淺談人事檔案管理

龐琴平

摘 要：人事檔案能夠真實(shí)地記載和反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載；人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；現(xiàn)代化和信息化

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。本人結(jié)合近年來(lái)檔案管理的工作實(shí)踐，就人事檔案的管理工作談幾點(diǎn)體會(huì)。

1 人事檔案在人力資源管理中的作用

1.1 提供真實(shí)可靠的信息

人事檔案能夠客觀地反映干部職工各方面的情況，是干部職工德、能、勤、績(jī)等情況的綜合記錄，是組織人事部門(mén)全面考察了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。

1.2 提供重要的依據(jù)

干部人事檔案收存的材料形成于不同的時(shí)間，材料上留有組織公章、個(gè)人手跡或印鑒等具有法律效力的標(biāo)志，因此，干部人事檔案能為落實(shí)干部政策、調(diào)整工資級(jí)別、解決生活待遇、更改參加革命工作時(shí)間、編史修志等有關(guān)問(wèn)題提供重要憑證。

2 當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

2.1 人事檔案材料不全

如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少；表彰和處分材料散失較多，一些本該有的履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱(chēng)、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類(lèi)似的表格已填過(guò)不少，自己近年來(lái)也沒(méi)有太大的變化，不填也罷；有的人在填寫(xiě)表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開(kāi)始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系都沒(méi)有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱(chēng)等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來(lái)也更方便。二是分管人事的部門(mén)沒(méi)有將材料及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專(zhuān)職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒(méi)將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。

2.2 人事檔案內(nèi)容失真

真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫(xiě)隨意，且沒(méi)有說(shuō)明；參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致一個(gè)年月，每次填寫(xiě)時(shí)也往往不一致。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。姓名改變后不寫(xiě)曾用名，也不加以說(shuō)明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。這些問(wèn)題的本質(zhì)在于干部職工在填寫(xiě)材料時(shí)沒(méi)有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫(xiě)，而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門(mén)也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，而是任其一錯(cuò)再錯(cuò)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來(lái)困難。

2.3 人事檔案利用范圍狹窄

由于檔案材料不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視單位內(nèi)部的實(shí)績(jī)考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了人事檔案利用率的降低。

2.4 人事檔案管理信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高。但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用。這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作，相對(duì)較為耗費(fèi)人力、物力，而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞，在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學(xué)化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3 人事檔案管理的建議

3.1 提高檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理的好壞，很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)在，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)重要的工作，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)；有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)危凑找髮⒉牧霞皶r(shí)歸檔、整理成冊(cè)，將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。

3.2 充實(shí)人事檔案的內(nèi)容

要適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展，就要對(duì)人事檔案內(nèi)容不斷地充實(shí)優(yōu)化。一方面要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等的內(nèi)容；另一方面更要突出創(chuàng)建反映個(gè)人專(zhuān)長(zhǎng)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內(nèi)容。

一是能力方面。重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專(zhuān)業(yè)水平、繼續(xù)教育情況，以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等反映個(gè)人才能的資料。二是業(yè)績(jī)方面。要及時(shí)將干部職工流動(dòng)的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案。三是誠(chéng)信方面。要規(guī)范干部職工流動(dòng)人員自身誠(chéng)信狀況的管理，重點(diǎn)記載黨政干部廉潔自律、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平等個(gè)人公共道德與行為方面的信用資料。

3.3 完善人事檔案管理制度

人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，因此必須建立健全管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。要提高干部人事檔案管理質(zhì)量，就要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護(hù)管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

3.4 加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，要合理利用各種資源，把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，檔案管理部門(mén)要進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，并根據(jù)需要通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

總之，人事檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論、掌握新技術(shù)的運(yùn)用；不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，真正適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代要求；開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]路春暉.事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案；2010.06