義務。

2）從制度入手，優化檔案管理制度。為創新事業單位的檔案管理工作，事業單位可從管理制度與管理結構入手，只有當管理制度與管理結構得到調整之后，事業單位的檔案管理工作才能處于井井有條的狀態下。透過相關現狀，事業單位檔案管理工作可從以下幾方面入手加以優化：第一，制定一套嚴密全面的可供參考的檔案管理流程。例如，不可擅自修改各類檔案，在提取檔案時務必經檔案管理人員、經辦人與借閱方三方簽字確認后方可提取。第二，完善相關的激勵制度，例如，若發現惡意篡改他人檔案的情況，單位應對當事人予以嚴懲，而對于檔案管理工作出色的人員則應加以獎勵。

3）從信息化角度入手，促進檔案信息化發展。近年來，隨著我國信息技術的普遍應用，信息技術在檔案管理工作方面具有突出的優良性能。對事業單位而言，借助信息技術開展檔案管理工作可有效滿足當下信息化社會對事業單位檔案管理的要求。從實際效果來看，檔案信息化管理具有以下兩方面的優勢：其一，信息化的檔案管理可以使得檔案信息的使用壽命無限延長。其二，檔案管理信息化可大幅提升工作效率并避免資源浪費。因此，檔案信息化管理是事業單位檔案管理工作創新的一大要務。首先，為實現檔案管理信息化，事業單位應保證檔案信息的時效性與準確性，尤其應避免信息在傳遞或存儲過程受到損壞。其次，檔案管理部門應充分利用電腦、打印機、傳真、掃描儀等信息化工具管理檔案。最后，檔案管理部門應建立服務于各類利用者的檔案信息電子管理平臺，從而使利用者可以隨時隨地獲取檔案信息。

4）增強檔案管理意識，完善軟硬件配置。增強檔案管理意識可自上而下運作，比如將檔案管理工作要求明確的列出，納入到事業單位日常培訓中，并與年中、年末考核掛鉤，借此提升相關管理人員和操作人員的重視度及關注度。在一個單位的檔案工作中，由于其涉及的部門較多，加大檔案工作的宣傳力度，全面提升所有相關人員的檔案管理意識對檔案工作的規范化管理非常重要。因此建議爭取上級業務主管部門與事業單位領導配合的方式，借助實例的講解與演化，提升檔案工作人員的責任心與積極性，并借此來提升相關涉及人員的管理水平以及創新管理的積極主動性。

完善軟硬件可從逐步完善檔案管理制度、健全體制方面入手。為了保障各科室、各部門按照操作規范做好檔案組卷、整理、編目等工作，建議按照檔案形成規律，構建清晰的、系統的、成套的檔案質量標準，繼而結合檔案管理需求，按照標準來逐步完善軟硬件，比如構建符合檔案管理“八防”要求的設備、檔案庫房等。隨著信息化時代的來臨，對于檔案管理在新時期的應用，不同條件、不同領域的專家與學者給出的要求、標準、建議不同，但是歸根結底，利用現代信息技術及互聯網的優勢，最大限度的完成信息與資源處理，使檔案管理更具有便捷性和系統性等，可作為檔案管理在完善軟硬件過程中的重要切入點。這自然也是檔案管理資料從紙質轉為數字化，管理從實打實轉為虛擬化的必然結果。

4 結束語

綜上所述，在當今社會中，各行各業的競爭都十分激烈，為實現事業單位的可持續發展，為人們提供優質的服務，應該全面落實檔案管理工作，積極引進先進的技術，對檔案信息管理系統進行全面建設，在整體上，提升事業單位的管理水平以及檔案利用率。檔案管理人員應該創新管理方式，與時俱進，為事業單位提供優質服務，進而實現檔案管理工作的健康發展。

參考文獻

[1]賈小平.淺談提高事業單位科技檔案的質量[J].華章，2011，2（16）：133-135.

[2]王雨.淺談事業單位檔案管理模式的構建[J].青春歲月，2011，2（18）：55-57.